10 conseils pour établir une culture de la responsabilité avec Asana
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Peu importe où travaille votre équipe, que ce soit à distance ou ensemble au bureau, il est essentiel d’instaurer une culture de la responsabilité pour maintenir vos projets sur la bonne voie et atteindre vos objectifs. Lorsqu’ils rejoignent un projet et y collaborent, les membres d’une équipe doivent être sûrs de pouvoir compter les uns sur les autres, et les responsables doivent savoir que leurs collaborateurs individuels sont en mesure de respecter les délais et attentes, sans pour autant être sans arrêt derrière eux. La communication et la transparence sont au cœur de la notion de responsabilité. Une équipe qui communique régulièrement et ouvertement comprend mieux ses responsabilités et respecte plus facilement ses engagements.
Asana aide les équipes à répondre à la question de la responsabilité en clarifiant qui fait quoi et pour quand, pour chaque tâche, et sur une plateforme centralisée. Nous vous présentions dix fonctionnalités recommandées pour établir votre propre culture de la responsabilité, où que vous soyez.
Pour les membres d’équipe
Rester à jour avec la boîte de réception
À la différence de votre boîte mail, souvent bien plus encombrante que pratique, la boîte de réception Asana est votre meilleure alliée. Ici, pas de courrier indésirable. Votre boîte de réception est votre premier réflexe pour coordonner votre travail et répondre à toutes les demandes de l’équipe. Utilisée correctement, elle participe grandement à renforcer la responsabilité sans pour autant demander d’effort particulier.
Un collègue vous @mentionne dans un commentaire pour demander de l’aide ? Répondez-lui directement depuis votre boîte de réception. De nouvelles tâches sont ajoutées à un projet sur lequel vous travaillez ? Ajoutez des échéances, des collaborateurs ou modifiez leur description depuis votre boîte de réception. Une ressource passe de « En attente » à « À l’étude » ? Envoyez vos remerciements ou créez une tâche de suivi pour en rediscuter plus tard avec le collègue concerné, tout cela également depuis votre boîte de réception ! Pour encore plus d’idées d’utilisation, jetez un œil à nos 5 astuces pour gérer votre boîte de réception.
Mes tâches : pour organiser tout ce que vous avez à faire
Mes tâches est une liste personnelle qui regroupe tout ce que vous avez à faire sur Asana. Elle vous permet de classer vos tâches par ordre de priorité et de visualiser le travail du jour en affichant automatiquement les tâches qui vous sont attribuées ainsi que leurs échéances. Avec Mes tâches, vous créez un sentiment de confiance et de responsabilité, tout simplement en terminant vos tâches aux dates et heures prévues (nous allons en reparler).
Si vous avez beaucoup de tâches, vous pouvez commencer votre journée par les visualiser sur le Calendrier ou les trier par échéance afin de repérer ce qui nécessite une attention immédiate. Si vous constatez que vous avez des tâches en retard ou que vous ne réussirez pas à traiter une tâche à terminer pour le jour même, @mentionnez le collègue qui vous l’a attribuée et informez-le qu’il vous faudra un peu plus de temps. Cette prise d’initiative sera appréciée, et vous pourrez définir ensemble un nouveau délai plus réaliste.
💡Conseil de pro : veillez à maintenir en ordre votre liste de tâches pour qu’elle reste exploitable. Par exemple, organisez-la par ordre de priorité dans les sections Aujourd’hui, Bientôt et Plus tard à l’aide des touches de raccourci.
Simplifier la programmation et le transfert des tâches : dates de début, échéances et dépendances
Ces informations répondent au « pour quand » de notre habituelle question « qui fait quoi et pour quand ? ». Elles peuvent sembler mineures sur le papier, mais elles affectent en réalité grandement la responsabilisation de votre équipe. Les dates de début permettent aux membres de l’équipe de savoir à quel moment les tâches sont censées commencer. Les échéances leur indiquent la date à laquelle vous prévoyez de les terminer. Combinées, les dates de début et les échéances donnent le temps passé sur les différentes activités, sans compter qu’elles montrent à quel moment elles seront ou non traitées.
Imaginons que votre manager vous demande un rapport trimestriel pour vendredi. En configurant les dates du lundi au jeudi, vous lui indiquez clairement que ce travail sera votre priorité tout au long de la semaine. Enfin, les dépendances de tâches sont idéales pour faire savoir à vos collègues qu’ils ne peuvent commencer une tâche tant qu’une autre n’est pas terminée. Cela vient à point nommé lorsque des tâches se chevauchent (ex. : la tâche d’un collègue doit débuter lundi, mais elle dépend de votre propre tâche, à terminer lundi également).
Les Champs personnalisés : plus d’informations pour tout clarifier
Tout comme les dates et les dépendances des tâches, les champs personnalisés communiquent des informations qui contribuent grandement à vous responsabiliser, vous comme votre équipe. Voici nos champs personnalisés préférés :
- Priorité : s’échelonnant de P0 (priorité la plus élevée) à P3 (priorité la plus faible), ce champ montre à toute l’équipe le travail le plus important pour chaque projet.
- Progression des tâches : ce champ donne une idée générale de la progression des tâches (ex. : en attente, en cours, terminée). Ainsi, plus besoin d’aller à la pêche aux informations auprès des uns ou des autres.
- Autres compétences/services requis : vous pouvez par exemple utiliser de simples champs Oui/Non pour indiquer que l’intervention d’un autre service est nécessaire (conception, rédaction, traduction…), et ainsi aider votre équipe à planifier les ressources adéquates en amont.
💡Conseil de pro : ajoutez des couleurs, émojis et même des liens à vos champs personnalisés pour bien les identifier et les adapter à vos besoins.
Des intégrations pour concrétiser toutes vos discussions
Soyons honnêtes : il nous est tous arrivé de déposer une demande de travail en coup de vent ou de demander un service l’air de rien. Mais lorsque les demandes de travail nous parviennent de toutes parts, par tchat, e-mail et autres outils de communication, difficile de s’en rappeler et d’y donner suite alors même que nous nous y sommes engagés. Heureusement, Asana s’intègre à plus d’une centaine d’outils de travail régulièrement utilisés. Vous pouvez ainsi transformer la plupart de vos messages et discussions en tâches exploitables, en quelques clics seulement ! Nos intégrations préférées sont les suivantes :
Ces intégrations vous aident donc à assumer vos responsabilités, mais elles permettent aussi à vos collègues de suivre leurs demandes et d’y revenir pour ajouter des informations, liens ou pièces jointes afin que vous puissiez commencer le travail avec toutes les cartes en main, tout cela au même endroit.
Pour les chefs d’équipe
Visualiser tout le travail de l’équipe en un coup d’œil dans des portefeuilles
En tant que manager ou chef d’équipe, vous êtes responsable d’un certain nombre de personnes, chacune travaillant sur plusieurs projets, qui eux-mêmes comptent une multitude de tâches et jalons associés. Les heures accumulées passées à surveiller chaque projet et à s’assurer que chacun fait ce que l’on attend de lui peuvent vite prendre des proportions impressionnantes.
Avec les Portefeuilles, vous disposez d’une vue d’ensemble sur tous les projets de votre équipe, au même endroit. Un rapide coup d’œil et vous savez déjà quels projets sont en retard, à risque ou se déroulent comme prévu, et quand a eu lieu la dernière mise à jour. Vous pouvez ensuite facilement vous pencher sur les tâches à venir ou en retard, et faire le point avec votre équipe pour avancer dans la bonne direction, sans avoir à microgérer tout et tout le monde.
Orchestrer des plans de projet complexes avec la Chronologie
Lorsque l’on coordonne des projets à grande échelle, ou même simplement des projets à long terme, il est fondamental que chacun connaisse ses responsabilités et ses échéances. La Chronologie est une vue de type diagramme de Gantt qui permet de visualiser la façon dont toutes les tâches s’articulent et d’élaborer des plans de projet complets, avec leurs responsables, échéances et dépendances. Si les priorités viennent à changer, il suffit de faire glisser et déposer les tâches correspondantes le long de la chronologie pour remettre l’équipe sur la bonne voie. Vous pouvez également créer des règles pour ajuster automatiquement l’échéance de toutes les tâches dépendantes. Dans les deux cas, vous tenez tout le monde à jour des dernières modifications de votre rétroplanning pour que le travail soit livré à l’heure, en toute circonstance.
💡Conseil de pro : convertissez vos feuilles de calcul en chronologie à l’aide de l’importateur CSV d’Asana.
Rendre compte de l’avancement des projets à l’aide de mises à jour de statut
Si votre équipe se réunit régulièrement pour faire le point sur ses projets ou si vous devez rendre compte de votre progression auprès d’un responsable, les rapports d’avancement sont un moyen simple et rapide de communiquer vos mises à jour sans devoir convoquer tout le monde.
Les mises à jour de statut vous permettent de créer un rapport d’avancement attrayant et unique qui présente les accomplissements de votre équipe et met en avant les tâches, jalons ou approbations ayant besoin de plus d’attention. Vous pouvez aussi accéder aux anciennes mises à jour de statut pour suivre la progression de l’équipe au fil des semaines, et si nécessaire demander des ressources supplémentaires ou revoir les priorités afin de maintenir les projets dans les délais.
Équilibrer les tâches de l’équipe avec la Gestion des ressources
Pour bien gérer une équipe et assurer l’efficacité de ses membres, il est capital de trouver le bon équilibre du point de vue des responsabilités, des priorités, des projets et des tâches du quotidien.
La Gestion des ressources vous offre un aperçu des disponibilités de chacun, afin d’optimiser la productivité sans jamais tomber dans le surmenage. Si vous remarquez qu’un membre de l’équipe est particulièrement surchargé, faites simplement glisser une partie de ses tâches vers un autre collègue depuis la vue Gestion des ressources : vous rééquilibrez ainsi la charge de travail et remettez tout le monde dans les meilleures conditions.
Les Objectifs : pour donner la priorité aux bonnes activités et coordonner les efforts des équipes
Si l’on souhaite qu’une culture de la responsabilité porte ses fruits, il faut qu’elle s’accompagne d’une hiérarchisation adéquate des tâches menant aux objectifs. Des études ont montré que la majorité des employés ne visualisent pas clairement le lien entre leur propre travail et les objectifs de l’entreprise. Ce décalage est souvent le résultat de l’utilisation de feuilles de calcul ou de diaporamas pour assurer le suivi des objectifs, d’où une déconnexion avec les tâches du quotidien.
Pour régler ce problème, et si vous faisiez appel aux Objectifs ? Cette fonctionnalité nouvellement disponible sur Asana vous offre une source unique de référence pour suivre et gérer tous vos objectifs d’équipe, directement sur Asana. Vous pouvez ainsi vous intéresser en priorité aux tâches les plus urgentes et repérer très vite les projets menacés afin d’éviter une catastrophe. Enfin, chaque objectif peut être associé à des projets et portefeuilles pour suivre l’ensemble du cheminement qui mène des tâches individuelles aux initiatives stratégiques de l’entreprise.
S’engager à plus de responsabilité
Lorsque les membres d’une équipe et leurs managers se font mutuellement confiance pour accomplir leur travail, et communiquent de façon claire et en toute transparence, c’est toute l’équipe qui y gagne et rayonne. N’hésitez pas à nous faire savoir ci-dessous quelles fonctionnalités vous prévoyez d’utiliser ou si nous avons oublié l’une de vos préférées !
