Koordinieren Sie Ihren Workflow mit den Listen-, Board-, Kalender- und Zeitleistenansichten

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Auch wenn es für die Anwendung von Asana viele großartige Möglichkeiten gibt, existiert nicht unbedingt der eine „richtige” Weg. Das liegt daran, dass der Arbeitsablauf jedes Teams ein wenig anders ist. Von Teams, die weltweit Wale und Delfine retten, bis hin zu Organisationen, die im Bereich Gesundheit, Wellness und AIDS-Hilfe tätig sind – Asana ist so flexibel gestaltet, dass Sie es individuell an Ihre Anforderungen anpassen können. 

Deshalb müssen Sie sich nicht auf eine Projektansicht festlegen. Stattdessen können alle Projekte von jedem Teammitglied jederzeit als Liste, Board, Kalender oder Zeitleiste angesehen werden. Es lohnt sich zwar, jede Ansicht genauer zu erkunden, aber wir halten es für das Sinnvollste, mit den jeweils beliebtesten Anwendungsfällen für jede Ansicht einzusteigen.

Ihr Projekt in der Listenansicht und einer rasterähnlichen Anordnung

Als eine der beliebtesten Ansichten von Asana bietet die Listenansicht einen Überblick darüber, wer was bis wann erledigt. In der Listenansicht sehen Sie in einer rasterähnlichen Anordnung den Namen einer Aufgabe, die verantwortliche Person, das Fälligkeitsdatum und die Anzahl der zugehörigen Unteraufgaben.

Pro-Tipp: Sortieren Sie Ihre Aufgaben nach benutzerdefinierten Feldern – ähnlich wie bei Spaltenüberschriften in einer Tabelle.

Beispielprojekte:

• Meeting-Tagesordnung: Tauschen Sie sich im Voraus über die Ziele des Treffens und die Gesprächspunkte aus. Erfassen Sie während eines Meetings auf einfache Weise die erforderlichen Handlungspunkte und weisen Sie diese jeweils an jemanden zu. Somit stehen die nächsten Schritte für alle fest. Sie können auch einen Abschnitt für spätere Fragen und Gedanken erstellen. Probieren Sie unsere Vorlage bei Ihrem nächsten Meeting aus.
• Projektplan für die Geschäftsoptimierung: Mithilfe von Abschnitten für Planungsdetails, Meilensteine und Folgeschritte steigern Sie Ihre Effizienz. Fügen Sie benutzerdefinierte Felder zur Bestimmung der Priorität und des Aufgabenfortschritts hinzu. Dadurch schaffen Sie auf einen Blick Klarheit, damit das gesamte Team reibungslos zusammenarbeiten kann. Verwenden Sie unsere Vorlage und Sie werden nie wieder einen Projektplan manuell duplizieren müssen!

Projektphasen in der Boardansicht mitverfolgen

Die Boardansicht ähnelt einem Kanbanboard, das Ihre Aufgaben in Spalten organisiert. Versuchen Sie zum Beispiel, Spalten für verschiedene Fortschrittsstadien zu erstellen, wie „To do”, „In Arbeit” und „Fertig”. Während die Arbeit in den einzelnen Phasen voranschreitet, können Sie Ihre Aufgaben von einer Spalte zur nächsten verschieben.

Pro-Tipp: Erstellen Sie Regeln für Routineaufgaben, z. B. dass eine Aufgabe bei Fertigstellung automatisch zur nächsten Spalte verschoben werden soll oder der Status eines benutzerdefinierten Feldes automatisch aktualisiert wird und vieles mehr!

Beispielprojekte: 

• Arbeitsanfragen: Stellen Sie alle Anfragen an Ihr Team einfach und visuell dar. Zentralisieren, priorisieren und verwalten Sie eingehende Anfragen, indem Sie Spalten für neue Anfragen, laufende Vorgänge, abgeschlossene Anfragen und zurückgestellte Projekte erstellen. Teammitglieder können sich so auf einen Blick einen Eindruck vom Geschehen verschaffen oder auf eine Anfrageaufgabe klicken, um weitere Details zu erhalten. Holen Sie sich die Vorlage und sorgen Sie dafür, dass alle Anfragen ohne Probleme von einer Phase zur nächsten gelangen. 
• Fehlerverfolgung: Erfassen Sie alle Fehler an einem Ort, ohne wichtige Details zu verlieren, die für die Priorisierung und Fehlerbehebung nötig sind. Sortieren Sie Spalten nach Phasen wie „Backlog”, „In Arbeit” und „Fertig”, und verwenden Sie benutzerdefinierte Felder, um den Prioritätsstatus hervorzuheben. Nutzen Sie unsere Vorlage und beheben Sie alle Fehler absolut stressfrei.

Alle Fristen in der Kalenderansicht visualisieren

In der Kalenderansicht werden Ihnen alle Aufgaben eines bestimmten Projekts in einem Kalender angezeigt. Auf diese Weise lassen sich die Abfolge, der Umfang und die Fristen von Aufgaben leicht mitverfolgen.

Pro-Tipp: Kennzeichnen Sie Ihre Aufgaben farblich mit benutzerdefinierten Feldern, z. B. erledigte bzw. unvollständige Aufgaben oder einzelne Aufgabenabschnitte. Diese erscheinen dann in der entsprechenden Farbe in Ihrem Kalender und bieten Ihnen einen schnellen Überblick.

Beispielprojekte: 

• Redaktioneller Kalender: Behalten Sie alle Ihre Veröffentlichungsfristen im Blick und vergewissern Sie sich, dass keine Lücken entstehen. Müssen Sie eine Frist ändern? Kein Problem. Ziehen Sie die Aufgabe einfach per Drag & Drop auf ein anderes Datum in der Kalenderansicht. Verwenden Sie unsere Vorlage und behalten Sie den Überblick über sämtliche hochwertigen Inhalte, die Ihr Team produziert.
• Social-Media-Kalender: Erfassen Sie jeden Beitrag, Tweet und jede Story und verschaffen Sie sich gleichzeitig einen umfassenden Überblick über die Social-Media-Strategie Ihres Teams für die kommenden Wochen. Müssen Sie einen Beitragstermin neu planen? Ziehen Sie die entsprechende Aufgabe einfach auf ein neues Datum im Kalender. Auf diese Weise entstehen zwischen Ihren Veröffentlichungen keine Lücken. Holen Sie sich unsere Vorlage und beginnen Sie Ihre nächste virale Kampagne noch heute.

Projektpläne und Abhängigkeiten auf der Zeitleiste abbilden 

Die Zeitleistenansicht zeigt Ihnen, wie die einzelnen Elemente Ihres Plans zusammenhängen. Um die Zeitleiste so effektiv wie möglich zu nutzen, legen Sie für jede Aufgabe Start- und Fälligkeitsdaten fest, indem Sie die Aufgaben per Drag & Drop auf die Zeitleiste ziehen. Ebenso lassen sich Aufgabenabhängigkeiten einfach auf der Zeitleiste festlegen und visualisieren.

Pro-Tipp: Nehmen Sie im Handumdrehen Anpassungen an Ihren Plänen vor, wenn sich Prioritäten oder Fristen verschieben. Wählen Sie dazu mehrere Aufgaben aus und ziehen Sie diese auf ein neues Datum.

Beispielprojekte:

• Produkteinführung: Sorgen Sie dafür, dass alle Ihre Prioritäten und Inhalte für die Einführung zum richtigen Zeitpunkt bereitstehen, indem Sie die Planung in der Zeitleistenansicht vornehmen. Fügen Sie Meilensteine hinzu, um Produktziele transparent darzustellen und ständig im Blick zu behalten. Nutzen Sie unsere Vorlage für Ihre zukünftigen Produkteinführungen und sorgen Sie dafür, dass alle Aufgaben nach Plan verlaufen und jeder stets informiert ist.
• Eventplanung: Bei der Planung von Veranstaltungen kommt es oft vor, dass bestimmte Aufgaben voneinander abhängig sind. Beispielsweise müssen Sie auf ein klares Budget warten, bevor Sie die Redner einplanen können, und Sie benötigen die Namen der geplanten Redner, um mit der Werbung für die Veranstaltung zu beginnen. Holen Sie sich unsere Vorlage und rollen Sie schon einmal den roten Teppich für Ihr bisher bestes Event aus.

Projektansichten für jeden Workflow

Sie haben nun einen Eindruck davon, wie die einzelnen Projektansichten funktionieren, aber am besten lernen Sie die Ansichten kennen, wenn Sie sie selbst ausprobieren. Ganz gleich, mit welcher Ansicht Sie beginnen, Sie können innerhalb jedes Projekts immer wieder zwischen den einzelnen Ansichten wechseln. Ob Sie Ihre Projekte als Liste, Board, Kalender oder auf einer Zeitleiste sehen möchten – Asana bietet Ihnen die Flexibilität, die Sie benötigen, um sich einzig und allein auf Ihre Arbeit zu konzentrieren. 

Das soll aber nicht heißen, dass Sie keinen Favoriten haben dürfen. Um ein Projekt immer in Ihrer bevorzugten Ansicht zu öffnen, klicken Sie einfach auf „Standardansicht speichern”. Und wenn Ihre Teamkollegen eine andere Projektansicht mögen, können auch sie ihre eigene Standardansicht speichern.

Haben Sie eine Lieblingsansicht für Ihre Asana-Projekte? Erzählen Sie uns davon in den Kommentaren!