Erschöpft von Videokonferenzen? Mit diesen 7 Tipps unserer Kunden bringen Sie wieder Schwung in Ihre Meetings

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Zu Beginn der Homeoffice-Zeit hat Asana – wie viele Unternehmen – Videokonferenzen als gute Möglichkeit zur Vernetzung der Teammitglieder gefördert. Und obwohl Videoanrufe viele Vorteile mit sich bringen, wird bei längerem ortsunabhängigen Arbeiten durch die viele Zeit, die wir mit dieser Art von Meetings verbringen, auch eine gewisse Erschöpfung deutlich.

Um herauszufinden, wie Unternehmen weltweit für maximale Vernetzung sorgen, ohne dabei zu stark auf Videokonferenzen zurückzugreifen, haben wir Asana-Kunden gefragt, wie sie das Energieniveau während der Arbeit im Homeoffice aufrechterhalten. Wir präsentieren Ihnen hier ihre besten Tipps und Tricks rund um das ortsunabhängige Arbeiten, Videoanrufe und zeigen Ihnen, wie Sie dabei Erschöpfung verhindern. 

Vereinbaren Sie mit Ihrem Team Regeln für Videokonferenzen

„Bei Car Next Door haben wir eine Sammlung von Richtlinien erstellt, in der wir die Vorschläge aller Teammitglieder und bewährte Methoden für die Kommunikation und die Durchführung von Projekten und Meetings einbeziehen. Hier sind einige unserer Richtlinien: 

• Überlegen Sie sich, ob ein Meeting notwendig ist oder ob eine Online-Zusammenarbeit mit Tools wie Asana ausreicht.
• Begrenzen Sie Meetings nach Möglichkeit auf 25 Minuten und halten Sie eine vorbereitete Tagesordnung ein, über die jeder Zugriff auf die Aktionspunkte des Meetings hat.
• Entschuldigen Sie sich, wenn Sie der Auffassung sind, dass Ihre Teilnahme an einem Meeting nicht erforderlich ist.
• Kündigen Sie ein Meeting mindestens 24 Stunden im Voraus an, damit die Teilnehmer Zeit haben, um sich vorzubereiten und relevante Dokumente vor Beginn des Meetings zu lesen.

Durch unsere Richtliniensammlung haben wir ein gemeinsam erarbeitetes Dokument, auf das wir zurückgreifen können, wenn Meetings nicht so ablaufen, wie gedacht. Zudem gibt sie Teammitgliedern eine Möglichkeit, Vorschläge einzubringen, wie wir unsere virtuellen Meetings verbessern können.“ – Marty Newkirk, Product Manager bei Car Next Door

Verwenden Sie Videoanrufe nur, wenn diese notwendig sind

„Um jeglicher Erschöpfung durch Videoanrufe vorzubeugen, ermutigen wir unsere Teammitglieder, in Asana zu kommunizieren. Das gewährleistet zwei Punkte: 1. vermeiden wir unnötige Meetings, die unsere Mitarbeiter viel Zeit kosten, und 2. können wir bei den verschiedenen Projekten unsere Fortschritte und Gespräche nachverfolgen und für alle einsehbar machen.“ – Jeremy Boudinet, Marketing Manager bei Nextiva

Verwenden Sie asynchrone Updates, um Beteiligte auf dem Laufenden zu halten

„Manchmal ist es wirklich absolut notwendig, ein kurzes Zoom-Meeting abzuhalten – aber nicht immer. Tools wie Asana sind perfekt für asynchrone Updates. Verwenden Sie Statusaktualisierungen, um Beteiligte darüber zu informieren, ob ein Projekt planmäßig, gefährdet oder unplanmäßig verläuft. Wenn ein bestimmtes Teammitglied eine Aufgabe überprüfen oder genehmigen soll, können Sie diese Person @-erwähnen, damit sie Bescheid weiß. Außerdem können Sie auch Formulare einsetzen, die für Anfragen wie z. B. neue E-Mail-Kampagnen oder Social Media Posts automatisch Aufgaben erstellen. Für solche Prozesse ist Asana einfach unverzichtbar.“ – Whitney Rudeseal Peet, Digital Marketing Specialist bei Litmus.

Teilen Sie lieber kurze Videos oder anderes Bildmaterial statt ein Meeting abzuhalten

„Wir stellten fest, dass das Eingeben von Projektdetails in einzelne Aufgaben in Asana nicht so effizient war, wie wir es uns vorstellten. Stattdessen haben wir begonnen Bildschirmaufnahmen, Screenshots und sogar GIFs mit wesentlichen Informationen zu Aufgaben hinzuzufügen. Wir erkannten, dass die Verwendung von Asana-Aufgaben mit Videos und Screenshots, die wir mit CloudApp erstellten, zusätzlichen Kontext bietet und die Anzahl notwendiger Meetings reduziert. Wir sind begeistert, Asana und CloudApp gemeinsam in unserem Produktivitäts-Toolkit zu haben.“ – Martin, GM and VP of Marketing bei CloudApp 

Halten Sie Meetings so kurz wie möglich

„Wir sind ein schnelles, dynamisches Team und haben viel zu tun – und das soll auch so bleiben. Wir konnten die Erschöpfung durch Zoom und Google Meet minimieren, indem wir nun täglich ein bewusst kurzes Meeting von 15 Minuten für ein allgemeines Update abhalten. Dieses Meeting findet jeden Tag zur selben Zeit statt. Da alle daran teilnehmen, ist durch diese neue Routine der Bedarf an weiteren Meetings gesunken. So sind wir aufeinander abgestimmt und jeder hat das Gefühl, auf dem Laufenden zu sein – und das zu erreichen ist virtuell nicht immer einfach.“ – Kenah Cooper, Director of Marketing bei Gorjana

Schaffen Sie mit der Speaker-Ansicht die Atmosphäre eines persönlichen Gesprächs

„Wie bei jeder menschlichen Interaktion ist es wichtig, sich auf die Person zu konzentrieren, die gerade spricht. Lange auf einen Bildschirm mit Gesichtern zu schauen ist überraschend anstrengend (und es kann schnell wie eine Szene aus der Muppet Show wirken!). Durch die Verwendung der Speaker-Ansicht können Sie sich angemessen auf die Person, die gerade spricht, und den Inhalt konzentrieren.“ – Ed Fox, Director of Marketing and Communication bei Whale and Dolphin Conservation

Nehmen Sie sich Zeit für sich, um abzuschalten – kreative Tätigkeiten helfen

„Wenn Sie von einer unaufhörlichen Flut von Videoanrufen überschwemmt werden, ist es wichtig, dass Sie sich Zeit für sich nehmen, um kurz abzuschalten – auch wenn es nur ein paar Momente sind. Bei SFMOMA haben wir eine Toolbox zum Abschalten zusammengestellt: eine Auswahl an Ideen, wie Sie entspannen, abschalten und sich einen Moment Zeit für sich nehmen können. Sie umfasst kreative Aktivitäten für zu Hause, Gedankenanstöße zu beliebten Wahrzeichen hier in der Gegend und Überlegungen zu unserer lokalen Landschaft und unserem natürlichen Lebensraum.“ – Das Team von SFMOMA. Erfahren Sie mehr über ihr Corporate Engagement-Programm und ermöglichen Sie Ihren Mitarbeitern Zugriff auf die kreativen Inhalte des Unternehmens.

Weniger Meetings, mehr Flow

Mit der Vorlage für Meeting-Tagesordnungen können Sie Meetings vorbereiten, Aktionspunkte erfassen und asynchron Entscheidungen treffen. Teilen Sie Ihr Projekt mit der Tagesordnung für das Meeting vorab mit Ihrem Team und reduzieren Sie die Anzahl und Dauer der notwendigen Meetings. 

Erfahren Sie auf unserer Ressourcenseite für ortsunabhängiges Arbeiten mehr darüber, wie Asana Ihr Team unterstützen kann oder probieren Sie Asana heute noch kostenlos aus und überzeugen Sie sich selbst.