7 Tipps für mehr Konzentration und weniger digitale Ablenkungen
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Millionen von Teams stellen sich momentan darauf ein, in Vollzeit vom Homeoffice aus zu arbeiten. Dabei suchen viele nach neuen Möglichkeiten, um produktiv zu bleiben, ohne das Gleichgewicht zwischen Arbeit und Privatleben zu gefährden.
Mehr Zeit für konzentriertes Arbeiten, weniger digitale Ablenkungen und hilfreiche Lösungen gegen eine Flut von Apps und Benachrichtigungen – das sind die Aspekte, die für viele Beschäftigte momentan wichtiger sind denn je. Und das aus gutem Grund. Laut dem Bericht zur Anatomie der Arbeit leiden fast drei Viertel der Arbeitnehmer jedes Jahr an einem Burnout. Ohne die richtigen Prozesse oder Rahmenbedingungen zur Anpassung an den neuen Homeoffice-Alltag ist davon auszugehen, dass diese Zahl rasant in die Höhe schnellen wird. Ein solcher Umstand hätte negative Auswirkungen auf die Arbeitsmoral, das Engagement und letztlich die Mitarbeiterbindung.
Glücklicherweise gibt es ein paar einfache Schritte, die jeder unternehmen kann, um wieder die Kontrolle über seinen Arbeitsalltag zu erlangen und produktiv zu arbeiten. Dabei hilft auch unsere neueste Funktion Bitte nicht stören, die bereits in unserer Web-App und in den mobilen Anwendungen zur Verfügung steht. Durch den „Bitte nicht stören”-Modus können Sie einen klaren Zeitplan für die Stunden festlegen, die Sie für konzentriertes Arbeiten benötigen. Außerdem lässt sich einstellen, welche Benachrichtigungen Sie wann erhalten möchten. Und an Wochenenden und Urlaubstagen können Meldungen ganz deaktiviert werden.
Haben wir Ihr Interesse geweckt? Mit diesen 7 Tipps helfen Sie Ihrem Team, konzentriert zu arbeiten und digitale Ablenkungen zu reduzieren – egal wo Sie sich befinden.
1. Benachrichtigungen unter Kontrolle halten
Wahrscheinlich müssen Sie nicht jedes Mal einen Benachrichtigungston erhalten, wenn Ihre Mutter einen Facebook-Beitrag mit „Gefällt mir” markiert. Dasselbe gilt für all die Male, an denen ein Teammitglied eine Frage stellt oder einen Status aktualisiert. Wenn Sie Benachrichtigungen für einen gewissen Zeitraum deaktivieren, unterbinden Sie die „Always-on“-Mentalität, in der wir ständig verfügbar sein und auf andere reagieren müssen. Um ständige Unterbrechungen zu vermeiden, empfehlen wir, alle bis auf die wichtigsten Benachrichtigungen abzuschalten – sei es von einer bestimmten Person oder Meldungen im Zusammenhang mit einem bestimmten Projekt. Dadurch werden Sie sich weniger abgelenkt und von Benachrichtigungen überflutet fühlen.
2. Ablenkungen auf bestimmte Zeiten einschränken
Forschungsergebnisse haben mehrfach gezeigt, dass kleine Pausen im Verlauf des Tages die Produktivität tatsächlich verbessern. Der Trick besteht darin, dafür zu sorgen, dass sich Ihre „kleine” Pause nicht auf den ganzen Nachmittag ausdehnt. Um verantwortungsvoll zu arbeiten, empfehlen wir, bestimmte Zeitblöcke für nicht-berufliche Aktivitäten wie das Lesen von Nachrichten oder das Stöbern in Social Media zu reservieren. Wenn der Zeitblock endet, schließen Sie alle geöffneten Apps oder Browserfenster, damit Sie sich wieder der Arbeit widmen können.
3. Die Umgebung wechseln
Manchmal gelingt es einfach nicht, digitale Ablenkungen zu eliminieren und sich auf die Arbeit zu konzentrieren. Egal wie sehr man es auch versucht, konzentriertes Arbeiten scheint unmöglich zu sein. In diesen Fällen empfehlen wir einen Umgebungswechsel. Psychologen haben herausgefunden, dass der Wechsel in eine andere Umgebung, selbst wenn es nur der nächste Raum ist, helfen kann, das Gehirn wieder zu entspannen und die Kreativität anzufachen. Glücklicherweise unterstützen die meisten SaaS-basierten Arbeitstools wie G Suite und Slack das ortsunabhängige Arbeiten. Dadurch ist unsere Produktivität nicht mehr an unseren Schreibtisch gebunden. Scheuen Sie sich nicht davor, mobil zu arbeiten, um so der Kreativität neue Impulse zu setzen.
4. E-Mail-Filter und Regeln einrichten
Die meisten von uns erhalten täglich mehrere Werbe-E-Mails oder Newsletter, die wir schon längst hätten abbestellen sollen. Diese Nachrichten überfüllen unseren E-Mail-Posteingang und erschweren es, wichtige oder zeitkritische Nachrichten von externen Partnern und Kollegen zu finden. Um Ihren E-Mail-Posteingang weitgehend freizuhalten, empfehlen wir Ihnen die Erstellung von Filtern, die automatisch solche E-Mails durchlassen, die jetzt für Sie wichtig sind, und nicht jene, die bis später warten können. Das Filtern anhand von Absendern bietet besonders schnelle und effektive Abhilfe. Wenn der Absender nicht von „@ihrefirma.com” stammt, filtern Sie diese E-Mails in einen separaten Posteingang, damit Sie sie später durchsehen können.
5. Den „Bitte nicht stören”-Modus einsetzen
Angenommen, Sie stehen vor einer knappen Frist zum Quartalsende oder sind auf dem Weg zu einem wichtigen Meeting und können es sich nicht leisten, sich durch irgendetwas ablenken zu lassen. In diesen Fällen gibt es nur wenig Alternativen zum wirklich konzentrierten Arbeiten. Darum empfehlen wir, unter solchen Umständen den „Bitte nicht stören”-Modus einzuschalten. Die meisten gängigen Produktivitätstools enthalten jetzt standardmäßig die Funktion „Bitte nicht stören”, einschließlich Asana. Wenn Sie Asanas „Bitte nicht stören”-Modus verwenden, empfehlen wir Ihnen, geplante Fokuszeiten (z. B. 20 Minuten, 2 Stunden oder „bis morgen”) einzustellen, damit Sie ganz und gar unerreichbar werden und sich auf die Arbeit konzentrieren können, die gerade am wichtigsten ist. Wenn ein Teammitglied versucht, Sie zu @erwähnen oder Ihnen eine Aufgabe zuweisen möchte, sieht die Person, dass Sie Ihren „Bitte nicht stören”-Modus aktiviert haben und im Moment keine Benachrichtigungen erhalten. Wenn Sie anfangen, sich Sorgen zu machen, dass Sie etwas Wichtiges verpassen, können Sie den Modus jederzeit wieder deaktivieren und kurz nachschauen. Versuchen Sie jedoch die Ruhe zu nutzen, solange sie vorherrscht.
6. Weniger ist manchmal mehr – Soziale Medien besser organisieren
Wann haben Sie das letzte Mal die Liste Ihrer Follower oder der Personen durchgesehen, denen Sie in sozialen Netzwerken folgen? Ein gesunder Umgang mit Social Media ist eine der einfachsten Möglichkeiten zur Reduzierung von unerwünschten Ablenkungen – egal wo Sie sich befinden. Wenn ein Konto keine wertvollen Inhalte mehr bietet, sollten Sie diesem nicht weiter folgen. Wenn es umgekehrt Konten gibt, die eine Menge hilfreiche Links und Informationen bieten, folgen Sie ihnen, um sicherzustellen, dass sich Ihre angezeigten Inhalte wirklich lohnen. Wenn Sie sich besonders mutig fühlen, sollten Sie vielleicht sogar in Erwägung ziehen, Konten auf Plattformen zu löschen, die Sie nicht mehr oder kaum noch nutzen.
7. Die gleiche Herangehensweise für Produktivitätstools anwenden
Wir haben bereits erwähnt, dass Beschäftigte in der heutigen Zeit durchschnittlich 10 Anwendungen für die Zusammenarbeit verwenden. Einige dieser Hilfsmittel sind unerlässlich, andere sind einfach nur überflüssig. Wir empfehlen, mindestens einmal pro Jahr alle Produktivitätstools am Arbeitsplatz auf ihre Notwendigkeit hin zu überprüfen, um sicherzustellen, dass sie noch immer einen Nutzen bringen. Sie werden vielleicht überrascht sein, wie viele Überschneidungen es unter den Tools gibt (z. B. bei der internen Nachrichtenübermittlung, Dateiablage, Berichterstattung), oder Sie stellen fest, dass Sie einige davon nur selten benutzen. Indem Sie sich von überflüssigem Ballast befreien, sparen Sie nicht nur jede Menge Zeit, die Sie sonst mit dem Wechsel zwischen den Tools verbringen würden, sondern auch Geld für unnötige Lizenzen und Abonnements.
Sind Sie bereit für Ihren neuen Homeoffice-Workflow?
Wie bei jeder neuen Gewohnheit werden diese Tipps Zeit brauchen, bis sie sich einprägen. Lassen Sie sich nicht entmutigen, wenn Sie doch einmal alten Verhaltensweisen erliegen und plötzlich ein Video mit lauter putzigen Hundewelpen anschauen, um alles was in der Welt vor sich geht für einen Moment zu vergessen. Wir alle haben das schon erlebt. Das Wichtigste ist, dranzubleiben und das zu finden, was für Sie funktioniert.
Um weitere hilfreiche Tipps für effizientere Arbeitsweisen im Homeoffice zu erhalten, lesen Sie, wie Asana Ihnen dabei helfen kann und registrieren Sie sich kostenlos.
