Práticas recomendadas por Kerry Hoffman, da ClassPass, sobre produção criativa

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Nota do editor: esta publicação foi escrita por Kerry Hoffman, gerente sênior de projetos de marketing na ClassPass, como parte da nossa série de autores convidados.

A ClassPass é a solução completa quando o assunto é exercício físico. Por que frequentar apenas uma academia sendo que você pode frequentar todas (virtualmente)?! A ClassPass é um aplicativo que dá acesso a milhares de academias. De ioga a boxe e aulas de HIIT com transmissão ao vivo na sala de sua casa, a ClassPass traz a você exercícios do mundo todo. 

Como gerente sênior de projetos de operações de marketing na ClassPass, sou responsável pelo gerenciamento da eficiência operacional e do fluxo de trabalho diário relacionados ao conteúdo, crescimento e equipes de criação. Gerencio os projetos de todas as principais campanhas de marketing e da marca nos EUA, incluindo escopos, agendamentos e orçamentos. 

Gerenciar pedidos de criação na ClassPass

Quando o assunto é gerenciar pedidos de criação na ClassPass, há uma grande demanda por ativos e uma disponibilidade limitada de designers e redatores para os produzir. Recebemos pedidos de toda a empresa, que incluem marketing de crescimento, engajamento orgânico em redes sociais, B2B, operações e RP. Essas solicitações abrangem desde anúncios digitais a produtos promocionais (físicos), como brindes, e suas datas de conclusão podem ter prazos que vão de um dia a seis meses. Para entregar essa ampla variedade de criações, usamos a Asana para gerenciar todos os nossos projetos, da concepção à entrega.

Não nos tornamos conhecedores da Asana de um dia para o outro. Quando comecei a integrar os membros da equipe na Asana, percebi que o nosso processo de criação poderia ser mais eficiente se aproveitássemos ao máximo todos os recursos dessa ferramenta. Então, decidi dar um grande salto para trás e repensar nossos projetos de pedidos de criação. Com esse exercício, aprendi algumas boas práticas para gerenciar os pedidos de criação por toda a organização.

Centralizar os pedidos de trabalho com os Formulários

Os Formulários são uma ótima ferramenta para simplificar o seu processo de pedidos. Eu recebia pedidos de criação por Slack, Gmail, aviõezinhos de papel, gritos em lugares amplos e também pela Asana, é claro. Era preciso direcionar as pessoas para um local central quando vinham até mim com aquele olhar expressivo: “Preciso de recursos visuais.” 

Graças aos Formulários, consigo que meus campos personalizados sejam preenchidos ao vinculá-los a perguntas, e também disponibilizar links de modelos para orientar os membros da equipe com relação aos pedidos. Agora eu não preciso mais explicar para cada funcionário o que é necessário para concluir um pedido. Eu lhes envio o formulário, e o formulário faz o trabalho por mim! 

Implementar campos personalizados para ilustrar o seu projeto 

Os campos personalizados transformaram nossas tarefas desinteressantes e prolixas em uma explosão colorida de conhecimento. Antes desse recurso, usávamos cabeçalhos sublinhados e em negrito na descrição para indicar os principais requisitos de uma tarefa de criação, mas com os campos personalizados, podemos agora contar a história da tarefa. Onde está essa tarefa no funil? Qual é o ativo necessário? Estamos em dia com os prazos? Este projeto será suspenso? 

Ao usar os campos personalizados, qualquer um dos principais participantes pode abrir uma tarefa e ver o seu status sem precisar vasculhar a descrição ou os comentários. As ferramentas de gerenciamento de projetos devem fornecer às equipes uma única fonte de conhecimento, e os campos personalizados da Asana nos possibilitaram isso. 

Dica dos especialistas: se quiser aumentar o uso dos campos personalizados, comece por verificar os nomes de suas tarefas. Você usa palavras como “e-mail”, “urgente” ou “operações” com frequência? Se algumas palavras aparecem repetidamente nos nomes de suas tarefas, provavelmente é possível adicioná-las como campos personalizados. Na ClassPass, temos campos para tipos de ativos, prioridades e nomes de equipes.  

Criar projetos específicos para os membros da equipe anotarem suas ideias 

Antes de colocar a mão na massa para melhorar a funcionalidade, os pedidos de criação eram armazenados em um grande projeto. No entanto, à medida que diferentes equipes faziam mais solicitações, o volume de tarefas desatribuídas se tornava cada vez mais caótico. Isso não nos permitia ter um espírito inovador para os nossos planos, visto que as tarefas futuras entupiam o funil. 

Agora, cada departamento, e até mesmo as equipes dos departamentos, têm seus próprios projetos para se divertir. Por exemplo, fazemos sessões de brainstorm constantemente para encontrar novas ideias para anúncios, mas estávamos colocando na Asana apenas os pedidos de anúncios completos. Criei um projeto exclusivo para anúncios, para que nossa gerente de publicidade pudesse centralizar os conceitos em um único local. Quando um conceito está pronto para o processo de criação, eu o adiciono ao projeto apropriado. Até lá, ela pode usar o seu projeto para se divertir com as ideias de anúncios! 

Utilizar horários de conclusão para prazos rigorosos 

Muitas equipes têm prazos rigorosos, e isso inclui a nossa. Quando se trata de publicar novos anúncios, e-mails sobre ciclo de vida ou campanhas de férias, o controle do tempo é essencial. Muitas vezes, não basta dizer que algo deve ser entregue na sexta-feira, pois talvez seja necessário começar a codificar um e-mail às 13h e, para isso, os ativos já devem estar com o responsável pela codificação a essa hora. 

Nossa equipe utiliza horários de conclusão o tempo todo. Para todos os pedidos de criação, temos no mínimo uma etapa de revisão, algumas vezes até três. Se precisamos entregar os ativos dentro de dois dias, não é suficiente dizer que a revisão 1 está prevista para hoje e a revisão 2, para amanhã. Por isso, adicionamos horários de conclusão para garantir que esses prazos curtos sejam cumpridos. 

Perder menos tempo com a coordenação do trabalho e dedicar-se mais à criação 

A Asana contribuiu para que o nosso processo de criação fosse executado com a máxima eficiência. Ao tirar proveito dos principais recursos, como formulários, campos personalizados e horários de conclusão, pude transformar cada tarefa na história completa que conta não só o seu status, mas também todo o trabalho envolvido. A Asana é, de fato, muito útil para a nossa equipe: estive fora recentemente para prestar o meu dever de juri, e pude consultar a Asana em todos os intervalos para acompanhar todos os detalhes do trabalho, porque agora as tarefas são o único ponto de referência que preciso para estar por dentro dos assuntos.