Asana ヒント: プロジェクトの権限とゲストの権限をマスターする
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誰が Asana のどの情報を見られるかを管理できることはご存知でしたか？Asana の権限設定を使えば、公開情報や非公開情報、タスクやプロジェクトにアクセスできるメンバー、そして Asana の管理者であれば、Asana の組織のメンバーを管理できます。個人のコントリビューターから、チームリーダー、Asana の管理者まで、以下のヒントを使って Asana の権限をマスターしましょう。
個人のコントリビューターを対象とした Asana の権限
Asana を使用する個人のコントリビューターは、自分の情報を非公開にするか、または組織に公開するかを自分で管理できます。非公開とは、自分自身に加え、自分がコラボレーターとして追加するすべてのメンバーに情報が共有されることを意味します。タスクが非公開であるかどうかは、タスク上部のバナーを見ればわかります。
💡ヒント: 非公開プロジェクト内で作成されるタスクはそのプロジェクトのコラボレーターのみに表示されます。非公開プロジェクト内のタスクにコラボレーターを追加すると、そのコラボレーターはそのタスクと、そのすべてのサブタスクにアクセスできるようになりますが、プロジェクト内の他のタスクにはアクセスできません。
代わりに、タスクを公開することもできます。これは、組織やチームのメンバー全員がその仕事を見られることを意味します。自分の仕事を全体に公開すると、自然にチームに対して説明責任を強く感じるようになります。また、自分の仕事がチームの目標や会社の目標どう当てはまるのかが見えれば、仕事への意欲が高まります。これはマイクロマネジネメントの対極にあるやり方です。
チームリーダーが Asana で権限で管理する方法
プロジェクトの作成と管理を担当するチームリーダーが、情報にアクセスできるメンバーを把握しておくのは重要なことです。情報がサイロ化すると、インパクトを生む仕事に支障をきたすため、それを防ぐために、プロジェクトを公開しておくことが最適な場合があります。また、情報を限定されたメンバーだけに公開することが無難な場合もあります。その場合は、Asana プロジェクトを非公開またはコメント限定にすることができます。
プロジェクトが共有されているメンバーは、画面右上隅の共有ボタンにカーソルを合わせるとわかります。
💡ヒント: コメント限定プロジェクトは非常に便利なハイブリッドアプローチです。コメント限定プロジェクトでは、誰でもコンテンツを表示できます。公開プロジェクトに似ていますが、タスクに変更を加えることはできません。コメント限定プロジェクトを詳しく見る。
Asana では、タスク、プロジェクト、またはチームにゲストを追加することができます。ゲストはユーザーが Asana の組織に招待するメンバーのうち、同じメールドメイン (@abc.com など) を持たない人々です。Asana に招待されるゲストは、共有されたタスクやプロジェクト、チームにアクセスできますが、共有されていないタスクやプロジェクト、チームにはアクセスできません。
また、招待されるゲストは組織が持つメンバーシップのライセンス数に数えられません。ゲストは必要な情報にアクセスできますが、それが必要とされる場合に限定され、その情報の管理は招待するメンバーが行います。Asana でのゲストの追加と管理について詳しく見る。
Asana の管理者コンソール
管理者コンソールは、組織による Asana の活用方法、そのメンバー、Asana インスタンスと連携しているアプリなどのインサイトをチームの管理者に提供します。
Asana の管理者が管理者コンソールにアクセスするには、画面右上隅にある自身の写真をクリックして、管理者コンソールに移動します。そこで、インサイト、メンバー、チーム、請求などのタブを選択します。
管理者コンソールを使用すると、チームの Asana 組織を簡単に管理できるだけでなく、Asana が組織に与えているインパクトを表示することもできます。インサイトタブには、エンゲージメント指標、アクティブなチームやユーザーなどに関する明確なインサイトが記載されています。
メンバータブでは、Asana 組織に属するメンバーとゲストの数に加え、使用可能なライセンス数も確認できます。メンバーの追加、管理者アクセスの許可、メンバーのプロビジョニング解除といった操作が簡単に行えます。
💡ヒント: メンバーのプロビジョニングを解除しても、タスクを失う心配は要りません。プロビジョニングが解除されたメンバーに割り当てられていたタスクはすべて非公開プロジェクトに追加されるので、仕事を再割り当てし、タスクを順調に進めることができます。
Asana の権限を管理する
Asana では、個人のコントリビューター、チームリーダー、および管理者が、情報にアクセスし表示できるメンバーを簡単に管理できるようになっています。今すぐ、Asana にログインして、権限管理の実例をご覧ください。
