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Notre équipe et le télétravail : nos astuces pour garder le contact

Large Asana team zoom

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L’essentiel d’une culture d’entreprise ne repose pas sur nos contacts en face à face. Toutefois, cette culture a bien souvent pour conséquence de réunir tout le monde au même endroit. Mais alors, qu’advient-il lorsqu’il devient impossible d’entretenir des relations en personne ?

« Nous avons encore besoin de relations humaines. D’ailleurs, je pense qu’il est plus important que jamais de trouver le moyen de garder le contact avec les clients et entre nous, même s’il ne s’agit que d’une vidéoconférence ou d’une discussion sur Asana ou Slack. »

Dave King, directeur marketing

L’équipe Asana y voit l’occasion de consolider ses relations professionnelles et sa notion de communauté. Nous allons ainsi vous expliquer comment nous parvenons à maintenir le contact entre les membres de notre équipe internationale, où qu’ils se trouvent.

Créer des espaces d’échange virtuels

Il suffit de faire preuve d’un peu de créativité pour transformer tout type d’événement concret en événement virtuel. L’équipe Asana se sert de Zoom pour organiser ses vidéoconférences à grande échelle. Ces réunions prennent plusieurs formes, notamment :

  • Des déjeuners virtuels pour nos groupes-ressources d’employés (GRE) : ces rassemblements font partie intégrante de notre culture. Plus de la moitié de nos employés appartiennent à au moins un GRE. Ces déjeuners représentent un espace privilégié, au sein duquel nos employés peuvent dialoguer librement et partager leurs sentiments concernant les problèmes rencontrés et les événements actuels. 
  • Des apéritifs virtuels : ce genre de cadre informel offre aux membres de notre équipe un exutoire, et leur permet de se retrouver et de communiquer avec des personnes avec lesquelles ils n’auraient pas nécessairement eu l’occasion d’interagir en temps normal. En outre, les apéritifs virtuels présentent l’avantage de permettre à tous de participer depuis chez eux, sans oublier les enfants et les animaux de compagnie !
  • Des entretiens à distance : le recrutement à distance représente un vrai défi, pour les recruteurs comme pour les candidats. Pour assurer une expérience fluide et cohérente aux candidats, nous avons établi des instructions techniques claires, et communiqué des astuces pour faciliter la communication ainsi que des FAQ à tous les acteurs concernés.
  • L’accueil virtuel des nouveaux employés : pour que les nouvelles recrues se sentent mises en valeur et intégrées dès leur arrivée dans l’équipe, tout le monde doit s’impliquer. C’est pourquoi nous avons converti notre programme d’intégration immersif en une expérience 100 % virtuelle basée sur des vidéoconférences, des ateliers interactifs et des canaux d’équipe réservés aux nouvelles recrues.
Wear Asana Wednesday

Recréer un environnement de travail virtuel d’entreprise

La décoration intérieure des bureaux contribue de manière concrète à affirmer l’image de marque d’une entreprise. Sur le même principe, il existe de nombreuses solutions pour apporter une petite touche personnelle à nos activités professionnelles à distance au quotidien, ou pour y insuffler l’esprit de notre entreprise. Parmi nos astuces préférées, citons notamment :

  • #WearAsanaWednesday (#LesTenuesAsanaDuMercredi) : nous conseillons généralement aux personnes qui travaillent depuis chez elles de s’habiller comme elles le feraient pour aller au travail tous les matins. Non seulement nous nous mettons ainsi dans le bon état d’esprit pour bien nous concentrer, mais cela nous permet aussi d’établir des limites entre vie professionnelle et vie privée. Pour rendre l’expérience plus agréable, nous avons lancé #WearAsanaWednesday (#LesTenuesAsanaDuMercredi), afin que chacun puisse se montrer sous ses plus beaux atours et partager sa fierté de travailler pour Asana.
  • Photos inspirantes d’espaces de travail à distance : pour encourager les employés d’Asana à décorer leur espace de travail et les inspirer, nous avons créé un canal Slack sur lequel chacun peut partager des photos de son nouvel espace de travail ou ses astuces pour s’adapter au travail à la maison. 
  • Arrière-plans d’entreprise : un arrière-plan personnalisé peut faire toute la différence, en apportant un peu de vie à nos réunions régulières et en mettant en avant notre esprit d’équipe. Pour offrir une expérience Asana plus authentique à nos clients, notre équipe commerciale se plaît à utiliser des arrière-plans Asana personnalisés lors de ses visioconférences.

Renforcer la communication de l’équipe de direction

Nos dirigeants ne sont peut-être pas physiquement présents auprès de nos équipes, mais ils peuvent toujours se servir des canaux de communication interne pour renforcer la confiance et la coordination des équipes en télétravail. Depuis que nous avons commencé à travailler à distance et grâce aux discussions Asana, notre propre équipe de direction a partagé consciencieusement et quotidiennement toutes les informations et le contexte nécessaires à nos équipes. Nos employés ont répondu très favorablement à ces publications, cette transparence leur permettant de se sentir soutenus. Voici quelques-uns de nos meilleurs conseils pour bien communiquer :

  • Un dialogue sincère : nous faisons preuve de transparence lorsque nous abordons les événements internationaux et les difficultés auxquelles font face nos employés. Cet état d’esprit nous permet de garder les pieds sur terre, tout en offrant à nos employés un espace de dialogue privilégié où partager leurs sentiments profonds et leurs expériences.
  • De petits messages : des publications rapides sur Slack ou Asana de la part des responsables et chefs d’équipe peuvent également jouer pour beaucoup dans le sentiment d’être écouté et intégré à l’équipe.

Trouver de nouveaux moyens de soutenir les équipes internationales

Nos clients sont une source constante d’inspiration, et c’est avant tout pour eux que nous donnons le meilleur de nous-mêmes. Les équipes du monde entier sont aujourd’hui confrontées à des environnements de travail inédits et à de nombreuses incertitudes. Les employés d’Asana s’engagent à les aider, et c’est pourquoi notre entreprise a mis au point plusieurs méthodes pour leur permettre d’interagir avec leurs clients et de leur offrir toute l’assistance nécessaire :

  • Sensibilisation aux besoins des organisations : nous avons créé un tableau Asana destiné à suivre toutes les actions remarquables menées par nos clients à travers le monde, et à identifier en quoi nous pourrions les aider.
  • Programme des conseillers Asana : les employés d’Asana offrent de leur temps aux autres de façon bénévole. Ils sont en contact direct avec les organisations à but non lucratif clientes d’Asana et leur proposent des sessions consultatives pour leur apprendre à bien utiliser l’outil. Les conseillers Asana jouent un rôle décisif dans notre programme Asana pour les organisations à but non lucratif, car ils permettent à leurs équipes d’être rapidement opérationnelles et d’ainsi remplir leurs objectifs les plus ambitieux.

« Ma discussion d’une heure avec un client travaillant pour une ONG m’a inspirée au plus au point. Cela nous ramène à la réalité, mais surtout, le fait d’en savoir plus sur leur travail a renforcé ma motivation, car je sais ce qu’Asana leur apporte et comment nous les aidons à avancer. »

Gabriela Baptista, conseillère Asana

Faisons face à cette situation tous ensemble

Ces initiatives, petites ou grandes, ont aidé les membres de notre équipe internationale à garder le contact et à rester impliqués dans leur travail à distance. Vous souhaitez rejoindre notre équipe ? Jetez un œil à nos offres d’emploi et postulez dès maintenant.

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