es

Consejos de Asana: Búsqueda avanzada e informes

Lee este artículo en inglés, francés, alemán, portugués, o japonés.

Levanta la mano si te encanta pasar horas buscando un comentario, una tarea o un documento.

¿Alguien? ¿A alguien le gusta?

Buscar ese comentario es como buscar una aguja en un pajar; y sin embargo, es algo que les pasa universalmente a millones de trabajadores cognitivos de todo el mundo. De hecho, el trabajador cognitivo promedio dedica el 60 % de su día a los pormenores del trabajo, lo que incluye barajar hasta 10 herramientas por día. Cualquiera de los documentos, emails, chats o notas de reunión podrían tener la información que necesitas.  

Ahí es donde intervienen la gestión laboral y Asana. Una vez que comienzas a hacer todo tu trabajo en un solo lugar, la Búsqueda avanzada y los informes de Asana te permiten ver rápidamente cualquier tarea, comentario o archivo que necesites. Ejecuta una búsqueda específica o guarda tu consulta frecuente como un informe, el cual podrás volver a revisar y actualizar regularmente. 

Obtén más información sobre cómo usar la Búsqueda avanzada y los informes, y dedica más tiempo al trabajo que importa.  

Cuándo usar la Búsqueda avanzada

La Búsqueda avanzada de Asana opera bajo una serie de parámetros de búsqueda, por lo que siempre puedes encontrar lo que buscas, incluso si no puedes recordar con exactitud qué fue lo que se envió. Si no puedes recordar el nombre de la tarea, puedes buscar según los colaboradores, la fecha de creación o los proyectos asociados. La Búsqueda avanzada toma los parámetros que recuerdas y reduce el espectro de los resultados de búsqueda, para que puedas encontrar con facilidad exactamente lo que estás buscando. 

Para comenzar una Búsqueda avanzada en Asana, comienza en la barra de búsqueda que se encuentra en la esquina superior derecha y selecciona Búsqueda avanzada. Luego, escribe lo que recuerdas. A continuación, encontrarás algunos ejemplos.

“Recuerdo vagamente haber tomado una decisión sobre un próximo lanzamiento hace aproximadamente un mes, pero no puedo encontrar la conversación en ningún lado”.

Comienza escribiendo el nombre general del lanzamiento en la barra de búsqueda principal. Luego, agrega tu nombre y el de tus compañeros de trabajo como colaboradores, y define el intervalo de fechas para reducir el alcance de la búsqueda. 

💡 Consejo: ¿Quieres limitar tu búsqueda para que solo incluya conversaciones o tareas? Debajo de la barra de búsqueda superior, selecciona Tarea o Conversación para filtrar los resultados no deseados.

“Necesito tener una idea de cuánto trabajo de alta prioridad hizo mi equipo esta semana”. 

Puedes utilizar la búsqueda avanzada siempre que utilices los campos personalizados de Prioridad en tus proyectos. Para ejecutar esta Búsqueda avanzada, comienza por seleccionar las tareas finalizadas. Luego, en Agregar filtro (en la esquina inferior izquierda), ve a Más > Equipos. De esta manera, puedes especificar que solo deseas buscar tareas de tu equipo. Por último, ve a Agregar filtro nuevamente y selecciona Agregar campo personalizado para que puedas ordenar por tareas de alta prioridad. 

💡 Consejo: Los equipos no necesariamente están correlacionados con departamentos enteros. Puedes limitar tus búsquedas a equipos más pequeños (por ejemplo, Diseño web) para que las búsquedas como esta sean muy fáciles. Obtén más información sobre cómo establecer equipos y estructurar tu trabajo en Asana.

“Se acerca la revisión semestral. ¿Cómo puedo mostrarle a mi gerente todo el trabajo que he realizado?” 

En este caso, selecciónate a ti mismo en el campo Asignado a. Selecciona las tareas finalizadas y luego define el rango de fechas para los últimos seis meses, y así obtendrás una lista completa de las tareas en las que has trabajado. 

💡 Consejo: ¿Te sientes abrumado por la gran cantidad de resultados de la búsqueda? Prueba reducir el alcance de la búsqueda especificando qué proyectos deseas buscar. 

Cómo usar los informes

Las búsquedas avanzadas son perfectas para encontrar solicitudes específicas o consultas aisladas. Pero si hay una búsqueda que realizas con frecuencia, también puedes guardar dicha Búsqueda avanzada como informe agregándolo al panel de navegación de la izquierda. De esta forma, el informe se actualizará automáticamente para brindarte la información más actualizada cada vez que hagas clic en él.

Prueba crear estos informes en tu propia Asana:

Trabajo al que necesitas hacerle un seguimiento

Este informe puede mostrarte tareas que has asignado a otras personas y que no están finalizadas. Para guardar este informe, realiza una Búsqueda avanzada para encontrar tareas sin finalizar cuyas fechas de entrega estén dentro de los próximos 7 días y que tú hayas asignado. Puedes encontrar el filtro Asignada por en Agregar filtro > Personas > Asignada por dentro de la Búsqueda avanzada. 

Actualiza este informe semanalmente. Si ves alguna tarea en peligro de que no se finalice, dale seguimiento con un comentario para ver cómo puedes brindar apoyo.

Próximas tareas de alta prioridad

Este informe puede ayudarte a identificar el trabajo en riesgo antes de que se atrase. Comienza realizando una Búsqueda avanzada para tareas de alta prioridad con fecha de entrega dentro de los próximos 3 días y que están sin finalizar. 

Para asegurarte de que no estás viendo tareas de toda tu organización, filtra la búsqueda por colaboradores o proyecto. Luego, haz un seguimiento para ayudar a mantener esas tareas al día.

Reduce los pormenores del trabajo con la Búsqueda avanzada y los informes

Con Asana, puedes buscar trabajo, informar sobre el progreso, dar una opinión, comentar en las tareas, proporcionar actualizaciones de estado y compartir el trabajo, todo en un solo lugar. Obtén más información sobre Asana o bien, prueba Asana Premium de forma gratuita para verlo por ti mismo. 

Would you recommend this article? Yes / No