Como a Asana usa a Asana: gerenciando uma equipe distribuída

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Manter-se conectado não é uma tarefa fácil, mas, durante a transição para o trabalho remoto, a liderança das equipes tem precisado se adaptar rapidamente ao gerenciamento de equipes distribuídas. Saiba como estes cinco gerentes da Asana estão ajudando suas equipes a colaborar em um cenário de trabalho remoto.

Quais recursos da Asana lhe têm ajudado a manter a sua equipe conectada enquanto todos estão trabalhando à distância?

Parijat Talkad, gerente de operações de aquisição de talentos, São Francisco

“Temos um projeto de pauta de reunião compartilhada no qual reunimos os itens de pauta que precisam ser abordados, compartilhamos links que levam rapidamente aos recursos (ex.: boas práticas para entrevista de candidatos à distância) e discutimos as necessidades de cobertura daqueles que precisam se ausentar. Esta última questão é de extrema relevância, pois torna-se muito fácil e rápido informar quem vai substituir um determinado coordenador. Isso nos ajuda a agendar tarefas e a solucionar quaisquer problemas de agendamentos pontuais e específicos sem que precisemos convocar a todos para uma reunião.

O agrupamento de todas essas informações em uma única seção possibilita que a minha equipe compartilhe problemas, preocupações ou soluções que tenham surgido. Assim, podemos fazer perguntas, compartilhar atualizações e trocar feedback como se estivéssemos frente a frente. Isso também proporciona uma localização central para que os membros de nossas equipes globais compartilhem, aprendam e ofereçam opiniões e orientações. Embora o nosso projeto de pauta de reunião compartilhado tenha um papel ainda mais importante enquanto trabalhamos remotamente, ele sempre foi extremamente útil para ajudar os membros de nossas equipes globais a continuarem se sentindo conectados.” 

Jenny Thai, diretora de conteúdo, São Francisco

“Os três principais recursos Asana que eu utilizo para gerenciar a minha equipe distribuída são: 

• Projetos. Seja para conversas individuais ou reuniões em grupo semanais, eu uso projetos de pauta de reunião para monitorar os tópicos de discussão e os itens a acompanhar de cada reunião. Com isso, fica fácil reunir e selecionar os itens das pautas com antecedência, para que minha equipe e eu possamos aproveitar nosso tempo de reunião da melhor forma possível.
• Conversas. O excesso de videoconferências pode ser realmente exaustivo, então, quando tenho uma atualização que posso compartilhar sem ser ao vivo, como por meio de uma atualização de status ou de um comentário, eu a realizo na Asana em vez de agendar uma nova reunião.
• Portfólios. Minha equipe trabalha em uma ampla variedade de iniciativas de marketing, que vão desde o lançamento de produtos ao marketing de conteúdo, portanto eu uso os portfólios para ficar por dentro de tudo o que acontece. Assim, posso ver rapidamente as atualizações de status ou abrir projetos específicos para consultar mais detalhes, conforme necessário.”

Kim Pak, diretora de culinária, São Francisco

“Para manter o planejamento operacional diário funcionando sem surpresas, nossa equipe utiliza os hiperlinks da formatação de texto e adiciona tarefas a diversos projetos sempre que necessário. Como as tarefas são atualizadas em tempo real, os membros das equipes sempre têm acesso ao contexto de que precisam.”

Ariel Tavares Grilo, gerente de localização, Dublin

“Na equipe de localização, todos os membros estão distribuídos em várias partes do mundo. Todos os nossos linguistas especializados, gerentes de projeto e especialistas em editoração eletrônica trabalham em diferentes regiões geográficas, com fusos horários distintos. Antes mesmo da COVID-19 nós já utilizávamos a Asana como ferramenta de gerenciamento de trabalho para todas as nossas comunicações. A visibilidade que a Asana proporciona é fundamental para mantermos nossa equipe conectada e em sincronia! 

Por exemplo, temos projetos de fórum separados por idioma nos quais nossos especialistas podem se conectar uns com os outros para tratar sobre questões do trabalho e, também, compartilhar notícias, sugestões, percepções ou comentários, conforme necessário. Isso permite que as nossas equipes interajam o tempo todo, em diferentes situações. Ao fazerem comentários em diferentes tarefas, os seus membros podem usufruir do que há de melhor de um maravilhoso ambiente colaborativo e agradável. Nós também estabelecemos regras para esses projetos, a fim de garantir que todos sejam adicionados às tarefas relevantes e fiquem por dentro do que acontece.”

Ashley Waxman, diretora de marca empregadora e mídias sociais orgânicas, São Francisco

“Desde que começamos a trabalhar remotamente em tempo integral, nossa equipe vem utilizando datas de conclusão e, especialmente, horários de conclusão. Assim, conseguimos garantir clareza de comunicação e de responsabilidade, o que é particularmente importante quando não temos a possibilidade de compartilhar o contexto pessoalmente. É fácil pensar que as datas de conclusão sejam algo óbvio, mas algumas tarefas têm o objetivo de comunicar informações, não tendo sido criadas para ser, necessariamente, partes realizáveis de um projeto maior. Ao atribuir datas de conclusão, garantimos que, se a pessoa não viu a tarefa quando lhe foi inicialmente atribuída, certamente a verá na Caixa de entrada e na seção Hoje de Minhas tarefas na data prevista para conclusão. 

Os horários de conclusão também são muito úteis na comunicação de prioridades. Quando o nosso gerente nos atribui tarefas e não temos possibilidade de lhe falar pessoalmente, pode ser difícil decidir qual tarefa realizar primeiro. Eu procuro atribuir horários de conclusão às tarefas quando sei que alguém está bastante ocupado e talvez não possa identificar as prioridades adequadamente.”

Você já fez a integração de algum colega de equipe à distância? Em caso afirmativo, como empregou a Asana durante o processo?

Parijat Talkad, gerente de operações de aquisição de talentos, São Francisco

“Desde que fizemos a transição para o trabalho remoto, eu já fiz a integração de quatro novos coordenadores de recrutamento à minha equipe. 

Algo que fizemos antes mesmo dessa transição, foi criar um projeto exclusivo para o cronograma, as tarefas e os recursos de integração de cada funcionário, o que garante transparência para cada membro da equipe. Com o projeto, o novo integrante sabe o que precisa ser feito em uma determinada semana, quais tarefas precisam de sua ação e quais tarefas podem ser úteis para consultar como referência. Assim, tanto eu quanto o novo membro da equipe estabelecemos uma comunicação clara e eficiente sobre as tarefas que possam precisar de contexto adicional. 

Ao fazer a integração, dispor de todos os recursos em um único lugar permite que eu confira o progresso dos meus colegas de equipe a qualquer momento, sem que precisemos nos encontrar pessoalmente. Dessa forma, quando fazemos uma videochamada, tenho mais tempo para conversar, ver como estão indo e aprender mais coisas sobre eles.”

Kim Pak, diretora de culinária, São Francisco

“Sim! Normalmente, os cronogramas de integração podem conflitar com as operações diárias dos novos membros da equipe de culinária, mas poder dedicar esse tempo a se aprofundar na Asana tem proporcionado aos novos membros da nossa equipe a chance de aprender e se adaptar a todos os excelentes recursos da Asana.”

Ariel Tavares Grilo, gerente de localização, Dublin

“Todos os nossos processos de integração são sempre realizados à distância, já que a nossa equipe trabalha distribuída por todo o mundo. Para manter as atividades de integração organizadas, nós criamos um projeto de integração exclusivo para cada novo integrante. Dessa maneira, podemos agendar todas as suas atividades em um único lugar e acompanhar facilmente o processo de integração de cada um deles.”

Quais atividades de interação com a equipe vocês têm realizado remotamente?

Parijat Talkad, gerente de operações de aquisição de talentos, São Francisco

“Temos realizado algumas atividades de interação de equipe, especialmente porque metade da minha equipe chegou depois que começamos a trabalhar remotamente e porque alguns membros da nossa equipe trabalham em um dos outros escritórios globais. Algumas dessas atividades são: 

• Blocos de trabalho diários: para simular o contexto do escritório, onde estaríamos próximos uns dos outros e poderíamos facilmente fazer uma pergunta ao colega do lado, criamos uma chamada na qual podemos entrar e sair conforme necessário. 
• Coffee-breaks virtuais diários: normalmente, quando estamos no escritório, a equipe se junta para tomar um cafezinho e conversar. Criamos uma reunião recorrente e voluntária, com duração de 15 minutos, para que os membros da equipe possam se conhecer, trocar ideias e continuar a desenvolver o relacionamento no trabalho.
• Happy-hour e jogos mensais: têm surgido muitos jogos virtuais nos últimos meses, e a minha equipe tem tirado proveito desses recursos. Nosso jogo preferido é uma versão on-line de Imagem e Ação. Esse é o tipo de coisa que eu, como gerente, definitivamente priorizo, porque é uma maneira excelente de descontrair e nos conhecermos.

A Asana também tem ótimas opções de gifs, memes e celebrações que nós compartilhamos o tempo todo no chat da nossa equipe para manter o bom-humor e a alegria!”

Jenny Thai, diretora de conteúdo, São Francisco

“Logo que começamos a trabalhar remotamente, fizemos um exercício em equipe para analisarmos e refletirmos sobre os resultados da CliftonStrengths. Isso foi particularmente oportuno porque ajudou a todos a conhecer melhor as preferências e os estilos de trabalho de cada um. Contextos e sutilezas podem acabar se perdendo quando não estamos trabalhando fisicamente juntos, e por isso torna-se ainda mais importante saber a forma como as pessoas preferem se comunicar e colaborar.”

Kim Pak, diretora de culinária, São Francisco

“A equipe de culinária adora fazer montagens de vídeos, por isso criamos uma demonstração de culinária divertida para a empresa sobre como cozinhamos em conjunto, onde quer que estejamos.” 

Ariel Tavares Grilo, gerente de localização, Dublin

“No começo da transição para o trabalho remoto, criamos uma tarefa que recebeu uma quantidade enorme de comentários, fotos e fatos divertidos sobre cada um de nós. Até o momento, temos 28 colaborados e mais de 275 comentários, imagens e GIFs para ajudar a nossa equipe a se manter conectada em todo o mundo.”

Ashley Waxman, diretora de marca empregadora e mídias sociais orgânicas, São Francisco

“Eu tenho uma pequena equipe de três pessoas e, para garantir que todas ajudem a criar o modo como nos comunicamos e trabalhamos em equipe, cada um de nós fica responsável por uma parte das conexões da equipe no decorrer da semana. Eu planejo a pauta da reunião rápida de segunda-feira, outra pessoa planeja a pauta da nossa reunião rápida de encerramento da semana e a terceira pessoa publica uma interação de sexta-feira no nosso canal de equipe, geralmente divertida, que ajuda a nos conhecermos em um nível mais pessoal. 

Eu adoro o fato de cada um fazer algo que esteja em linha com os próprios interesses e pontos fortes e de termos um senso maior de comprometimento uns com os outros, já que sabemos que o restante da equipe está contando com a execução da nossa parte.”

Gostariam de deixar alguma dica final para os gerentes que trabalham remotamente?

Parijat Talkad, gerente de Operações de aquisição de talentos, São Francisco, EUA

“Trabalhar fora do escritório e estar fisicamente separado da sua equipe pode fazer com que vocês se sintam distantes uns dos outros, mas procurem usar as ferramentas disponíveis para se manterem conectados, seja em tempo real ou de forma assíncrona. Estruturar a forma como a sua equipe se comunica ajuda a dar a todos um ponto de referência, além de proporcionar clareza sobre as expectativas. Quando os prazos, os resultados e as expectativas são claros, a equipe se torna mais eficiente na concretização de mudanças, na execução de ações e no alinhamento em relação a tarefas e projetos. 

Faça intervalos, beba água, alongue-se e, sobretudo, seja gentil consigo mesmo.” 

Jenny Thai, diretora de conteúdo, São Francisco

“Todos estão aprendendo e se adaptando juntos ao trabalho remoto, portanto, não tem problema se você não tiver todas as respostas neste momento. Peça feedback à sua equipe para saber o que está dando certo e o que poderia ser melhorado, e não tenha medo de reajustar as coisas à medida que for avançando.”

Ariel Tavares Grilo, gerente de localização, Dublin

“Todos os recursos da Asana nos ajudam a organizar e a monitorar o nosso trabalho, de modo a termos visibilidade instantânea sobre quem está fazendo o quê, e quando. Mas, no caso da nossa equipe, também estamos gerenciando cargas elevadas em prazos curtíssimos. A Gestão de recursos tornou-se fundamental. Ela me ajuda a alcançar um equilíbrio perfeito quando estou atribuindo tarefas. Com a gestão de recursos, tenho clareza sobre a produtividade atual da equipe e posso priorizar e reagendar tarefas rapidamente com base na disponibilidade e na capacidade de todos. Eu recomendo a gestão de recursos para qualquer gerente remoto.”

Ashley Waxman, diretora de marca empregadora e mídias sociais orgânicas, São Francisco

“Seja flexível e convide a sua equipe a dar feedback com frequência sobre como a equipe está trabalhando em conjunto. Trabalhar remotamente significa definir novos padrões e expectativas, e leva tempo até estabelecermos um ritmo que funcione para todos. Na posição de gerente, a construção de confiança e a criação de espaço para que sua equipe se sinta confortável para lhe dar feedback é crucial para que exista uma dinâmica positiva e produtiva na equipe.”

Trabalhe em qualquer lugar com a Asana

Se você é gerente de uma equipe remota, saiba como a Asana pode lhe ajudar a se conectar e colaborar de qualquer lugar. Ou, se tiver interesse em se juntar à nossa equipe, confira as oportunidades disponíveis.