Consejos de Asana: 3 maneras de aumentar la visibilidad de los proyectos

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En Asana, pensamos en la “visibilidad” como un elemento para analizar quién hace qué y para cuándo lo hace. Con la mejora de la visibilidad de los proyectos, los equipos pueden avanzar más rápido y, a la vez, asegurarse de no pasar nada por alto. 

Pero es probable que no sea fácil crear una visibilidad bien orientada en todo tu equipo. Las rutinarias actualizaciones por email o las reuniones para actualización de estado pueden parecer útiles en el momento, pero se acumulan rápidamente. Según el Índice de la anatomía del trabajo, las reuniones, los emails y las programaciones consumen hasta un 60 % del día laboral de un empleado.

Entonces, ¿cómo puedes aumentar la visibilidad de los proyectos para hacer que tu equipo esté mejor alineado, sea más eficiente y también más productivo sin agregar más pormenores del trabajo de los que ya tiene? Prueba estos tres consejos para mejorar la visibilidad de los proyectos con Asana, para que tu equipo siempre sepa quién hace qué y para cuándo.

1. Maximiza la visibilidad de los proyectos con las tareas

Las tareas son los pilares básicos de cualquier proyecto de Asana, y las buenas tareas tienen dos elementos en común: un responsable y una fecha de entrega; los ejes fundamentales para saber “quién hace qué y para cuándo lo hará”. Pero incluso hay más formas de enriquecer las tareas y brindar mayor visibilidad del trabajo a tu equipo. 

• Agrega participantes como colaboradores: los colaboradores reciben notificaciones cuando alguien hace un comentario en una tarea, cuando una tarea se marca como finalizada o cuando se adjunta un documento. Los participantes e interesados se pueden unir a una tarea y mantenerse actualizados sin necesidad de tener reuniones de estado ni de tener que contactar a alguien que trabaja en la tarea para preguntar cuándo se terminará.
• Divide el trabajo en subtareas: las subtareas te permiten desglosar las tareas en piezas más pequeñas para abordarlas con mayor facilidad o repartir las responsabilidades. Por ejemplo, una tarea como “Hacer una publicación en el blog” puede tener subtareas para redactar el texto para el blog, revisar el blog y diseñar la gráfica, cada una asignada a un miembro diferente del equipo. Al conectar cada subtarea a la tarea principal, todos podrán ver los objetivos de la publicación del blog y cómo se conecta su trabajo con el del resto del equipo.
• Comienza a trabajar en el momento indicado gracias a las dependencias: si te sucede con frecuencia que debes esperar a que un compañero termine una tarea antes de iniciar la que te toca a ti, la solución a tus problemas son las tareas dependientes. Marca tus tareas como “dependientes” de las de ellos y Asana te permitirá saber automáticamente cuando hayan finalizado la tarea para poder comenzar con la tuya. Estas tareas tienen un ícono exclusivo que te permite detectar rápidamente qué puede estar bloqueado.
• Revisa y aprueba el trabajo con las Aprobaciones: gracias a las aprobaciones para los revisores es mucho más fácil saber cuándo hace falta su aprobación, y para los demás que esperan esa aprobación también es más sencillo enterarse cuándo algo está aprobado. Las tareas de aprobación son un poco diferentes de las tareas regulares; en el menú superior hay tres botones: Aprobar, Solicitar cambios, Rechazar. Puedes transformar cualquier tarea en una de aprobación.
• Marca tus objetivos más importantes con los Logros: al transformar una tarea en Logro, puedes mostrar que representa una prioridad o un objetivo importante para que los demás sepan que hay que darle prioridad al trabajo para que se pueda efectuar. Del mismo modo que con las tareas dependientes, los Logros tienen un ícono singular: en este caso, un diamante verde. Cuando los finalices, verás una celebración extra como resultado.

2. Agrega tareas a múltiples proyectos

Parte del trabajo más importante que hacemos a diario se lleva a cabo entre distintos departamentos. Pero como cada equipo tiene su propia forma de gestionar y registrar los datos, la mitad de ese trabajo “entre departamentos” puede consistir simplemente en brindarles actualizaciones a los equipos acerca de lo que has estado haciendo.

Ese es el motivo por el cual, en Asana, puedes agregar una tarea a varios proyectos. De este modo, puedes mantener cada tarea en el contexto indicado, maximizar la visibilidad de las tareas dentro de cada proyecto y mantener a tu equipo alineado con el trabajo disponible; sin duplicar trabajo nunca más. 

A continuación te mostramos un ejemplo. Supón que estás planificando la conferencia anual de tu empresa y que necesitas cerrar la agenda del evento. Has creado una tarea que se encuentra dentro del proyecto “Planificación de la conferencia anual, período 2021” de tu equipo. Pero también quieres agregarla a tu proyecto “Reunión semanal de equipo”, ya que allí están algunas de las acciones pendientes de las que quieres que se ocupe el equipo. En vez de crear dos registros de la misma tarea en cada uno de los proyectos, simplemente agrega la tarea original a ambos proyectos. Después, si algo cambia, la tarea se actualizará en todos los proyectos en los que se encuentre. 

3. Usa los informes de progreso para mantener a tu equipo al día

Las reuniones de actualización de estado con frecuencia generan más pormenores del trabajo, pero tú necesitas hallar una forma de mantener a tu equipo actualizado. La parte del “estado” de una “reunión para actualización de estado” no es el problema. Los equipos necesitan encontrar una forma de arrojar luz sobre lo que los bloquea, ofrece un informe de progreso sobre cómo se ve el cronograma y reevalúa su plan en caso de ser necesario. 

Pero en vez de revisarlo en una larga reunión, prueba con la actualización de la pestaña Progreso del proyecto. Aporta visibilidad al estado del proyecto al enviar actualizaciones de estado a todos los colaboradores del proyecto. Hazles saber si todo está “En curso” (en verde), “En riesgo” (amarillo) o “Retrasado” (rojo). El líder del proyecto también puede agregar un título, una descripción y usar la función de @mencionar para asociar tareas, proyectos o compañeros de equipo específicos. Después, para ver el progreso en los distintos proyectos, agrégalos a un Portafolios.

Encuentra el equilibrio entre tener pocas o demasiadas comunicaciones al aportar visibilidad con un software de gestión laboral como Asana. Asana puede ayudar a que tu equipo trabaje perfectamente bien, independientemente de que lo haga desde una oficina o como parte de un equipo global. Pero, además, tener mayor visibilidad de los proyectos puede ser particularmente útil para los equipos remotos. 

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