Journée mondiale de la productivité : les grands avantages de la collaboration
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La journée mondiale de la productivité a lieu le 20 juin. En temps normal, nous serions déjà à pied d’œuvre pour trouver des astuces et bonnes pratiques à partager afin de vous aider à être le plus productif possible sur Asana. Mais après les nombreux défis auxquels les équipes ont fait face en 2020, notre définition et nos attentes en matière de productivité ont quelque peu évolué. Cette année, plutôt que de nous focaliser sur la productivité individuelle, nous souhaitons donc vous aider à vous recentrer sur les relations et la collaboration avec votre équipe pour gagner en efficacité, tous ensemble.
Pour « maximiser » votre productivité en cette journée de la productivité, tournez-vous vers vos collègues et amis. Concentrez-vous sur les objectifs que vous pourriez atteindre et sur le travail à fort impact que vous pourriez accomplir en collaborant avec votre équipe.
Trois techniques de collaboration pour stimuler la productivité
1. Réduire le work about work
Le work about work (recherche d’informations, participation aux réunions, course aux approbations, etc.) est l’un des principaux obstacles qui vous empêchent de collaborer efficacement. En effet, un employé passe en moyenne 60 % de son temps sur ce type de tâches : autant de temps précieux que vous pourriez consacrer à la collaboration avec vos collègues et à la réalisation de projets plus importants.
Lorsque vous disposez d’une source unique de référence, il est très simple de partager des données. Laissez le soin à votre plateforme de gestion du travail de gérer le work about work, et profitez-en pour renforcer la collaboration au sein de votre équipe :
- Lorsque toutes vos activités sont regroupées au même endroit, vous pouvez réduire le temps passé à rechercher des tâches et en consacrer davantage à leur exécution.
- Plus besoin de parcourir vos e-mails et feuilles de calcul à la recherche des données de projet que vous souhaitez partager ! Vous pouvez créer et envoyer des mises à jour de statut en quelques clics.
- Intégrez tous vos outils de travail préférés pour passer moins de temps à jongler entre les outils et vous consacrer davantage aux questions stratégiques.
- Évitez le travail en double et utilisez l’importateur CSV d’Asana pour importer en toute simplicité les données de vos feuilles de calcul et autres plateformes de gestion du travail sur Asana.
- Augmentez la visibilité des tâches pour coordonner la collaboration interfonctionnelle. Vous pouvez intégrer une même tâche à plusieurs projets pour travailler de manière transversale sans avoir à dupliquer les tâches. Comment ? Rien de plus facile :
2. Automatiser et éliminer les tâches manuelles
En éliminant les tâches manuelles, votre équipe a plus de temps à consacrer à un travail stratégique significatif. Ce processus se fait en deux temps : 1) standardiser les processus déjà en place ; 2) optimiser et automatiser ces processus.
Sur Asana, cela peut se faire en associant les Formulaires aux Règles. À l’aide des Formulaires, vous standardisez le processus de réception des demandes pour que le suivi du travail devienne un jeu d’enfant. Commencez par créer un formulaire Asana pour recueillir toutes les informations dont vous avez besoin à chaque demande, par exemple les détails nécessaires au lancement d’un design, à l’élaboration d’une campagne de marketing, à la correction d’un bug… tout est possible.
Ensuite, créez des règles pour attribuer les demandes aux personnes et projets concernés dès réception des réponses au formulaire. Plus besoin d’attribuer les tâches manuellement : les Règles s’en chargent pour vous, et votre équipe peut ainsi se lancer sans attendre dans les tâches les plus utiles.
3. Augmenter la transparence entre les projets
Le travail en vase clos est rarement le meilleur moyen de mener à bien ses projets. En plus d’affecter la productivité, il a une influence néfaste sur la motivation et la collaboration. Une étude a d’ailleurs montré que les employés qui visualisent clairement ce que leur travail individuel apporte à l’entreprise sont deux fois plus motivés. À l’heure où les équipes poursuivent leur travail à distance, il est plus important que jamais de clarifier et de renforcer la visibilité sur vos projets. C’est la solution idéale pour faire aisément le lien entre les différents éléments et pour que vos collaborateurs aient toutes les cartes en main pour avancer.
Avec une plateforme de gestion du travail comme Asana, vous favorisez la transparence à tous les niveaux.
- Tâches : clarifiez qui fait quoi et pour quand.
- Sous-tâches : divisez le travail en plus petites tâches faciles à gérer et répartissez les responsabilités.
- Approbations : faites savoir que vous attendez des retours avant de pouvoir avancer.
- Collaborateurs : ajoutez des collaborateurs pour tenir à jour toutes les parties prenantes, y compris les intervenants issus d’autres services.
- Dépendances : indiquez de manière concrète l’ordre de réalisation des tâches.
En cette journée de la productivité, misez sur la collaboration
La « vraie » productivité trouve sa source dans les bonnes relations et la collaboration. Comme le dit le proverbe : « Si tu veux aller vite, marche seul. Mais si tu veux aller loin, marchons ensemble. ». Ainsi, le 20 juin, plutôt que d’essayer de maximiser votre propre productivité, et si vous aidiez votre équipe à donner le meilleur d’elle-même en travaillant main dans la main ?
Asana aide votre équipe à garder le contact et à collaborer, peu importe d’où vous travaillez à l’heure actuelle. Découvrez-en davantage sur la façon dont Asana vous aide à collaborer ou lancez-vous dès aujourd’hui.
