Dicas da Asana: como passar com rapidez do pedido à entrega

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Se a sua equipe utiliza um processo de recebimento de trabalhos, então você já sabe quão desafiador é gerenciar os pedidos de forma oportuna, eficaz e sem transtornos. Além de se certificar de que sejam obtidas todas as informações necessárias para atender à solicitação, você também precisa zelar para que todas as tarefas sejam processadas na ordem correta e nenhuma delas passe despercebida. 

Felizmente, existe um jeito melhor: em vez de fazer todo o trabalho por conta própria, tente colocar em prática estas quatro dicas da Asana para simplificar todo o processo, desde o pedido inicial até a entrega final. 

Etapa 1: use os Formulários para simplificar o processo de pedido

A primeira dificuldade no processo de recebimento de pedidos é se certificar de que todas as informações necessárias tenham sido disponibilizadas e inseridas nos lugares corretos quando o pedido foi enviado. Quando não há um processo padronizado para isso, os pedidos chegam até às pessoas de variadas maneiras: por e-mail, mensagem no Slack e, até mesmo, tarefas pontuais da Asana. 

Quando os pedidos estão espalhados por diferentes aplicativos e em diferentes formatos, pode ser difícil determinar com certeza se tudo está efetivamente sendo feito. Para solucionar essa questão, use os Formulários para fazer todas as perguntas necessárias e facilitar o processo de pedido, tanto para você quanto para os colaboradores. Qualquer pessoa pode preencher um formulário Asana, até mesmo quem não tem uma conta Asana. 

E com as Ramificações de formulários, é possível personalizá-los para que os membros das equipes e os clientes respondam somente às perguntas relevantes. Assim, você já não precisará fazer perguntas condicionais do tipo “Se você respondeu sim no item anterior…”, pois bastará criar formulários dinâmicos que incluam somente as perguntas que façam sentido dentro do contexto.

Etapa 2: use as Regras para automatizar o trabalho manual

Depois que todos os detalhes necessários já tiverem sido obtidos, será preciso certificar-se também de que essas informações cheguem às pessoas certas. Esse é normalmente um processo manual e demorado, que acaba afetando os trabalhos de alto impacto. Para evitar isso e assegurar o encaminhamento correto de tudo, você pode usar as Regras. 

As Regras são compostas por duas partes: um desencadeador e uma ação. Para automatizar o seu processo de pedido de trabalho, crie um desencadeador baseado na adição de uma nova tarefa ao projeto (que é o que acontece quando o formulário é enviado). Em seguida, especifique como ação aquilo que quiser. Você pode atribuir tarefas automaticamente aos colegas de equipe, incluir colegas como colaboradores, definir campos personalizados e adicionar a tarefa a outro projeto, além de uma gama de outras ações. Consulte o nosso Guia Asana para saber mais sobre as Regras.

💡Dica: os clientes Asana Business e Enterprise podem definir Regras com diversos desencadeadores e ações. Por exemplo, é possível criar uma regra com dois desencadeadores e uma ação: se for adicionada ao projeto uma nova tarefa que tiver uma data de conclusão, ela deverá ser atribuída a um determinado membro da equipe.

Etapa 3: use a Gestão de recursos para monitorar a capacidade da equipe 

Depois que o trabalho tiver sido atribuído, você precisará encontrar uma maneira de se certificar de que nenhum membro da equipe esteja sobrecarregado com solicitações. É por isso que nenhum processo de recepção de trabalho estará completo sem fazer uma gestão dos recursos. 

Com a Gestão de recursos, você consegue ter uma noção do trabalho de todas as pessoas, em tempo real e numa única visualização central. Assim, é possível reatribuir os trabalhos conforme necessário, e evitar que os membros da equipe fiquem exaustos.

Etapa 4: use as Aprovações para simplificar o feedback

Se você gerencia qualquer tipo de processo de pedido de peças ou ativos criativos, provavelmente será necessário incorporar também aprovações ao processo. Sem um bom sistema de aprovações, o feedback pode acabar se perdendo, e os entregáveis que estavam quase prontos podem levar dias até serem finalmente concluídos. E mais, até você encontrará dificuldade em comunicar o seu feedback.

Todo o processo de feedback pode ser simplificado ao marcar qualquer tarefa regular como uma Aprovação. Nesse caso, o botão Marcar como concluído na parte superior da tarefa será modificado para oferecer três opções: Aprovar, Solicitar alterações ou Recusar. Assim, os aprovadores poderão comunicar claramente as suas necessidades clicando em apenas um botão. 

💡Dica: para edições e sugestões, use o recurso Adicionar feedback para anotar diretamente nas imagens e PDFs, marcando exatamente aquilo a que você se refere. Basta clicar no arquivo de imagem ou PDF anexado e deixar um comentário mostrando onde você quer que a alteração seja feita. Esse comentário funcionará como uma tarefa normal, com responsável e data de conclusão.

Construa o seu processo de recebimento de pedidos com a Asana

Assegure-se de que nenhuma tarefa se perca pelo caminho ao elaborar com a Asana o seu processo de recebimento de pedidos de trabalho. Já faz isso? Então, compartilhe conosco as suas dicas aqui nos comentários!