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Les portefeuilles : centralisez toutes vos initiatives importantes

Asana portfolios

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Plus tôt dans l’année, nous avons partagé avec vous notre vision pour l’avenir d’Asana. Nous voulons aider votre organisation à agir rapidement et à s’adapter aux changements, vous libérant ainsi plus de temps pour ce qui compte vraiment. Votre équipe consacrera moins de temps à la coordination et pourra ainsi se concentrer sur ce qui a vraiment un impact. Tout le monde aura parfaitement en tête les objectifs de l’équipe, le plan d’action et le responsable de chaque tâche.

Nous sommes ravis de vous présenter aujourd’hui la nouvelle série de fonctionnalités qui vont permettre à votre entreprise de se rapprocher de cette vision, en commençant par les portefeuilles.

Asana pyramid of clarity

Suivez les initiatives de toute votre entreprise avec les portefeuilles d’Asana

Avec les portefeuilles d’Asana, vous pouvez suivre l’avancée des objectifs et des initiatives importantes de votre entreprise en un seul endroit. C’est le centre de contrôle pour tout ce que vous avez besoin de suivre au sein de votre organisation, de l’élaboration de la stratégie à la mise en œuvre. Les portefeuilles s’appuient sur les tâches et les projets, qui sont la base d’Asana, et indiquent clairement qui est responsable de chaque tâche, quand les tâches sont dues et comment elles s’intègrent dans les objectifs stratégiques.

 

 

Organisez toutes vos initiatives en un seul endroit

Créer des objectifs pour l’entreprise et les atteindre est essentiel, mais, dans de nombreuses équipes, il n’y a aucun moyen de voir comment on avance vers ces objectifs, parce que le travail n’est pas suivi au même endroit que la stratégie. Vous créez des initiatives et n’avez aucun moyen de suivre leur statut. Avec les portefeuilles, vous pouvez désormais suivre en temps réel l’avancée vers ces objectifs, et ainsi assurer que le travail reste en bonne voie.

Vous organisez vos portefeuilles comme bon vous semble, selon les besoins de votre équipe et de votre organisation. Créez un portfolio pour les objectifs de l’entreprise, les initiatives d’équipes ou les campagnes, puis ajoutez des champs personnalisés pour l’étape, le budget ou toute autre donnée spécifique à votre équipe. Vous pouvez ensuite trier et visualiser les projets de votre portefeuille de la façon dont vous le souhaitez.

« Nous sommes en mesure de suivre toutes les tâches en un seul endroit et nous pouvons consacrer plus de temps à la créativité. » – Sarah Wormser, chef de projet créatif, Classpass

Suivez l’avancée du travail en temps réel

Lorsque vous visualisez l’avancée des tâches en temps réel, vous pouvez repérer et résoudre les problèmes avant qu’ils n’aient un impact sur vos initiatives. Au lieu des rapports de statut qui prennent du temps à constituer manuellement, qui sont rapidement obsolètes et qui ne vous permettent pas d’apporter des modifications opportunes à vos plans d’action, les portefeuilles vous fournissent des informations en permanence. Mollie Ramage, directrice principale des finances et de l’amélioration continue chez AB-inBev, doit suivre l’expérience de plus de 70 brasseries artisanales situées aux États-Unis.

Les portefeuilles lui fournissent une représentation visuelle des activités de chaque brasserie et elle sait ainsi sur quoi concentrer son attention. Elle peut ensuite trier ces projets en fonction de leur état d’avancement et étudier plus en détail les projets qui ne sont pas en bonne voie afin que la direction puisse intervenir et apporter son aide là où c’est nécessaire.

« Les portefeuilles me donnent un aperçu rapide de tous les projets que je supervise (il y en a plus de 70 !). Je peux maintenant me tenir au courant du statut des projets et examiner rapidement le travail dans son ensemble. Les portefeuilles ont remplacé mes présentations PowerPoint et sont bien plus efficaces ! » – Mollie Ramage, Ab-Inbev

Partagez les portefeuilles pour tenir votre équipe au courant

Vos collègues et vos managers veulent savoir comment le travail avance et vous voulez vous assurer que tous les éléments progressent efficacement. Avec les portefeuilles, vous pouvez éliminer le travail manuel de recherche, de suivi et de reconstitution des informations et des mises à jour de statut, et ainsi passer plus de temps à faire votre travail.

Quand vous passez en revue votre portefeuille de campagnes marketing lors de votre réunion d’équipe hebdomadaire ou que vous partagez votre portefeuille d’initiatives d’équipe avec les cadres, tout le monde sait en temps réel comment avance le travail, ce qui nécessite une attention particulière et si des changements ont été apportés au plan d’action.

« Pour nous, les portefeuilles changent la donne. C’est exactement ce dont nos directeurs et vice-présidents ont besoin pour avoir une vue d’ensemble de tous les projets de nos équipes. En plus de tenir notre équipe de direction à jour en partageant les portefeuilles, nous les utilisons lors de nos réunions de mise au point pour synchroniser toute l’équipe. C’est magique. » – Société de services financiers du Fortune 100

Comment utiliser les portefeuilles

Voici quelques façons de commencer à utiliser les portefeuilles dès maintenant :

Portfolios

Objectifs de l’entreprise : suivez vos objectifs dans un portefeuille pour tenir toute votre société au courant de leur avancement. Ajoutez les projets là où se déroule déjà le travail pour que tout le monde puisse voir ce qui est en bonne voie et ce qui nécessite plus d’attention. Ensuite, ajoutez des champs personnalisés pour le service responsable du projet et pour la priorité, ce qui vous permettra de trier les tâches et de visualiser celles qui nécessitent plus de ressources.

Lancements de produits : les lancements de nouveaux produits exigent de la coordination et une excellente collaboration interfonctionnelle. Il est probable que chacune des équipes travaille sur son propre projet, mais que la réussite du lancement dépende de leur participation à toutes. Ajoutez à un portefeuille le projet de chaque équipe afin que les équipes marketing, vente, produits, ingénierie et clients partagent une source d’informations unique. Ajoutez un champ personnalisé pour l’étape, avec des valeurs comme « Prêt à commencer », « En cours » et « Approuvé » pour savoir où en est le travail.

Initiatives d’équipe :tenez toute votre équipe au courant et assurez qu’elle reste efficace en créant un portefeuille pour vos projets prioritaires. Au lieu de créer une présentation à partager avec les cadres ou à examiner lors de votre prochaine réunion d’équipe, il vous suffit de consulter votre portefeuille pour voir quels projets sont en bonne voie, ceux qui nécessite de l’attention et où vous devez ajuster vos plans.

Charge de travail (prochainement)

Asana workload feature

À partir de 2019, vous pourrez également gérer la charge de travail de votre équipe directement sur Asana. Nous avons repensé la gestion traditionnelle des ressources pour mettre l’accent sur les personnes, afin que vous puissiez planifier et optimiser l’emploi du temps et la capacité de votre équipe, et ainsi vous assurer que les bonnes personnes travaillent sur les bons projets.

Contrairement aux approches traditionnelles qui sont manuelles et nécessitent un autre outil qui n’est pas directement lié au travail, la fonctionnalité de charge de travail s’appuie sur le travail déjà effectué et reconnaît les compétences et les emplois du temps uniques de vos collègues, de sorte que vous pouvez facilement réattribuer les ressources à mesure que les plans de projet changent.

Les portefeuilles et la charge de travail sont disponibles sur Asana Business

Aujourd’hui, les portefeuilles sont disponibles avec une nouvelle formule, Asana Business. La formule Business a été conçue pour vous permettre de centraliser l’ensemble du travail qui couvre plusieurs projets ou équipes, ou qui s’étend à toute votre entreprise. Elle permet de voir en temps réel où en sont les activités, et ainsi de prendre plus rapidement des décisions en connaissance de cause. La fonctionnalité de charge de travail sera également disponible sur Asana Business début 2019.

Nous sommes impatients de voir les grandes choses que votre équipe accomplira avec les portefeuilles. Pour en savoir plus, n’hésitez pas à contacter notre équipe commerciale.

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