Seis passos para reabrir a sua empresa com a ajuda da Asana

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Após semanas trabalhando em casa, muitos empresários começam a se questionar como vão reabrir o seu negócio. Algumas empresas já estão retomando o trabalho nos escritórios com alguns funcionários, enquanto outras preparam um modelo descentralizado que atenda às suas necessidades. Independentemente da política de reabertura adotada no seu país, estado, cidade ou área de atuação, a decisão sobre quando e como fazer a reabertura das atividades é particular e exclusiva a cada empresa. 

Tenha em mente que esse será um processo gradual. É necessário levar em conta questões práticas como, por exemplo, a forma de reabrir os espaços físicos sem comprometer o distanciamento social. Pode ser que seja necessário criar novos processos de gestão para manter os membros da sua equipe engajados e conectados durante essas mudanças. Em algum momento, você terá de tomar decisões no âmbito da gestão de pessoal para contratar e integrar novos funcionários. Em última análise, ninguém sabe ao certo como se deve retomar as atividades, mas quando você sentir que chegou o momento, as seis dicas abaixo podem ser de muita valia para fazê-lo com segurança.

1. Defina e compartilhe as suas metas de reabertura

Além de cumprir as diretrizes jurídicas locais, todas as empresas devem encontrar respostas para diversas questões no seu trajeto rumo à reabertura. Como reconfigurar o espaço físico de modo a promover o distanciamento social? Quem serão os primeiros a voltar ao escritório? Que adaptações podem ser feitas com o objetivo de ajudar os pais com filhos em educação domiciliar? Como adaptar a sua política de reabertura para atender às diferentes necessidades de cada funcionário? 

Para assegurar-se de que a equipe esteja totalmente apta a responder a essas perguntas, defina quais serão as metas para a reabertura. Ao se preparar para reiniciar a empresa, deixe claro quem serão os primeiros a voltar a trabalhar no escritório. Compartilhe quais políticas serão opcionais e quais serão obrigatórias, e dê a seus funcionários a oportunidade de sanar todas as dúvidas que tiverem. Na Asana, criamos um projeto com perguntas e respostas no qual todos os funcionários podem tirar dúvidas sobre trabalho à distância com o departamento de Recursos Humanos.

Além disso, não se esqueça de considerar como fará para incluir cada um dos colegas de equipe no seu plano de reabertura. Desenvolver uma comunidade inclusiva é algo imprescindível nestes momentos, e o primeiro passo é reconhecer que alguns grupos podem ser mais afetados pelo trabalho remoto e pelo contexto da reabertura. Em especial, crie um espaço para que as minorias sub-representadas, pais e membros da equipe em fusos horários diferentes possam ser ouvidos.

2. Antes de reabrir: comunique os planos

Antes de reabrir qualquer parte da sua empresa, certifique-se de manter contato com a equipe com frequência e consistência. Os planos mudam e ninguém espera que você tenha todas as respostas, mas proporcionar a clareza que todos precisam ajudará a manter a equipe bem informada e engajada. Seja por meio de reuniões gerais com atualizações, memorandos por escrito ou atualizações de status, é importante se comunicar por um formato que possa ser sempre consultado pelos seus funcionários. 

Padronize a forma como se comunicarão, onde essas informações estarão armazenadas e a frequência com que a sua equipe será informada. Se você elaborou um plano de continuidade do negócio para o período de trabalho à distância, é recomendável elaborar outro plano para a reabertura da sua empresa. Deixe claro com quem os funcionários devem entrar em contato, quais serão as políticas e os recursos disponíveis e outros detalhes que considerar importantes. Ter uma trajetória clara e bem definida e comunicá-la efetivamente com a sua equipe diminuirá a confusão e a capacitará a fazer o melhor trabalho possível, esteja ela onde estiver.

3. Modifique os espaços físicos de acordo com a necessidade

Ao reabrir a empresa, talvez você perceba que a maneira como as mesas de trabalho estavam organizadas ou como ocorria a circulação física no ambiente de trabalho já não são adequados para as práticas de distanciamento social. O processo de reabertura pode incluir a reformulação do seu escritório de modo a aumentar o bem-estar e a segurança de todos. 

Planeje e monitore todas as mudanças físicas que precisam ser feitas na empresa com a ajuda do modelo de solicitações para as instalações. No mesmo projeto, você também pode usar os Campos personalizados para designar as tarefas que são de alta, média ou baixa prioridade. 

4. Crie meios para que os funcionários indiquem os seus horários de trabalho e localizações

Durante a reabertura da sua empresa, alguns funcionários trabalharão no escritório, outros em casa, e há também aqueles que trabalharão em mais de um local, conforme o dia da semana. Pode ser complicado gerenciar funcionários dispersos e que trabalham em casa, mas recursos como os disponíveis nas Minhas configurações de perfil podem ajudar os membros da equipe a indicar de onde estão trabalhando. 

Na Asana, usamos a seção “Sobre mim” das Minhas configurações de perfil para indicar o nosso local de trabalho, em que horários estamos on-line e qual é a melhor maneira de falar conosco. Além disso, procure incentivar a equipe a usar os recursos “Mostre-me como ausente” e “Não incomodar”. Dessa forma, todos saberão com clareza quais são os horários de trabalho e localizações dos colegas de equipe. 

5. Considere a reabertura da sua empresa como uma reintegração da equipe

O trabalho à distância e o processo de reabertura têm um lado positivo: são experiências compartilhadas por todos que podem servir para aproximar a equipe. No entanto, para melhorar esta conexão entre os funcionários, é agora mais importante do que nunca sustentar e reforçar os valores e princípios culturais da sua empresa. Quer estejam retornando ao escritório em peso, trabalhando majoritariamente como uma equipe descentralizada ou desenvolvendo um modelo que combine vários desses aspectos, é essencial criar um espaço para que os membros da sua equipe se reconectem uns com os outros e também com os valores da empresa. 

Uma forma excelente de colocar isso em prática é criar uma lista de integração para gerentes e funcionários à medida que as equipes retornam ao seu trabalho. Basta começar com uma lista tradicional para novas contratações e adicionar os itens específicos à situação de reabertura, como cronogramas de almoços ou oportunidades de happy hour que favoreçam o distanciamento social.

6. Gerencie as prioridades variáveis 

Durante a transição para o trabalho à distância e em meio à incerteza vivida pelas empresas, muitos projetos ficaram em segundo plano, prioridades foram reajustadas e tarefas tiveram que ser adiadas.

Talvez a sua equipe não esteja preparada para retomar a todo vapor do ponto em que parou, mas também não queira desistir do projeto em que estava trabalhando antes da pandemia. Com a Asana, é possível remover as datas de conclusão das tarefas sem perder o contexto, os responsáveis ou os detalhes contidos nas tarefas. Feito isso e quando estiver tudo pronto para retomar os trabalhos, basta determinar uma nova data de conclusão e reiniciar os esforços. 

Para registrar, acompanhar e gerenciar as prioridades variáveis, crie um portfólio de todos os projetos, tanto os que estão em curso como os que foram pausados. Com todos os trabalhos reunidos num único lugar, você pode ter uma visão abrangente do progresso dos projetos, colocar trabalhos em espera conforme a necessidade e retomar os projetos quando já for possível. 

Lembre-se: a sua equipe é resiliente. Vocês passaram por uma grande prova, mas vão se recuperar e seguir em frente. Ajudar a sua equipe a priorizar as coisas sem exigir demais dela e apoiá-la à medida que se retomam os projetos deixados de lado é a melhor maneira de ajudá-la a ter sucesso e a se concentrar no trabalho que realmente importa. 

A trajetória rumo à reabertura

Não há uma solução pronta e completa para reabrir a sua empresa. Faça-o se (e quando) for o momento mais apropriado, tenha em mente as diferentes necessidades de cada funcionário e não se esqueça de seguir as diretrizes, requisitos legais e recomendações de saúde pertinentes à sua região. 

Quando estiver tudo pronto para reabrir, a Asana poderá lhe ajudar a se comunicar com a sua equipe, identificar os processos e monitorar os trabalhos necessários. Descubra como a Asana pode ajudar a sua equipe e leia o nosso guia de recursos para obter mais informações.