Recopila la información que tu equipo necesita con Formularios
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Los equipos de hoy en día están más interconectados y colaborativos que nunca. Cuando trabajas con colegas que tienen distintas perspectivas, conocimientos y habilidades, la calidad del trabajo que producen juntos mejora considerablemente. Sin embargo, cuando esta colaboración no sigue un proceso claro o no se gestiona efectivamente, el trabajo puede convertirse rápidamente en un caos.
Sin una manera estandarizada de obtener la información que tu equipo necesita para empezar a trabajar o recopilar comentarios de clientes, recibes esta información desde distintos canales: emails, reuniones, chat, documentos compartidos, conversaciones en persona. La información y el trabajo terminan dispersos en distintos lugares, los detalles importantes se pierden, el trabajo se pasa por alto y tu equipo termina frustrado, confundido y retrasado con los plazos.
Con los Formularios de Asana, ahora puedes crear una manera simple para que las personas soliciten trabajos y envíen información a tu equipo. Al estandarizar el modo en que la información se comparte con tu equipo, puedes asegurarte de que desde un principio obtengan todos los detalles que necesitan para las solicitudes de trabajo, informes de errores y comentarios de clientes. Debido a que el envío de cada formulario se monitorea en tu proyecto de Asana, puedes gestionar los próximos pasos y ayudar a tu equipo a realizar el trabajo de manera más eficiente logrando así entregar a tiempo.
Recopilando solicitudes e información: cuándo usar un formulario
Cada proyecto en Asana ahora incluye una pestaña de “Formularios” para que puedas crear un formulario de solicitud que se conecte a un proyecto en específico. Te recomendamos crear formularios para recopilar solicitudes de personas que no son parte de tu equipo o empresa cada vez que necesites información específica antes de iniciar un trabajo. Lo mejor de todo es que cualquier persona puede tener acceso y completar el formulario para enviar solicitudes o comentarios, incluso si es que no tienen una cuenta de Asana. De este modo, siempre obtienes la información que necesitas para realizar el trabajo y puedes hacer seguimiento a todo desde un solo lugar.
Los formularios son especialmente útiles para recopilar:
Cómo crear un formulario en un proyecto de Asana
Cada proyecto de Asana ahora incluye la opción para crear y usar un formulario. Para crear un formulario, simplemente dirígete a la pestaña “Formularios” dentro del proyecto.
Puedes cambiar el nombre de tu formulario si quieres que sea distinto al nombre del proyecto. Además, puedes agregar una descripción para proporcionar instrucciones o información para que las personas completen el formulario.
Por ejemplo, en Asana tenemos un proyecto de “Informes de errores de iOS” donde hacemos seguimiento a todos los errores de la aplicación móvil de iOS que informan nuestros compañeros de equipo y clientes. Para clarificar el propósito del formulario, cambiamos el nombre de “Informes de errores de iOS” a “Informa cualquier error dentro de la aplicación móvil de iOS”.
Cada formulario también incluye dos preguntas por defecto, nombre y email, para que obtengas la información de contacto de la persona que está solicitando el trabajo o enviando información a tu equipo. Luego de que tus compañeros de equipo envían un formulario, recibirán una notificación confirmando el envío de dicho formulario. Si quieres que reciban actualizaciones, puedes agregarlos como seguidores de la tarea donde estás monitoreando el trabajo, solo en caso de que tengan una cuenta de Asana.
Al elaborar tu formulario, crea preguntas sobre toda la información que quieras recopilar y configúralas como “requeridas” para asegurarte de recibir los detalles que necesitas para ejecutar estas nuevas solicitudes. Si tienes campos personalizados en tu proyecto, puedes agregarlos como preguntas a tu formulario y las respuestas se asociarán directamente al campo personalizado en tu proyecto. La otra información que se envíe en el formulario se mostrará en la descripción de la tarea, de modo que todo los detalles estén en un solo lugar.
También puedes permitir a las personas agregar archivos Adjuntos al formulario como resúmenes creativos, imágenes, documentos, PDF y otros archivos. Estos adjuntos se agregarán a la nueva tarea en tu proyecto para que todo se mantenga conectado. Finalmente, puedes designar un responsable por defecto, que puede ser tu productor creativo, gerente de TI o encargado de proyecto, de modo que todas las nuevas solicitudes se le asignen automáticamente. El encargado podrá clasificar el trabajo entrante y reasignar las tareas a otro compañero de equipo en caso de ser necesario.
Para obtener instrucciones paso a paso y más información sobre Formularios, visita nuestra Guía.
Cómo compartir y usar tu formulario de Asana
Una vez que hayas creado las preguntas sobre toda la información que necesitas recopilar en tu formulario, se generará un enlace que puedes compartir con tu equipo, agregar a la descripción de tu proyecto de Asana, incluir en emails o enlazar a tu sitio web para que cualquier persona lo complete. Para compartir tu formulario, haz clic en el botón de copiar enlace de formulario ubicado en la parte superior derecha. El enlace será copiado a tu portapapeles para que puedas compartirlo con otras personas.
No importa desde qué lugar las personas accedan a tu formulario, todas las respuestas se transformarán en nuevas tareas dentro del proyecto de Asana al que esté conectado.
¿Qué lograrás con los Formularios?
Estamos muy ansiosos de ver todas las maneras en que Formularios ayudará a tu equipo a recopilar la información que necesitan desde un principio, de modo que pasen menos tiempo buscando los detalles y más tiempo ejecutando el trabajo. Si tienes cuenta de Asana Business o Enterprise, puedes empezar a usar los formularios hoy mismo. De lo contrario, puedes realizar una prueba gratis o hablar con nuestro equipo de ventas para obtener más información.
