Kerry Hoffman von ClassPass verrät ihre Best Practices für die Produktion von kreativen Inhalten

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Hinweis der Redaktion: Dieser Beitrag wurde im Rahmen unserer Gastautorenserie von Kerry Hoffman verfasst, Senior Project Manager for Marketing bei ClassPass.

ClassPass ist Ihr One-Stop-Shop für Fitness. Warum in ein Fitnessstudio gehen, wenn man (virtuell) in alle Fitnessstudios gehen kann? ClassPass ist eine App, mit der Studio-Fitness für die breite Masse zugänglich gemacht wird. Von Yoga über Boxen bis hin zu HIIT-Livestreaming-Kursen in Ihrem Wohnzimmer: ClassPass eröffnet Ihnen Fitness rund um den Globus. 

Als Senior Project Manager im Bereich Marketing Operations bei ClassPass bin ich für die betrieblichen Abläufe und das tägliche Workflow-Management der Content-, Growth- und Kreativteams verantwortlich. Ich leite das Projektmanagement für alle wichtigen Marketing- und Markenkampagnen in den USA, einschließlich Scoping, Zeitplanung und Budgetierung für diese Projekte. 

Kreative Anfragen bei ClassPass

Wenn es darum geht, die kreativen Anfragen bei ClassPass zu verwalten, stehen wir oft vor der Herausforderung, die sehr hohe Nachfrage nach kreativen Inhalten mit einem kleinen Pool an Designern und Textern zu bedienen. Wir erhalten Anfragen aus dem gesamten Unternehmen, einschließlich Growth Marketing, Organic Social, B2B, Operations und PR. Ihre Anfragen reichen von digitalen Anzeigen bis hin zu physischen Werbeprodukten, wobei die Bearbeitungsdauer zwischen einem Tag und 6 Monate betragen kann. Um dieses breite Spektrum an kreativen Anforderungen erfüllen zu können, verwenden wir – von Anfang bis Ende – Asana zur Verwaltung all unserer Projekte.

Aber wir sind nicht über Nacht zu Asana-Experten geworden. Als ich die ersten Teammitglieder zu Asana einlud, wurde mir klar, dass unsere kreativen Prozesse viel effizienter ablaufen würden, wenn wir die gesamte Palette der Asana-Funktionen nutzen würden. Um das umzusetzen, beschloss ich, unsere kreativen Anfrageprojekte rundum zu begutachten und neu zu konzipieren. Im Zuge dieser Überlegungen sammelte ich im gesamten Unternehmen einige bewährte Vorgehensweisen für den Umgang mit kreativen Anfragen.

Mit Formularen zentralisieren wir all unsere Arbeitsanfragen

Formulare eignen sich hervorragend zur Optimierung von Antragsprozessen. Bis dahin erhielt ich kreative Anfragen via Slack, Gmail, Papierflieger, Zurufe über den Flur und natürlich auch via Asana. Ich brauchte einen zentralen Ort, auf den ich alle verweisen konnte, die auf mich mit diesem „Ich benötige Bildmaterial“-Blick zusteuerten. 

In Formularen kann ich benutzerdefinierte Felder für meine Fragen verwenden und Links zu Vorlagen hinterlegen, um meine Teamkollegen bei ihren Anliegen zu unterstützen. Ich muss nicht mehr jedem einzelnen Mitarbeiter erklären, was zum Ausfüllen einer Anfrage erforderlich ist. Ich schicke ihnen einfach das Formular und erhalte so alle wichtige Daten!

Mit benutzerdefinierten Feldern veranschaulichen wir unsere Projekte 

Benutzerdefinierte Felder verwandelten unsere nüchternen und wortreichen Aufgabenstellungen in farbenfrohe Wissensbomben. Davor benutzten wir fettgedruckte und unterstrichene Überschriften in der Beschreibung, um alle Schlüsselanforderungen der kreativen Aufgaben hervorzuheben. Aber mithilfe von benutzerdefinierten Feldern können wir nun den gesamten Kontext der Aufgabe darstellen: In welcher Phase der Pipeline befindet sich die Aufgabe? Welche Inhalte werden benötigt? Läuft alles nach Plan? Wird die Aufgabe zurückgestellt? 

Durch die Verwendung benutzerdefinierter Felder können alle wichtigen Beteiligten den Status dieser Aufgabe erfahren, ohne durch die Beschreibung oder die Kommentare scrollen zu müssen. Projektmanagement-Tools sollten Teams eine einzige Informationsquelle bieten – und genau das, haben uns die benutzerdefinierten Felder von Asana ermöglicht. 

Pro-Tipp: Wenn Sie darüber nachdenken, benutzerdefinierte Felder ab jetzt häufiger zu verwenden, beginnen Sie bei Ihren Aufgabennamen. Gibt es Wörter, die Sie häufig in Ihren Aufgabennamen verwenden, wie E-Mail, Dringend oder Prozess? Wenn Sie immer wieder die gleichen Wörter in Ihren Aufgabennamen verwenden, werden Sie diese wahrscheinlich als benutzerdefinierte Felder einsetzen können. Bei ClassPass haben wir benutzerdefinierte Felder für die Art der Inhalte, für die Priorität und für den Teamnamen.  

Projektspielwiese für alle kreativen Ideen unserer Teammitglieder 

Bevor wir uns mit der eigentlichen Umsetzbarkeit einer Idee befassten, wurden alle kreativen Anfragen in einem großen Projekt zusammengefasst. Doch je mehr Anfragen von verschiedenen Teams eingingen, desto unkontrollierbarer wurde die Fülle der nicht zugewiesenen Aufgaben. Auch war kein vorausschauendes Denken mehr möglich, da alle zukünftigen Aufgaben die Pipeline blockieren würden. 

Jetzt hat jede Abteilung – und sogar Teams innerhalb der Abteilungen – ihre eigenen Projekte, in denen sie sich ausprobieren können. Beispielsweise arbeiten wir ständig an neuen Ideen für Werbeanzeigen, aber in Asana stellen wir nur fertig ausgearbeitete Anzeigenanfragen ein. Ich habe ein eigenes Anzeigenprojekt für unsere Anzeigenleiterin erstellt, damit sie all ihre Anzeigenkonzepte an einem Ort unterbringen kann. Sobald ein Konzept fertiggestellt ist, weise ich es dem entsprechenden kreativen Projekt zu. Bis dahin kann sie dieses Projekt als Spielwiese für ihre Werbeideen verwenden. 

Mithilfe von Fälligkeitszeiten halten wir auch die striktesten Fristen ein

Viele Teams haben knappe Fristen, auch unsere eigenen. Wenn es darum geht, neue Anzeigen, Lifecycle-E-Mails oder Feiertagsaktionen zu starten, ist Timing alles. Doch manchmal ist eine Datumsangabe als Stichtag nicht eindeutig genug. Möglicherweise muss der Versand einer E-Mail am Freitag um 13.00 Uhr eingeleitet werden, d.h. bis zu diesem Zeitpunkt müssen die Inhalte für die E-Mail vorliegen. 

Unser Team legt für unsere Aufgaben neben dem Fälligkeitsdatum auch regelmäßig die Uhrzeit fest. Für alle kreativen Anfragen führen wir mindestens eine, manchmal bis zu drei Korrekturrunden durch. Wenn wir für die finale Fertigstellung unserer kreativen Inhalte insgesamt nur zwei Tage zur Verfügung haben, reicht eine Datumsangabe als Frist nicht aus. Wir legen also die Fälligkeitszeit fest, um sicherzustellen, dass wir all diese knappen Fristen einhalten. 

Wir investieren nun mehr Zeit in die Erstellung kreativer Inhalte und weniger Zeit in die Koordination 

Durch Asana verläuft unser Anfrageprozess für die Produktion von kreativen Inhalten nun äußerst effizient. Durch die Nutzung von wichtigen Funktionen, darunter Formulare, benutzerdefinierte Felder und Zeitangaben, bin ich jetzt in der Lage, jede Aufgabe mit dem nötigen Kontext sowie ihrem Status und den damit verbundenen Arbeitsanweisungen auszustatten. In der Tat funktioniert Asana für unser Team mittlerweile so gut, dass ich, als ich vor kurzem als Geschworener fungierte, Asana in jeder Pause überprüfen und jeden Arbeitsschritt direkt nachvollziehen konnte. Denn die Aufgaben in Asana sind jetzt die einzige Informationsquelle, die ich benötige.