Lancement de la Gestion des ressources avec effort et capacité

Lisez cet article en anglais, allemand, portugais, espagnol ou japonais.

Là où de bons responsables s’assurent que le travail soit livré dans les temps, les meilleurs responsables offrent à leurs membres d’équipes tous les outils leur permettant de faire la différence sans s’épuiser. La prévention du surmenage au sein des équipes représente un vrai défi pour la plupart des managers. 

En mai dernier, l’Organisation mondiale de la santé a reconnu le burnout comme étant un phénomène lié au travail. Au cours d’une récente étude portant sur les tendances dans le milieu du travail, conduite par Asana et 4Media auprès de 6 000 travailleurs de la connaissance, 82 % des répondants ont déclaré être en surmenage et 42 % d’entre eux estiment que le faible moral des employés s’explique par une trop grande quantité de travail. Bien que les responsables prennent aujourd’hui toutes les mesures nécessaires pour équilibrer la répartition du travail, les outils employés (feuilles de calcul, feuilles de temps et même réunions en présentiel) ne sont pas adaptés. 

C’est notamment pour faire face à ce problème que nous avons déployé la Gestion des ressources un peu plus tôt cet été. Cet outil permet à des utilisateurs tels que vous d’obtenir une meilleure visibilité sur la charge de travail de leur équipe et de pouvoir facilement la planifier et la rééquilibrer. Depuis lors, notre équipe produit s’est attelée à concevoir d’autres fonctionnalités vous permettant d’optimiser le suivi et la gestion des disponibilités de votre équipe. 

Nous sommes aujourd’hui ravis d’annoncer le lancement de la Gestion des ressources avec effort. Avec cette fonctionnalité, vous aurez un meilleur aperçu de la capacité de votre équipe et pourrez ainsi à tout moment prendre les meilleures décisions pour bien répartir votre travail.

« La Gestion des ressources nous permet de suivre les demandes de perspectives d’affaires adressées à notre équipe. Nous nous assurons ainsi qu’aucun membre de l’équipe n’est débordé face aux demandes ad hoc. »

 Zak Ahmad, analyste senior, Outreach

Du nouveau dans la Gestion des ressources : l’effort et la capacité individuelle 

Grâce à la Gestion des ressources, vous bénéficiez d’une visibilité améliorée et centralisée sur les travaux en cours au sein de vos différents projets. Vous pouvez aussi aisément réattribuer ou reprogrammer des tâches pour vous adapter aux évolutions nécessaires à votre activité. La fonctionnalité d’effort vous permet d’assigner une certaine charge (mesurée en heures ou en points) à vos tâches à partir de tout type de champ personnalisé numérique disponible sur Asana. Ainsi, il vous est plus facile de repérer la charge de travail de chacun. 

Pour vous assurer qu’aucun membre de votre équipe ne soit débordé, vous pouvez également assigner des limites de capacité aux membres d’équipe. Une fois cette limite de travail hebdomadaire franchie, la Gestion des ressources vous fera savoir par l’intermédiaire d’une ligne rouge que le membre d’équipe concerné a dépassé sa capacité de travail. 

Comment utiliser l’effort et la capacité dans la Gestion des ressources 

Chaque équipe est unique et dispose de ses propres habitudes de travail collaboratif, c’est pourquoi nous avons conçu des fonctionnalités comme la Gestion des ressources. Cette dernière vous permet de sélectionner facilement la méthode la plus appropriée pour mesurer l’effort et la capacité, que ce soit en heures, en points, ou toute autre valeur la mieux adaptée à votre équipe. En voici quelques exemples : 

• L’effort en heures : tous les responsables d’équipe créative sont bien conscients du fait que les demandes créatives ne se valent pas toutes. Mais comment déterminer l’étendue du travail créatif nécessaire à une tâche et la comparer à une autre ? En ajoutant un effort en heures à vos tâches, votre équipe et vous aurez une meilleure idée de l’envergure de chaque projet. Par exemple, alors qu’un e-book de 15 pages pourra nécessiter jusqu’à 40 heures de design, une image d’article ne demandera que 4 heures d’effort. 

• L’effort en points : la Gestion des ressources permet aux équipes produit souhaitant déléguer leur travail en se basant sur des valeurs en points de déterminer d’un simple coup d’œil combien de points ont été affectés aux membres d’équipe. Il est également possible de repérer les tâches non programmées et de les attribuer à des individus disposant de plus de capacité, directement depuis la Gestion des ressources. Cette méthode est tout particulièrement adaptée aux équipes faisant appel à des processus agiles.  

« Le fait de pouvoir consulter les tâches attribuées aux membres de l’équipe créative me permet de détecter facilement d’éventuels problèmes de disponibilité, de renégocier les échéances et d’expliquer les demandes en ressources supplémentaires le cas échéant. »

Jenny Williams, responsable gestion du trafic marketing, Panera Bread

Comment utiliser la Gestion des ressources avec votre équipe 

La Gestion des ressources avec effort est disponible dès aujourd’hui pour tous les clients Asana Business et Enterprise. Pour ajouter un effort, il vous suffit de suivre les étapes suivantes :

1. Dans l’onglet Gestion des ressources accessible à partir de tous vos portefeuilles, cliquez sur Ajouter l’effort. 
2. Sélectionnez un champ personnalisé global existant à partir de la bibliothèque de votre organisation ou créez un nouveau champ personnalisé à ajouter à tous les projets du portefeuille concerné.
3. Pour définir la capacité d’utilisateurs individuels, cliquez sur le champ personnalisé que vous avez ajouté et sélectionnez Définir la capacité dans le menu déroulant. Entrez ensuite un nombre pour définir une valeur hebdomadaire maximum.
4. Ajoutez l’effort directement depuis la Gestion des ressources en sélectionnant une tâche. Cet effort se mettra automatiquement à jour pour refléter tout changement appliqué au champ personnalisé d’un projet ou dans Mes tâches.

Le conseil d’Asana : pour évaluer votre effort avec plus de précision, ajoutez des dates de début et des échéances à vos tâches.

Pour obtenir de plus amples informations sur l’utilisation de la Gestion des ressources avec effort, consultez l’article du guide correspondant. 

Équilibrer le travail de votre équipe avec la Gestion des ressources

Les équipes sont plus efficientes et efficaces lorsque chacun travaille sur le bon projet au bon moment, en bénéficiant d’une charge de travail équilibrée. La Gestion des ressources et les portefeuilles centralisent toutes les fonctionnalités nécessaires pour planifier, suivre et gérer les activités liées à différents projets, accessibles en un seul clic. Les clients Asana Business peuvent dès aujourd’hui utiliser la Gestion des ressources avec effort. Si vous n’avez pas encore souscrit à une offre Business et que vous souhaitez en savoir plus, prenez part à notre essai Business gratuit ou contactez notre service commercial.

Méthodologie de recherche : ce rapport se base sur une enquête ayant été réalisée auprès de 6 018 travailleurs de la connaissance résidant en Grande-Bretagne, aux USA, en Australie et en Nouvelle-Zélande, répartis comme suit : 2 404 travailleurs en GB, 2 410 travailleurs aux USA et 1 204 travailleurs en Australie/NZ. L’enquête visait des travailleurs d’âge variable, issus de diverses industries et différents niveaux de poste. Elle a été menée par 4media pour le compte d’Asana, en juin 2019.