Asana-Tipps: 3 Möglichkeiten zur Verbesserung Ihrer Projektübersicht

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Bei Asana verstehen wir unter „Übersicht” den Einblick in wichtige Projektinformationen, und zwar solche, die Aufschluss darüber geben, wer was bis wann erledigt. Eine gute Projektübersicht hilft Teams, schneller voranzukommen und dabei trotzdem nichts zu übersehen. 

Es kann jedoch zuweilen schwierig sein, Transparenz für das gesamte Team zu erzeugen. Regelmäßige Statusaktualisierungen per E-Mail oder in Meetings erscheinen zunächst vielleicht nützlich, aber mit der Zeit summieren sie sich zu einem großen Zeitaufwand. Dem Bericht zur Anatomie der Arbeit zufolge verbringen Wissensarbeiter bis zu 60 % ihrer Arbeitszeit mit Besprechungen, E-Mails und Terminplanung.

Wie können Sie also die Projektübersicht verbessern, damit Ihr Team effizienter, zielgerichteter und produktiver arbeiten kann, ohne dabei noch mehr ‘Arbeit rund um die Arbeit’ auf sich zu nehmen? Probieren Sie diese drei Tipps aus, um die Übersicht über Ihre Projekte mit Asana zu verbessern und somit zu gewährleisten, dass Ihr Team stets weiß, wer was bis wann erledigt.

1. Verbesserung der Projektübersicht mit Aufgaben

Aufgaben sind die Grundbausteine eines jeden Asana-Projektes. Und gute Aufgaben beinhalten zwei wichtige Angaben: die verantwortliche Person und ein Fälligkeitsdatum. Nur mit diesen Angaben erhalten alle die Gewissheit darüber, „wer was bis wann erledigt”. Aber es gibt noch weitere Möglichkeiten, Aufgaben wirksamer zu gestalten und Ihrem Team mehr Einblick in Ihre Arbeit zu ermöglichen. 

• Wichtige Personen als Aufgabenbeteiligte hinzufügen: Beteiligte Personen werden benachrichtigt, wenn jemand eine Aufgabe kommentiert, eine Aufgabe erledigt oder ein Dokument anhängt. Wichtige involvierte Personen und Interessierte können einer Aufgabe beitreten und somit auf dem Laufenden bleiben, ohne dass eine Statusbesprechung nötig ist. Sie müssen die mit der Aufgabe beschäftigten Personen auch nicht mehr fragen, wann die Aufgabe erledigt sein wird.
• Aufgaben in Unteraufgaben einteilen: Mit Unteraufgaben können Sie Aufgaben in kleinere Schritte zerlegen, um sie leichter zu bewältigen oder Verantwortlichkeiten aufzuteilen. Eine Aufgabe wie „Blogartikel veröffentlichen” kann beispielsweise Unteraufgaben für den Entwurf des Blogs, die Überprüfung des Blogs und die Gestaltung der Grafiken enthalten, die jeweils einem anderen Teammitglied zugewiesen werden können. Indem jede Unteraufgabe mit der Hauptaufgabe verknüpft ist, kann jeder die Ziele des Blogartikels sehen und weiß, wie die eigene Tätigkeit mit dem Rest der Arbeit des Teams zusammenhängt.
• Mithilfe von Abhängigkeiten zur richtigen Zeit beginnen: Wenn Sie häufig darauf warten müssen, dass ein Teamkollege eine Aufgabe beendet, bevor Sie mit Ihrer beginnen können, ist die Festlegung von Abhängigkeiten die Lösung. Markieren Sie Ihre Aufgabe als „abhängig” von der Ihres Kollegen. Asana wird Sie dann automatisch informieren, wenn die andere Aufgabe erledigt ist, damit Sie mit Ihrer beginnen können. Diese Aufgaben sind durch ein Symbol gekennzeichnet, wodurch Sie schnell erkennen, was blockiert sein könnte.
• Aufgaben überprüfen und genehmigen – mit der Genehmigungsfunktion: Durch Genehmigungsaufgaben wissen Überprüfer leichter, was von ihnen genehmigt werden muss. Und die Person, die auf die Genehmigung wartet, weiß sofort Bescheid, sobald der Genehmigungsvorgang abgeschlossen ist. Genehmigungsaufgaben unterscheiden sich ein wenig von normalen Aufgaben. In der oberen Leiste werden drei Optionen angezeigt: Genehmigen, Überarbeiten, Verwerfen. Sie können jede Aufgabe in eine Genehmigungsaufgabe umwandeln.
• Die wichtigsten Ziele durch Meilensteine hervorheben: Indem Sie eine Aufgabe als Meilenstein markieren, zeigen Sie, dass diese ein wichtiges Ziel oder eine wichtige Priorität darstellt. Dadurch wird ersichtlich, welchen Aufgaben Priorität eingeräumt werden sollte, um dieses Etappenziel zu erreichen. Wie abhängige Aufgaben haben auch Meilensteine ein eigenes Symbol – in diesem Fall einen grünen Diamanten. Wenn Sie den Meilenstein als erreicht markieren, sehen Sie eine unserer sogenannten Celebrations der besonderen Art.

2. Unterbringung von Aufgaben in mehreren Projekten

Einige der wichtigsten Arbeiten, die wir täglich ausführen, betreffen oft mehrere Bereiche und Abteilungen. Nun hat aber jedes Team seine eigene Art und Weise der Aufgabenverwaltung und -dokumentation. Dadurch kommt es schnell vor, dass die Hälfte Ihrer „bereichsübergreifenden” Arbeit vielleicht nur darin besteht, die Teams über Ihre Fortschritte zu informieren.

Deswegen können Sie Aufgaben in Asana zu mehreren Projekten gleichzeitig hinzufügen. Auf diese Weise werden sie im richtigen Kontext angezeigt, verbessern die Aufgabenübersicht in allen Projekten und Ihr Team bleibt stets auf dem Laufenden, ohne den Arbeitsaufwand zu duplizieren. 

Ein Beispiel: Angenommen, Sie planen die Jahreskonferenz Ihres Unternehmens und müssen die Tagesordnung der Veranstaltung fertigstellen. Sie haben eine Aufgabe im Projekt „GJ21-Jahreskonferenzplan” Ihres Teams erstellt. Allerdings möchten Sie sie auch zu Ihrem Projekt „Wöchentliches Team-Meeting” hinzufügen, da es einige erforderliche Aktionen gibt, die Sie und Ihr Team diskutieren müssen. Anstatt in jedem Projekt eine entsprechende Aufgabe zu erstellen, fügen Sie einfach die ursprüngliche Aufgabe zu beiden Projekten hinzu. Wenn sich dann etwas ändert, wird die Aufgabe in allen Projekten, in denen sie sich befindet, aktualisiert. 

3. Mit Fortschrittsberichten halten Sie Ihr Team auf dem neuesten Stand

Statusbesprechungen verursachen oft zu viel lästige ‘Arbeit rund um die Arbeit’, aber Sie brauchen nun einmal eine Möglichkeit, um Ihr Team auf dem Laufenden zu halten. Der „Status”-Teil des „Status-Meetings” ist nicht das Problem, aber Teams benötigen einen Weg, um Störfaktoren zu identifizieren, Berichte zum aktuellen Fortschritt vorzulegen und um bei Bedarf Planänderungen vorzunehmen. 

Aber anstatt all dies in einer langen Besprechung durchzugehen, probieren Sie doch stattdessen, den Tab Fortschritt in Ihrem Projekt zu aktualisieren. Bieten Sie Einblick in den Projektstatus, indem Sie allen, die das Projekt mitverfolgen, eine Statusaktualisierung schicken. Lassen Sie alle Beteiligten wissen, ob es „planmäßig” (grün), „gefährdet” (gelb) oder „unplanmäßig” (rot) verläuft. Der Projektleiter kann auch einen Titel und eine Beschreibung hinzufügen sowie bestimmte Aufgaben, Projekte oder Teamkollegen @erwähnen, um diese zu verlinken. Wenn Sie den Fortschritt mehrerer Projekte gleichzeitig mitverfolgen möchten, fügen Sie diese einfach einem Portfolio hinzu.

Schaffen Sie ein Gleichgewicht zwischen zu wenig und zu viel Kommunikation, indem Sie durch eine Arbeitsverwaltungssoftware wie Asana für mehr Transparenz sorgen. Asana kann Ihrem Team dabei helfen, großartige Arbeit zu leisten, egal ob Sie in einem Büro oder als Teil eines globalen Teams arbeiten . Für ortsungebundene Teams kann eine erhöhte Projektsichtbarkeit jedoch besonders hilfreich sein. 

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