Am Weltproduktivitätstag sollte dieses Jahr die Zusammenarbeit im Fokus stehen

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Am 20. Juni ist der Weltproduktivitätstag. Normalerweise würden wir Ihnen an diesem Tag Tipps und Best Practices zur Produktivitätssteigerung mit Asana vorstellen. Aber die neuen Herausforderungen, denen sich viele Teams in 2020 stellen mussten, haben uns gezwungen, unser Verständnis von und unsere Erwartungen an die Produktivität grundlegend zu überdenken. Statt uns auf die Produktivität des einzelnen Beschäftigten zu fokussieren, möchten wir Ihnen in diesem Jahr helfen, sich besser mit Ihrem Team zu vernetzen und die Zusammenarbeit innerhalb Ihres Teams zu verbessern – damit das gesamte Team als Einheit effektiver wird. 

Um an diesem Weltproduktivitätstag unsere Produktivität zu „maximieren“, sollten wir uns vor allem auf unsere Mitarbeiter, Freunde und Kollegen konzentrieren. Welche Ziele und wirkungsvollen Leistungen kann ich erst durch die Zusammenarbeit mit meinem Team erreichen?

Drei Strategien der Zusammenarbeit zur Produktivitätssteigerung

1. Reduzieren Sie „Arbeiten rund um die Arbeit“

Zu den größten Stolpersteinen auf dem Weg zur guten Zusammenarbeit gehören lästige Arbeiten rund um die Arbeit, wie z. B. Meetings, das Einholen von Genehmigungen und die Suche nach Informationen. Der durchschnittliche Beschäftigte vergeudet 60 % seiner Arbeitszeit mit solchen Tätigkeiten. Dies ist wertvolle Zeit, die Sie stattdessen in die Zusammenarbeit mit Kollegen investieren könnten, um somit wichtigere Arbeiten zu erledigen.

Die Lösung für dieses Problem ist eine zentrale Informationsquelle, in der Sie ohne großen Aufwand alle wichtigen Infos und Daten miteinander austauschen können. Lassen Sie Ihre Work-Management-Plattform all diese Arbeiten rund um die eigentliche Arbeit für Sie erledigen, während Sie sich der Zusammenarbeit Ihres Teams widmen. Und zwar so:  

• Wenn sich all Ihre Arbeitsinhalte an einem zentralen Ort befinden, können Sie sich eher mit den eigentlichen Aufgaben beschäftigen, statt ewig nach ihnen zu suchen. 
• Sie müssen nicht mehr Ihre Tabellen und E-Mails nach den nötigen Informationen für ein Status-Update durchsuchen, sondern können dieses in nur wenigen Klicks erstellen und versenden. 
• Um keine Zeit mehr beim Wechseln zwischen den vielen Apps zu verlieren, können Sie einfach all Ihre bevorzugten Business-Tools integrieren und sich stattdessen voll und ganz auf wichtige strategische Aufgaben fokussieren. 
• Vermeiden Sie die doppelte Ausführung von Aufgaben. Mit dem CSV-Import von Asana können Sie alle Informationen aus Tabellen und anderen Work Management Tools im Handumdrehen direkt in Asana importieren. 
• Erhöhen Sie die Übersichtlichkeit von Aufgaben, um die bereichsübergreifende Zusammenarbeit besser zu koordinieren. Sobald ein Projekt angelegt ist, können Sie die Aufgaben mehreren Projekten gleichzeitig zuordnen, statt sie zu duplizieren. So funktioniert es:

2. Automatisieren und eliminieren Sie manuelle Tätigkeiten

Wenn Sie den Umfang der manuellen Tätigkeiten reduzieren, gewinnen Sie und Ihr Team mehr Zeit für wirkungsvolle strategische Aufgaben. Zur Beseitigung manueller Tätigkeiten gehören zwei Schritte: Standardisieren Sie zuerst die Prozesse, die Sie bereits eingeführt haben; dann optimieren und automatisieren Sie diese Prozesse.

Für diese Schritte bietet Ihnen Asana eine Kombination aus Regeln und Formularen. Mithilfe von Formularen können Sie den Annahmeprozess von Anfragen soweit vereinheitlichen, dass sich damit alle benötigten Arbeiten auf einfache Weise anfordern und nachverfolgen lassen. Erstellen Sie ein Asana-Formular, um alle Details zu erhalten, die Sie z. B. für die Veröffentlichung eines neues Designs, den Start einer neuen Marketingkampagne oder für die Behebung eines Fehlers in Ihrem System benötigen. 

Sobald ein Formular übermittelt wurde, legen Sie im zweiten Schritt alle Regeln fest, mit welchen die Anfrage an die richtigen Personen und Projekte zugewiesen wird. Anstatt wertvolle Zeit mit der manuellen Zuweisung der Aufgaben zu verlieren, erledigen automatische Regeln das für Sie. So können Sie und Ihr Team sich voll und ganz auf die wichtigen Arbeiten konzentrieren.

3. Erhöhen Sie die Übersichtlichkeit aller Projekte

Wenn Teams isoliert voneinander arbeiten, sind gute Ergebnisse nur schwer zu erzielen. Nicht nur die Produktivität leidet darunter – auch wird dadurch die Motivation geschwächt und die Zusammenarbeit beeinträchtigt. Untersuchungen haben gezeigt, dass Beschäftigte sich bei ihrer Arbeit doppelt motiviert fühlen, wenn sie nachvollziehen können, inwiefern ihre Arbeitsergebnisse zu den übergeordneten Unternehmenszielen beitragen. Da viele Teams nach wie vor verteilt arbeiten, ist es jetzt wichtiger denn je, Übersichtlichkeit und Transparenz in allen Projekten zu wahren. Somit werden die Zusammenhänge leichter von allen Beteiligten erkannt und Arbeitsschritte schneller durchgeführt. 

Eine Work-Management-Plattform wie Asana verschafft Ihrem Team Klarheit auf allen Ebenen. 

• Aufgaben: Geben Sie an, wer was und bis wann zu erledigen hat. 
• Unteraufgaben: Untergliedern Sie die Aufgabe in überschaubare Teile und geben Sie die Verantwortlichen für jeden Teil an.
• Genehmigungen: Zeigen Sie, dass Sie auf Rückmeldung warten, bevor Sie weitermachen können.
• Beteiligte: Geben Sie alle Beteiligten an, um wichtige Beteiligte und bereichsübergreifende Teammitglieder untereinander abzustimmen. 
• Abhängigkeiten: Machen Sie deutlich, welche Aufgaben vor Arbeitsbeginn zu erledigen sind. 

Am Weltproduktivitätstag steht dieses Jahr die Zusammenarbeit im Fokus 

Wahre Produktivität ensteht durch gute Kommunikation und Zusammenarbeit. Wie schon die Redewendung besagt: „Wenn man schnell vorankommen will, geht man allein. Wenn man weit kommen will, geht man gemeinsam.“ Am 20. Juni sollten wir uns also nicht darauf konzentrieren, unsere persönliche Produktivität zu maximieren, sondern die Zusammenarbeit in unserem Team in den Vordergrund stellen – damit wir gemeinsam die besten Ergebnisse erzielen. 

Asana kann Ihrem Team dabei helfen, sich zu vernetzen und besser zusammenzuarbeiten – ganz gleich, von wo Sie gerade arbeiten. Lesen Sie mehr darüber, wie Asana Ihr Team bei der Zusammenarbeit unterstützt oder verwenden Sie es gleich jetzt.