Tres consejos para asegurar la adopción exitosa de Asana

Lee este artículo en inglés, francés, alemán, portugués, o japonés.

Nota del editor: Ashley Wright, directora de Marketing y Comunicaciones en The Seattle School escribió este artículo.

Hace un año, el equipo directivo de The Seattle School of Theology & Psychology, una universidad ubicada en el corazón de Seattle, decidió implementar Asana para los equipos administrativos. Uno de nuestros objetivos estratégicos ese año era implementar sistemas y estructuras efectivas para promover la colaboración dinámica. Habíamos experimentando algunas transiciones importantes y nos estábamos preparando para crecer en las áreas fundamentales de productos digitales y programas en línea. Nuestros esfuerzos y sistemas de colaboración eran fundamentales para infundir la colaboración en el equipo. Para garantizar la implementación y adopción exitosas de Asana durante nuestro primer año, hicimos tres cosas claves.

Crear argumentos sólidos para el uso de Asana

Como institución de educación superior, valoramos mucho la investigación. Cuando encontramos el informe de Forrester Wave que nombraba a Asana como herramienta líder en la gestión laboral colaborativa, supimos que habíamos elegido una gran herramienta para que nos ayudara a alcanzar nuestro objetivo de colaboración. Ya usábamos la versión gratuita de Asana en ocho equipos diferentes y queríamos aprovecharla para la gestión laboral colaborativa. 

Con nuestro objetivo de colaboración estratégica en mente, destaqué nuestras mayores dificultades y les mostré cómo los equipos podrían trabajar mejor juntos en Asana.

Dificultad: Teníamos que reinventar la pólvora en todos los procesos repetitivos, como la incorporación de empleados nuevos, la organización de eventos y los flujos de trabajo para las campañas, lo que nos hacía perder tiempo muy valioso y no lográbamos identificar los puntos débiles para poder mejorar nuestros procesos. 

• Solución: Crear plantillas de proyectos para los procesos repetitivos nos permitiría ver fácilmente quién está haciendo qué, cuando varios equipos trabajan juntos para alcanzar un logro. 

Dificultad: Nuestros equipos de Ventas y de Producto tenían dificultades para mantenerse informados sobre los cambios y las actualizaciones durante la planificación y el lanzamiento de nuevos cursos en línea. 

• Solución: Las actualizaciones de estado de proyectos y los logros nos ayudarían a dar seguimiento al progreso y la vista de Cronograma nos ayudaría a visualizar las dependencias entre las tareas durante el transcurso del proyecto. 

Dificultad: Los departamentos de Recursos Humanos y de Contabilidad dependían en gran parte de los formularios en papel para las solicitudes y aprobaciones, lo que dificultaba el control y seguimiento de los procesos. 

• Solución: ¡Aquí es donde se destacan los Formularios y las Aprobaciones! Podríamos configurar formularios para las solicitudes de pago y las evaluaciones trimestrales de los empleados y obtener aprobaciones rápidas de las solicitudes más sencillas.

Una vez que tuvimos una visión de cómo podríamos resolver juntos estas dificultades con Asana, entendimos que teníamos mucho trabajo por hacer. Sabíamos que estos cambios en los procesos requerirían de mucho esfuerzo y que necesitaríamos un plan bien elaborado para que fuera exitoso. 

Planificar una implementación colaborativa

Los grandes cambios en una organización requieren de un plan; y la implementación de una nueva aplicación para 60 empleados fue un emprendimiento importante. Habíamos tenido algunas implementaciones fallidas en el pasado y sabía que la forma en que planificaríamos y capacitaríamos al personal para la implementación de Asana era determinante para lograr nuestro objetivo de trabajar todos juntos en colaboración. 

Aprovechamos todas las oportunidades de aprendizaje que teníamos disponibles para aprender a usar Asana. Aprovechamos al máximo las sesiones de planificación y capacitación con nuestro gerente de Éxito del Cliente, incentivamos al personal para que participara de los eventos de la gira mundial de Asana Together y brindamos apoyo a los empleados que decidieron unirse al programa para embajadores de Asana. Estas sesiones fueron esenciales para ayudar a difundir la visión y el entusiasmo por Asana. Luego identificamos a los “usuarios líderes” de cada equipo y creamos un equipo de capacitadores para ayudarnos en la implementación. Este equipo se puso a trabajar inmediatamente para definir las mejores prácticas y convenciones para la adopción y uso de Asana en la universidad. Juntos, hemos desarrollado (y seguimos actualizando) nuestra “Guía de uso de Asana” que hoy es el primer proyecto al que acceden los empleados nuevos durante el proceso de incorporación y que incluye toda la información, desde las convenciones para los nombres de los proyectos hasta las instrucciones acerca de cuándo comunicarse a través de los comentarios de la tarea o de la pestaña de conversaciones de un proyecto.  

Conformar un equipo de usuarios líderes que trabajara en un espacio colaborativo nos ayudó a definir el modelo de colaboración que queríamos inspirar entre nuestros equipos. 

Medir e incrementar el uso

Luego de aproximadamente tres meses de nuestra capacitación y desarrollo de las convenciones con los usuarios líderes, les pedimos a todos los usuarios de Asana que completaran lo que llamamos la “Encuesta de aptitud de Asana”. Más del 80 % de los usuarios manifestaron que podían usar Asana excepcionalmente bien o moderadamente bien. Esto fue un gran impulso para nuestro objetivo y nos ayudó a entender cuán exitoso había sido el plan de adopción de Asana. Identificamos al personal que necesitaba más capacitación y organizamos sesiones de capacitaciones individuales e intensivas para ayudarlos a comprender y mejorar el uso de Asana. Seguimos explorando nuevas formas en las que Asana puede ayudar a nuestros equipos a trabajar mejor juntos a medida que incorporamos personal nuevo y que se lanzan funciones nuevas en Asana. 

Mantener la conexión como eje central 

Asana desempeña un papel muy importante en la forma en que nuestro personal trabaja en equipo todos los días. Ahora es claro y fácil encontrar la actualización del progreso de un proyecto, planificar un evento, obtener aprobaciones de los pagos y actualizar o replicar un flujo de trabajo o proyecto. Asana ofrece muchas soluciones creativas para la colaboración y sé que nuestro equipo está entusiasmado por continuar con nuestra misión de transformar las relaciones a través de una mejor comunicación y colaboración.