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Les bonnes pratiques de la production créative, par Kerry Hoffman (ClassPass)

Lisez cet article en anglais, allemand, portugais, espagnol ou japonais.

Note de l’éditeur : cet article fait partie de notre série mettant à l’honneur nos auteurs invités. Il a été rédigé par Kerry Hoffman, chef de projet principale en charge des activités marketing chez ClassPass.

ClassPass regroupe un large éventail d’activités de fitness. Pourquoi se rendre dans une seule salle de sport quand on peut avoir (virtuellement) accès à toutes les salles de sport possibles ?! L’application ClassPass permet à tout le monde de bénéficier des services d’une salle de fitness : du yoga à la boxe, sans oublier les cours de HIIT diffusés en direct, ClassPass permet à des sportifs du monde entier de pratiquer leurs exercices de fitness.

Mon rôle de chef de projet principale des opérations marketing chez ClassPass me place à la tête de la gestion (et en charge de l’efficacité) des processus quotidiens des équipes chargées du contenu, du développement et de la création. Je gère tous les projets clés ayant trait au marketing et aux campagnes de marque à destination des États-Unis : études, planification, budgétisation, etc.

La gestion des demandes de création chez ClassPass

Chez ClassPass, la gestion des demandes de création implique de pouvoir répondre à une demande élevée tout en ayant un nombre limité de designers et de rédacteurs à disposition pour produire tous les éléments nécessaires. Nous recevons des demandes dans tous les domaines imaginables : développement marketing, visibilité organique sur les réseaux sociaux, B2B, opérations commerciales, relations publiques, etc. Il peut s’agir aussi bien de publicités numériques que d’objets promotionnels (cadeaux), à échéance proche (pour le lendemain) ou lointaine (6 mois plus tard). Afin de répondre à cette grande variété de besoins, nous faisons appel à Asana pour gérer tous nos projets, de la création à la livraison.

Mais une chose est sûre, nous ne sommes pas devenus des experts d’Asana du jour au lendemain. Lorsque j’ai présenté Asana à mes collègues, je me suis rendu compte qu’en mettant à profit l’ensemble des fonctionnalités proposées par cet outil, nous allions pouvoir améliorer notre processus créatif. Pour y parvenir, j’ai décidé de faire un grand saut en arrière et de revoir entièrement nos projets de demandes de création. Forte de cette expérience, j’en ai tiré un certain nombre de bonnes pratiques à respecter pour bien gérer les demandes créatives à l’échelle de toute une organisation.

Centraliser ses demandes de travail grâce aux formulaires

Les formulaires sont des outils redoutables lorsqu’il s’agit de simplifier le processus de demande. Au début, je recevais des demandes de création de toutes parts : Slack, Gmail, avions en papier, hurlements à travers l’open space… oh, et sur Asana aussi, évidemment. Je devais donc disposer d’une plateforme unique vers laquelle rediriger tous ces gens qui m’approchaient les yeux pleins d’étoiles et de futurs besoins en éléments visuels.

Dans les formulaires, j’utilise mes champs personnalisés sous la forme de questions, puis j’y glisse des liens menant à des modèles qui aident les membres de l’équipe dans leurs demandes. Je n’ai donc plus à expliquer à chaque employé la procédure à suivre pour remplir une demande. Il me suffit de leur envoyer le formulaire, qui fait alors tout le travail à ma place !

Se servir de champs personnalisés pour illustrer ses projets

Grâce aux champs personnalisés, nos anciennes tâches ennuyeuses et verbeuses se sont muées en arbres de la connaissance aux couleurs chatoyantes. Avant leur arrivée, nous parsemions nos descriptions de titres en gras et autres surlignages pour mettre en valeur les besoins essentiels de chaque tâche de création. Les champs personnalisés racontent en quelque sorte l’histoire de la tâche. Où se trouve-t-elle dans le pipeline ? Quel est l’élément requis ? Sommes-nous dans les délais ? La tâche devra-t-elle être mise en attente ?

Les champs personnalisés permettent à chaque intervenant de repérer immédiatement le statut d’une tâche dès son ouverture, sans avoir à faire défiler la description ou les commentaires. C’est le rôle d’un outil de gestion de projet que d’offrir aux équipes une source unique de référence, et les champs personnalisés d’Asana remplissent parfaitement cette fonction.

Conseil de pro : si vous souhaitez faire un usage plus intensif des champs personnalisés, commencez par jeter un œil aux noms de vos tâches. Y voyez-vous des termes récurrents (ex. : e-mail, urgent, opérations, etc.) ? Si tel est le cas, vous pouvez probablement les ajouter à des champs personnalisés. ClassPass dispose de champs personnalisés dédiés au type d’élément, à la priorité et au nom de l’équipe.

Créer des projets de test pour recueillir toutes les idées des membres de l’équipe

Avant l’utilisation de cette fonctionnalité, les demandes de création étaient hébergées au sein d’un seul grand projet. Mais plus les différentes équipes recevaient de demandes, plus les nombreuses tâches non attribuées devenaient difficiles à gérer. Il était également compliqué de penser les processus à l’avance, dans la mesure où ces futures tâches encombreraient le pipeline.

Aujourd’hui, tous les services (et même les équipes appartenant à ces derniers) ont droit à leur propre projet de travail. Pour vous donner un exemple, nous réfléchissons sans arrêt à de nouvelles idées de publicités, mais nous avions encore pour habitude de n’enregistrer sur Asana que les demandes d’annonces entièrement finalisées. J’ai donc créé un projet séparé dédié aux annonces publicitaires, au sein duquel notre responsable de la publicité peut centraliser tous ses concepts de pubs. Dès qu’un concept est prêt à être utilisé par notre équipe créative, je l’ajoute aux projets créatifs correspondants. Et en attendant, elle peut toujours se servir de ce projet pour faire ses propres expériences !

Utiliser les heures limites lorsque l’on fait face à des délais stricts

De nombreuses équipes sont soumises à des échéances strictes, et c’est aussi le cas de la nôtre. Un bon timing est essentiel lorsqu’il s’agit de diffuser de nouvelles annonces, d’envoyer des e-mails pour accompagner le cycle de vie, de lancer des campagnes spéciales pour les vacances, etc. Et dans ces cas-là, indiquer qu’une tâche doit être terminée à une certaine date ne suffit pas toujours. La personne suivante aura peut-être besoin des éléments nécessaires à une heure précise de la journée, pour commencer à coder un e-mail à 13 h par exemple.

C’est pour cette raison que notre équipe fait très régulièrement appel aux heures limites. Toutes les tâches de création ont droit à au moins une phase de révision, parfois même jusqu’à trois révisions différentes. Si nous devons produire les éléments concernés en deux jours, nous ne pouvons pas nous contenter d’indiquer que la première révision sera faite aujourd’hui et la seconde le lendemain. Nous mentionnons donc des heures limites pour être sûrs de respecter ces délais très serrés.

Moins de temps à coordonner le travail, plus de temps pour la création

Asana nous a permis d’optimiser au maximum notre processus créatif. Je tire pleinement parti des fonctionnalités essentielles de l’outil, comme les formulaires, les champs personnalisés ou encore les heures limites, pour transformer chaque tâche en un récit complet de son statut et du travail impliqué. À vrai dire, il est si bien adapté à notre équipe qu’il est devenu notre source unique de référence : la preuve, alors que j’avais été appelée à faire partie d’un jury, j’ai pu me tenir informée du travail réalisé en mon absence et vérifier tous les éléments sur Asana pendant les pauses.

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