Class Pass の Kerry Hoffman 氏に聞くクリエイティブ制作のベストプラクティス
この記事は英語、フランス語、ドイツ語、ポルトガル語、スペイン語でもお読みいただけます。
編集メモ: このブログ記事は ClassPass マーケティング担当シニアプロジェクトマネージャーの Kerry Hoffman 氏が Asana のゲスト記事シリーズに寄稿したものです。
ClassPass はフィットネスに関するあなたのあらゆるニーズに応えるサービス。どこのジムでも自由に (バーチャルですが) 行けるなら、1 か所のジムにこだわる必要はありませんよね？ClassPass はスタジオフィットネスを一般の皆さんに解放するアプリです。ヨガからボクシング、HIIT クラスのライブストリーミングまで、ClassPass を使えば世界中のフィットネスクラスがあなたのリビングにやってきます。
私は ClassPass のマーケティングオペレーション担当シニアプロジェクトマネージャーとして、業務の有効性と、コンテンツやグロース、クリエイティブチームにかかわる毎日のワークフロー管理を統括しています。米国内の主要なマーケティングおよびブランドキャンペーンすべてのプロジェクトを管理していますが、これにはプロジェクトのスコープ決定、スケジュール作成、予算編成が含まれます。
ClassPass でのクリエイティブ制作リクエストの管理
ClassPass でのクリエイティブ制作リクエストの管理に関して大変なのが、アセットのニーズが高い一方で、そのすべてを制作するにはデザイナーやコピーライターの数が限られていることです。グロースマーケティング、オーガニックソーシャル、B2B、運営、PR など、会社のあらゆる部門からリクエストが寄せられます。その要望もデジタル広告から、景品のようなプロモーション用製品まで幅広く、期日も翌日から 6 か月先までとバラバラです。こうしたさまざまなクリエイティブのニーズに応えるために、私たちは Asana を使って、スタートから納品まで、プロジェクトのすべてを管理しています。
とはいえ、私たちも一夜にして Asana を使いこなせるようになったわけではありません。初めてチームメンバーの Asana へのオンボーディングを開始したとき、私は Asana の全機能を活用したほうが、クリエイティブ制作プロセスの効率が上がることに気づきました。そこで思い切って基本に立ち返り、クリエイティブリクエストのプロジェクトについて再度、構想を練り直すことにしたのです。この作業を通じて、私は当社の組織全体のクリエイティブリクエストを管理する、最適解に出会うことができました。
フォームを使って仕事リクエストを一元管理する
フォームはリクエストプロセスを合理化するすばらしいツールです。それまで私がリクエストを受け取る手段は、Slack や Gmail ならまだしも、果ては紙飛行機やオフィスの向こう端から届く大声といった具合でした。もちろん Asana も使っていましたが。私が欲しかったのは、みんなが「ビジュアルリソースが必要なんですけど」と訴えるような顔をしてやってきたら、そこにあるわよ、と指示できるセンターのような場所だったのです。
フォームを使うと、カスタムフィールドを質問として入れ込み、テンプレートのリンクを貼って、リクエストを受け取ったチームメンバーにわかりやすく示すことができます。おかげでスタッフそれぞれに、リクエストを完了するための必要事項をいちいち説明しなくてもよくなりました。みんなにフォームを送るだけで、フォームが私の仕事を代わりにやってくれるんですから！
プロジェクトをわかりやすく説明するためにカスタムフィールドを活用する
カスタムフィールドのおかげで、それまでの無味乾燥な言葉の羅列のようなタスクが、カラフルでわくわくする情報源に変わりました。カスタムフィールドを使う前は、クリエイティブタスクの主要な要件を示すために、説明中に太字や下線で見出しをつけていました。でもカスタムフィールドを使うと、タスクのストーリーを語ることができます。このタスクはパイプラインのどこに位置するのか。どんなアセットが必要か。仕事は順調に進んでいるか。このタスクは延期されるのか。そうした情報を盛り込めるのです。
カスタムフィールドを使うことで、主な関係者はタスクを開けば、説明やコメントをスクロールしなくても、タスクのステータスがわかります。プロジェクト管理ツールは、チームにとって信頼できる唯一の情報源を提供するべきですが、Asana のカスタムフィールドは私たちにとってまさにその機能を果たしてくれています。
達人のコツ: カスタムフィールドをもっと活用したいとお考えなら、タスク名をチェックすることから始めましょう。タスク名に、メール、至急、業務など、よく使われている言葉はありますか？もしタスク名に同じ単語を何度も繰り返し使っているなら、それをカスタムフィールドに追加するといいかもしれません。ClassPass では、アセットタイプ、優先度、チーム名をカスタムフィールドに設定しています。
チームメンバーがアイデアを書き込める、自由な「遊び場」プロジェクトを設ける
Asana を本格的に使えるようになる前は、クリエイティブリクエストを大きな 1 つのプロジェクトに格納していました。でも、リクエストが各チームからどんどん寄せられるにしたがって、割り当てされないままのタスクであふれて手が付けられない状態に。しかも今後のタスクでパイプラインいっぱいになり、先を見越して考える余裕もなくなってしまいました。
現在は、各部門と部門内のチームも、それぞれ独自のプロジェクトを持っています。たとえば、私たちは広告の新しいアイデアのブレインストーミングを常に行っていますが、Asana にはしっかりと練り上げた広告リクエストしか入れません。広告部門のマネージャー用に個別の広告プロジェクトを作成したので、彼女はそこに広告の全コンセプトを入れておけます。コンセプトのどれかをクリエイティブにすることになれば、それを適切なクリエイティブプロジェクトに追加します。それまでは、広告マネージャーは自分のプロジェクトを使って広告のアイデアをいろいろ試せます。
タイトな締め切りには「締め切り時間」を使う
多くのチームは、私たちのチームも含めて厳しい締め切りに追われています。新しい広告や顧客ライフサイクルに基づくメール、年末年始のキャンペーンなどの実施は、タイミングがすべてです。ときには、締め切りを金曜日と設定するだけでは不十分なこともあります。たとえば別の担当者が午後 1 時までにメールのコーディングを始めなければならないとしたら、その時間までにアセットが必要になるからです。
私たちのチームでは、必ず「締め切り時間」を使っています。すべてのクリエイティブリクエストについて、レビューは少なくとも 1 回、時には 3 回まで行う場合もあります。アセットを 2 日で納品する必要があるなら、初回レビューの期日が今日で、第 2 回レビューの期日が明日、という指定では不十分です。「締め切り時間」を明示することで、こうした短期の締め切りを確実に守れるようにしています。
仕事の調整にかける時間を減らし、制作に時間をかける
Asana のおかげで私たちのクリエイティブ制作のプロセスは、これ以上ないほど効率的に運用できています。フォームやカスタムフィールド、締め切り時間のような主要な機能を利用することで、各タスクが、ステータスと関連する作業をまとめたストーリーに一変しました。Asana は本当にうちのチームに合っていて、最近、私が陪審員を務めるためにオフィスにいられなかったときも、休憩時間に Asana をチェックするだけで、すべての仕事をフォローできました。今や Asana のタスクが私にとって信頼できる唯一の情報源です。
