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Las mejores prácticas sobre producción creativa, según Kerry Hoffman de ClassPass

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Nota del editor: Kerry Hoffman, gerenta sénior de proyectos de Marketing en ClassPass escribió esta nota que forma parte de nuestra serie de textos de autores invitados.

ClassPass es el sitio donde puedes encontrar todo lo que buscas sobre fitness. ¡¿Para qué ir a un solo gimnasio si puedes ir a todos de forma virtual?! ClassPass es una aplicación que puede revelar la existencia de gimnasios a las masas. Clases de yoga, boxeo o entrenamiento HIIT en vivo desde la comodidad del hogar. ClassPass te acerca el fitness en cualquier lugar del mundo. 

Como gerenta sénior de Operaciones de Marketing en ClassPass, soy responsable de la eficacia operativa y de la gestión diaria de los flujos de trabajo de equipos de contenido, crecimiento y creativos. Gestiono todos los proyectos de las campañas clave de marketing y de marca de los EE. UU., lo cual también incluye definir el alcance de estos proyectos, programarlos y encargarme del presupuesto. 

Cómo gestionamos las solicitudes creativas en ClassPass

En cuanto a gestionar las solicitudes creativas en ClassPass, podemos decir que hay mucha demanda de activos y una cantidad limitada de recursos para que los diseñadores y redactores creativos se ocupen de todo. Recibimos solicitudes de todas partes del negocio, incluso de los sectores de Marketing de Crecimiento, Redes Sociales Orgánicas, B2B, Operaciones y RR. PP. Sus tareas van desde los avisos publicitarios digitales a los productos promocionales físicos, y las fechas de entrega pueden variar, por ejemplo, entre un día a 6 meses a partir de ahora. A fin de satisfacer esta amplia gama de necesidades creativas, usamos Asana para gestionar todos nuestros proyectos desde el inicio hasta la entrega final.

Pero no nos convertimos en expertos de Asana de un día para el otro. Cuando comenzamos a incorporar los miembros del equipo a Asana, me di cuenta de que nuestro proceso creativo podía ser más eficiente si aprovechábamos toda la gama de funciones de Asana. Para resolverlo, decidí retroceder y tomar distancia para repensar nuestros proyectos de solicitudes creativas. A través de este ejercicio, tomé algunas de las mejores prácticas sobre cómo gestionar las solicitudes creativas en toda la organización.

Centralizamos las solicitudes de trabajo con los Formularios

Los Formularios son una excelente herramienta para simplificar los procesos de solicitud. Antes, recibía solicitudes creativas a través de Slack, Gmail, avioncitos de papel, a los gritos en las oficinas abiertas y también, por supuesto, por Asana. Necesitaba centralizar todo en un solo lugar al cual orientar a quienes se me acercaban con esa mirada de “necesito recursos visuales”. 

Los Formularios me permiten reunir en mis campos personalizados preguntas o enlaces que llevan a plantillas para orientar a los miembros del equipo con respecto a sus solicitudes. Ya no necesito explicarle a cada empleado qué debe completar en una solicitud. Puedo enviarles el formulario y es ese formulario el que hace el trabajo por mí. 

Implementamos campos personalizados para ilustrar proyectos 

Gracias a los campos personalizados, nuestras tediosas tareas llenas de palabrería se transformaron en explosiones alegres de conocimiento. Antes de usar los campos personalizados, colocábamos frases en negrita o subrayadas en las descripciones para señalar todos los requisitos que eran clave para las tareas creativas, pero ahora, con los campos personalizados, podemos conocer el historial de la tarea. Podemos saber en qué etapa del proceso se encuentra, cuál es el activo que se necesita, si estamos bien encaminados, o si la pondremos en espera. 

Al usar los campos personalizados, cualquier participante clave puede abrir una tarea y conocer el estado de esa tarea sin tener que leer toda la descripción ni los comentarios. Las herramientas de gestión de proyectos deberían ofrecer a los equipos una fuente única de referencia como lo hacen los campos personalizados de Asana. 

Consejo profesional: Si estás pensando en usar más los campos personalizados, empieza por mirar los nombres de tus tareas. ¿Hay palabras que usas con frecuencia en los nombres de tus tareas, como email, urgente u Operaciones? Si usas las mismas palabras en los nombres de tus tareas una y otra vez, probablemente puedas agregarlas como campos personalizados. En ClassPass, tenemos campos personalizados para los tipos de activos, las prioridades y los nombres de equipos.  

Preparamos el terreno de los proyectos para que los miembros del equipo registren sus ideas. 

Antes de poner manos a la obra con las funcionalidades, las solicitudes creativas quedaban alojadas en un solo proyecto grande. Pero a medida que se recibían más solicitudes desde los distintos equipos, resultó ingobernable ver tantas tareas sin asignar. Tampoco era posible proyectar nada, ya que cualquier tarea futura habría impedido que la planificación progresara. 

Ahora, cada departamento, e incluso los equipos dentro de los departamentos, tienen sus propios proyectos de que ocuparse. Por ejemplo, trabajábamos todo el tiempo con lluvias de ideas sobre los avisos publicitarios, pero solamente presentábamos las solicitudes de avisos en Asana cuando estaban casi terminadas. Yo creé un proyecto separado para que nuestra gerenta responsable de esos avisos tuviera todos los conceptos relacionados en un mismo sitio. Cuando un concepto está listo para pasar a la etapa creativa, lo agrego al proyecto creativo que corresponda. Hasta que llegue ese momento, ella puede trabajar con los avisos en el proyecto original. 

Usamos los horarios de entrega para los vencimientos estrictos 

Muchos equipos tienen fechas de entrega muy estrictas, incluso el nuestro propio. Cuando tenemos que publicar avisos nuevos, activar ciclos de emails o campañas para las vacaciones, hacer todo a tiempo es esencial. A veces, no es suficiente decir que algo debe hacerse para el viernes. El responsable probablemente necesite empezar a codificar un email a las 13:00 h, así que necesitará contar con el activo a esa hora. 

Nuestro equipo usa horas de entrega todo el tiempo. Para todas las tareas creativas, tenemos al menos una ronda de revisiones, a veces, hasta tres. Si tenemos activos que entregar en el lapso de dos días, a veces no es suficiente que la fecha de entrega para la primera revisión sea hoy y que la segunda sea mañana. Debemos insertar horas de entrega para asegurarnos de que podremos cumplir con esos vencimientos tan ajustados. 

Dedicamos menos tiempo a la coordinación del trabajo y más a la creación 

Gracias a Asana nuestros procesos creativos funcionan con la mayor eficiencia posible. Al aprovechar las funciones clave como los formularios, los campos personalizados y las fechas de entrega, he podido transformar cada tarea en un historial completo de los distintos estados y el trabajo involucrado. De hecho, Asana es tan buena para nuestro equipo que, hace poco, cuando estuve ausente por tener que participar como jurado, pude revisar Asana en cada receso y estar al tanto de las distintas etapas del trabajo, porque las tareas son mi fuente única de referencia.

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