Consejos de Asana: 4 maneras de gestionar plazos cortos y cambios en las prioridades

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Todos hemos trabajado en proyectos donde tienes que hacer malabares entre los cambios en las prioridades y los plazos cortos, y donde sueles preguntarte: ¿Finalicé ese trabajo? ¿Dónde puse esa nota? ¿Cuándo debía finalizar esa tarea? 

A nadie le gusta trabajar con plazos cortos y con prioridades que cambian constantemente, pero con Asana puedes enfrentarte a estos desafíos sin preocuparte de descuidar ninguna tarea. Cuando todo el trabajo se encuentra en un solo lugar, tú y tu equipo pueden ejecutar, dar seguimiento e informar sobre el trabajo sin esfuerzos.

Prueba estos consejos para mantener a tu equipo informado sin importar cuáles sean los plazos o las prioridades.

1. Indica claramente quién hace qué y para cuándo

En Asana, toda buena tarea responde a la pregunta: ¿Quién hace qué y para cuándo? Eso significa que todas las tareas deben tener un responsable (el “quién”), un título concreto (el “qué”) y una fecha de entrega (el “cuándo”). Cuando gestionas plazos cortos, es fundamental tener toda la información necesaria para finalizar el trabajo.

Sin embargo, algunas veces necesitas brindar más detalles acerca de la fecha de entrega. Dependiendo de la prioridad del trabajo, puedes establecer una hora de entrega específica para cumplir o determinar un rango de días para realizar la tarea. Establecer fechas de inicio y horas de entrega es una excelente manera de brindar aún más claridad, especialmente cuando trabajas con plazos ajustados. 

Establece una hora de entrega en Asana para detallar el momento en que se debe entregar una tarea. Por ejemplo, los representantes de Ventas no solo necesitan saber que en el día de hoy tienen una llamada con un cliente potencial, también necesitan saber exactamente a qué hora se realizará la llamada. 

A veces se requiere más de un día para completar una tarea. Establece una fecha de inicio para indicar cuánto tiempo tomará finalizar una tarea. Por ejemplo, el equipo de Marketing está trabajando en una nueva página web. La página web debe estar activa en una fecha determinada: esa es la fecha de entrega. Es probable que también haya subtareas para la revisión de imágenes y contenido, y corrección de errores. Establecer una fecha de inicio en la tarea principal permite a todos los colaboradores saber cuándo se iniciará el trabajo, además de cuándo se espera que finalice.

💡Consejo: Usa las subtareas para dividir las tareas complejas en flujos de trabajo más pequeños, para que puedas capturar cada acción. 

2. Identifica las dependencias

Una de las partes más estresantes de trabajar con plazos cortos es tener tareas que dependan de otros trabajos. No puedes comenzar hasta que no se haya concluido el trabajo anterior, ¡pero necesitas saber cuándo será!

En Asana, puedes marcar una tarea como dependiente de otra tarea. Cuando estableces dependencias, recibirás una notificación en tu Bandeja de entrada de Asana en cuanto se haya concluido la tarea anterior. Es más, las dependencias pueden ayudar si las prioridades y las fechas de entrega de tu proyecto cambian constantemente. Si se cambia o se pospone la fecha de entrega de la tarea original, también recibirás una notificación en la bandeja de entrada para que puedas ajustar tu trabajo según sea necesario.

💡Consejo: Usa la vista de Cronograma para visualizar las dependencias entre las tareas.

3. Comparte o solicita una actualización sobre el progreso del trabajo

Enviar actualizaciones de estado periódicas es una excelente forma de mantener al equipo actualizado, alineado con las prioridades e informado acerca de cómo están progresando hacia el cumplimiento de los objetivos cuando trabajan con plazos cortos. 

En Asana, puedes compartir actualizaciones de estado con todos los colaboradores del proyecto. Con el nuevo generador de estados, puedes incluir un resumen detallado y hacerles saber si el proyecto se encuentra en curso, en riesgo o con retraso. El generador de estados también te permite incluir fácilmente una captura de las tareas finalizadas recientemente, de los logros alcanzados por el equipo o de las tareas vencidas donde se necesitará duplicar los esfuerzos. 

💡Consejo: ¿Quieres saber el estado de un proyecto en el que eres colaborador? Solicita una actualización de estado en la pestaña Progreso.

4. Marca las prioridades clave

Todos los proyectos tienen esos puntos de verificación o señales clave que indican cómo avanza el trabajo, qué progresos se han hecho y qué acontecimientos importantes vienen a continuación. Estos son los logros del proyecto: la forma más clara de indicarle a tu equipo si el proyecto se encuentra en curso o no. 

Crea logros en Asana para capturar estos hitos. Piensa en los logros como puntos de control en una carrera; no hacen un seguimiento del trabajo que se está realizando, pero indican los pasos clave que has completado en un proyecto. Cuando tienes que lidiar con plazos ajustados y prioridades que cambian constantemente, los logros son una excelente forma de mostrarle a tu equipo cuándo se han logrado, actualizado o cambiado los pasos clave del proyecto. 

💡Consejo: Usa la vista de Cronograma para visualizar los logros en el cronograma de tu proyecto.

Mantente actualizado con Asana

Los plazos cortos y las prioridades cambiantes definitivamente pueden ser estresantes, pero no significa que sean imposibles de gestionar. Con Asana, puedes empoderar a tu equipo para que haga su mejor trabajo, sin importar cuál sea el cronograma o el alcance del proyecto. Aporta claridad y apoya a tu equipo en cada etapa del trabajo. 

Para obtener más consejos de Asana, consulta todas nuestras mejores prácticas.