7 consejos para lograr la concentración y reducir las distracciones digitales

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Del mismo modo en que millones de equipos se adaptan al trabajo remoto de tiempo completo, muchos buscan formas de mantenerse productivos sin comprometer el equilibrio entre el trabajo y la vida fuera de él. 

Las prioridades fundamentales de los trabajadores son encontrar el tiempo disponible para concentrarse en profundidad, reducir las distracciones digitales y luchar contra la avalancha constante de actividades y notificaciones de las aplicaciones. Y lo son por una buena razón. Según el Índice de la anatomía del trabajo, todos los años, casi tres cuartos de los trabajadores sufre agotamiento. Sin los procesos o el entorno correctos para adaptarse a la vida del trabajo remoto, es de esperar que esa cantidad aumente abruptamente, con los consecuentes daños a la moral, el compromiso y, finalmente, a la retención de los empleados. 

Afortunadamente con unos pocos y sencillos pasos cualquiera puede volver a tener el control del cronograma laboral y volver a ser productivo. Incluso también puede ser útil nuestra última función, la de No molestar, que hoy se encuentra disponible para las versiones web y móvil. No molestar te permite programar claramente las horas dedicadas a centrarte en el trabajo, controlar qué alertas recibirás y cuándo, y te ayuda a evitar que te contacten los fines de semana o durante las vacaciones.

¿Quieres más? A continuación te mostramos 7 consejos para ayudar a que tu equipo se concentre y reduzca las distracciones digitales, desde cualquier lugar.

1. Controla tus notificaciones

Probablemente no necesites recibir una notificación cada vez que tu madre coloca “me gusta” en una publicación de Facebook. Lo mismo sucede cada vez que un miembro del equipo hace una pregunta o envía una actualización de estado. Al optar por no recibir notificaciones, rompes con esa idea de estar “siempre activo” que implica que debemos estar constantemente disponibles y atentos a reaccionar ante los demás. Para evitar las continuas interrupciones, te sugerimos apagar todas las notificaciones, excepto las más críticas, que pueden ser las de una persona específica o las relacionadas con un proyecto en particular. Te distraerás menos y dejarás de sentirte abrumado con tantas notificaciones.

2. Define tiempos específicos para las distracciones

Las investigaciones han demostrado con creces que tomar descansos cortos durante el día realmente mejora la productividad. El truco es asegurarte de que esos rápidos recesos no se transformen en una tarde entera. Para mantenerte activo, te recomendamos separar bloques específicos de tiempo para las actividades extralaborales como revisar las noticias o las novedades en las redes sociales. Cuando el bloque de tiempo termine, cierra las aplicaciones o ventanas del navegador que hayas abierto para volver al trabajo que tienes por hacer.

3. Cambia tu entorno

A veces, no importa cuánto empeño pongas en dejar de prestar atención a las distracciones digitales y en concentrarte en tu trabajo, parece que simplemente no logras concentrarte. Los psicólogos hallaron que cambiar de ambiente, incluso aunque se trate de la habitación contigua, puede ayudar a tu cerebro y así activar la creatividad. Afortunadamente, la mayoría de las herramientas basadas en SaaS como G Suite y Slack se pueden usar desde cualquier lugar, de modo que no es necesario que te sientes en tu escritorio para ser productivo. No temas usar el móvil y notar cómo fluye la creatividad.

4. Establece filtros y reglas para los emails

Quién de nosotros no ha recibido al menos algunos emails de promoción o boletines informativos por día a los que hubiésemos renunciado hace tiempo. Esos mensajes saturan nuestra bandeja de entrada de emails y hacen que sea más difícil encontrar las notas importantes o urgentes tanto de colaboradores externos como de nuestros colegas. A fin de agilizar la bandeja de entrada de emails, te recomendamos crear filtros para separar automáticamente lo que necesitas ver ahora de lo que puede esperar para más tarde. Filtrar por quienes envían los emails es particularmente rápido y tiene un gran impacto. Si quien lo envía no es de @tuempresa.com, filtra aquellos emails en una bandeja de entrada separada para poder ponerte al día con ellos más tarde. 

5. Usa el modo No molestar

Digamos que trabajas en algo que tiene un vencimiento urgente por el fin del trimestre o que tienes una reunión de presentación importante y que no puedes darte el lujo de distraerte en absoluto. Muy pocos momentos se asemejan a aquellos de profunda concentración ininterrumpida. En esos casos recomendamos activar el modo No molestar. La mayoría de las herramientas corrientes de productividad ahora incluyen una opción de No molestar como función estándar, incluida Asana. Si usas la función No molestar de Asana, te recomendamos definir tiempos de concentración programados (p. ej., 20 minutos, 2 horas o hasta mañana) para poder desconectarte completamente y concentrarte en el trabajo más importante. Cuando algún miembro del equipo intente @mencionarte o asignar una tarea, verá que te encuentras en el modo No molestar y que no recibes notificaciones en ese momento. Si te empieza a preocupar que te estés perdiendo algo importante siempre estás a tiempo de desactivarlo para hacer un control rápido, pero intenta aprovechar la paz y tranquilidad mientras las tienes. 

6. Toma un enfoque basado en “menos es más” con respecto a las redes sociales

¿Cuándo fue la última vez que revisaste tu lista de seguidores en redes sociales y de aquellos a quienes sigues? Practicar la buena salud con las redes sociales es una de las formas más fáciles de reducir las distracciones no deseadas sin importar dónde te encuentres. Si una cuenta ya no aporta contenido valioso, deja de seguirla. Por otro lado, si hay cuentas que aportan muchísimos enlaces e información útiles, síguelas para asegurarte de que el contenido que recibas sea el que vale la pena considerar. Si te atreves a más, probablemente te convenga considerar eliminar algunas cuentas de las plataformas que ya no usas. 

7. Prueba tomar el mismo enfoque con tus herramientas de productividad

Antes mencionamos que los trabajadores usan un promedio de 10 aplicaciones para colaborar en el trabajo. Algunas de esas herramientas son esenciales, pero otras son pura cáscara. Te recomendamos hacer un inventario de todas tus herramientas laborales de productividad al menos una vez al año para asegurarte de que todavía te sirven para algo. Te sorprenderías al ver la cantidad de superposiciones que hay entre las herramientas (p. ej., de mensajes internos, almacenamiento de archivos, informes). O descubrirás que tienes algunas que usas apenas algunas veces o nunca. Deshacerte de lo que está de más no solo te hará ahorrar varias horas de tiempo perdido en cambiar entre herramientas sino que además ahorrarás el dinero que gastabas en licencias y suscripciones innecesarias. 

¿Estás listo para descubrir tu nuevo flujo de trabajo remoto?

Del mismo modo que con cualquier rutina nueva, llevará tiempo que estos consejos se vuelvan hábitos. No te desalientes si tienes algún desliz y, por accidente, caes una vez en la trampa y te descubres mirando videos de cachorritos adorables para poder tolerar todo lo que sucede en el mundo. Nos ha pasado a todos. Lo importante es seguir adelante y encontrar lo que sea útil para ti. 

Para más consejos útiles sobre cómo dominar el trabajo remoto, lee cómo Asana puede ayudar y regístrate gratis.