Asana ヒント: マイタスクをマスターする 4 つの方法

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Asana でマイタスクを使っていますか？もし使っていないなら、仕事のための仕事を減らす一番簡単な方法を見逃しているかもしれません。

マイタスクは仕事のホームベースだと考えましょう。あなたに割り当てられたタスクが、それらが属するチームやプロジェクトに関わらず、すべて表示されます。マイタスクは、受信トレイと合わせて使用することで、インパクトの大きいすべての仕事に集中し、それを達成しやすくなるようデザインされています。

マイタスクを最大限活用するために、マイタスクをマスターする 4 つの方法と、仕事で優れた成果を上げるために、おすすめのマイタスクの整理方法をいくつかご紹介します。

1. マイタスクをセクションで整理する

マイタスクには、タスクを整理し、実行しやすくする 4 つの優先度に基づくセクションが最初から備えられています。それが「最近の割り当て」、「今日」、「近日」、「後日」です。タスクをセクション間で移動するにはドラッグ & ドロップするか、キーボードショートカットを使います。

マイタスクの優先度セクションでは、達成すべき仕事が上に来るよう、カスタムのロジックが使用されています。後日のタスクは、期日の 1 週間前になると自動的に近日に移動します。また、近日のタスクは期日当日になると今日に移動します。Asana ガイドで、各セクションの詳細な説明をご覧いただけます。

💡ヒント: 今日、近日、後日のセクションの中に追加でセクションを作成できます。方法は「リストビュー」でのセクションの作成方法と同じです。マイタスクでセクションを作成するには「Tab + N」を使います。このセクションは、作成した場所に応じて、今日、近日、後日のいずれかに入り、別の優先度セクションに自動移動することはありません。

2. 毎朝、新しいタスクをトリアージする

最近の割り当てセクションでは、新しいタスクが割り当てられたことを確認できます。あなたが作成したタスクも、他の人が作成したタスクも、期日に関係なく最初はこのセクションに入ります。

マイタスクを毎日チェックするようにし、最近の割り当てセクションのタスクを適切なセクションに移動しましょう。タスクの期日が少し先なら、近日や後日に移動すれば、今すぐ取り組む必要のない仕事に気を取られずに済みます。

💡ヒント: 必ずすべてのタスクのタイトルを動詞で終わらせましょう。アクション指向のタイトルにすることで、そのタスクを達成するために何をするべきか、必要なことに集中できます。それに、完了マークをつける時の気分も格別です。

3. すべてのタスクに期日を設定する

最近の割り当てセクションに入っているタスクには担当者 (あなたです) とタスクタイトルが入っていますが、期日がない場合もあります。期日がないタスクは、適切なタイムフレームがわからない同僚があなたにとりあえず割り当てた仕事の場合も、あなた自身が急いで作成し、締め切りを追加し忘れた場合もあるかもしれません。

タスクを最近の割り当てから移動させる前に、必ずすべてのタスクに期日を追加してください。期日がなければ、タスクは後日から近日へ、近日から今日へと自動で移動することはありません。

4. 「開始日」を使ってタスクの所要時間を明確にする

タスクによっては数日にわたる場合がありますが、「開始日」を使えば、タスクにかかる時間を示すことができます。開始日によってチームメンバーやコラボレーターに、いつあなたがそのタスクに着手するのか、そしていつ完了する予定なのかを知らせることができます。

マイタスクで、タスクは開始日にも基づき、近日や今日に移動します。開始日を設定することにより、達成まで十分な時間の余裕をもって、仕事がリストの上部に表示されるようにすることができます。

マイタスクを整理するコツ

マイタスクの整理に「正しい」方法はありませんが、今日や近日、後日の中にセクションを作成すると、仕事を整理し、優先順位を把握しやすくなります。マイタスクを使い始めたばかりの方も、整理方法の新しいアイデアを探している方も、マイタスクを整理する以下の 4 つの方法をお試しください。

タスクのタイプ

さまざまなプロジェクトに携わっているなら、マイタスクをタスクのタイプで整理すると、タスクを分類してグループにまとめやすくなります。この方法で、プロジェクトからプロジェクトへのコンテキストの切り替えで仕事の流れが中断されることなく、1 つのプロジェクトの仕事をすべて片付けてから次に進むことができます。

優先度

マイタスクを優先度で整理しておくことで、すべてのタスクに取り掛かれない日には、その日優先すべきタスクと、後日に回せるタスクを特定できます。これによって、優先度高と中のタスクをすべて確実に完了できます。また、優先度の低いタスクを別の日に移してもいいでしょう。

タスクのサイズ

マイタスクをタスクの大きさで整理すると、どの仕事にまず取り組むべきか、どのタスクに時間がかかるかを簡単に知ることができます。5 分や 10 分の隙間時間にタスクをこなすことが多いなら、「ミニ To-Do」や「大物プロジェクト」といった具合に整理すると、いつどんな仕事に取り組めばいいか、明確に把握できます。

仕事のブロック

頻繁に会議がある場合、マイタスクとカレンダーを連動させると便利です。このように構造的に整理しておくと、決断疲れを最小限にでき、次のブロックの時間が来たら、どのタスクにいつ取り組めばいいのか、正確にわかります。

マイタスクと受信トレイで最大のパフォーマンスを発揮する

マイタスクは受信トレイと組み合わせて使うのがおすすめです。マイタスクにはあなたに割り当てられたすべての仕事が表示されますが、受信トレイ 1 か所で仕事を調整し、タスクにコメントし、リクエストに応じることができます。Asana の受信トレイの管理方法について詳しくはこちらをご覧ください。

お気に入りのマイタスクの整理法はありますか？コメント欄でお知らせください。または Asana コミュニティフォーラムで会話に参加しましょう。