Dicas da Asana: quatro maneiras de dominar o uso de Minhas tarefas
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Você usa o recurso de Minhas tarefas, na Asana? — Não? Então, talvez esteja deixando de aproveitar uma das maneiras mais fáceis de reduzir uma organização para o trabalho excessiva.
Pense nas Minhas tarefas como sendo a sua base de operações. Nessa visualização, você poderá ver todas as tarefas que foram atribuídas a você, não importa em qual equipe ou projeto elas residam. Juntamente com a Caixa de entrada, as Minhas tarefas foram projetadas para lhe ajudar a priorizar e a concluir todo o seu trabalho de alto impacto.
Para aproveitar ao máximo esse recurso, listamos abaixo quatro maneiras de dominar o uso de Minhas tarefas, além de alguns exemplos de como organizá-las da melhor forma possível para que você consiga fazer o seu melhor trabalho.
1. Organize as Minhas tarefas por seção
O recurso de Minhas tarefas tem quatro seções de priorização integradas para ajudar a organizar e a executar as suas tarefas: Atribuídas recentemente, Hoje, Próximas e Mais tarde. Para mover as tarefas de uma seção para outra, basta arrastá-las e soltá-las ou usar os atalhos do teclado.
Cada uma das seções dentro de Minhas tarefas utiliza uma lógica específica para colocar em destaque o trabalho que precisa ser realizado. As tarefas dentro da seção Mais tarde são automaticamente movidas para a seção Próximas uma semana antes das respectivas datas de conclusão. As tarefas dentro da seção Próximas passam para a seção Hoje no dia em que devem ser concluídas. Consulte o nosso guia para obter orientações detalhadas sobre cada seção.
💡Dica: é possível criar seções adicionais dentro das seções Hoje, Próximas e Mais tarde, de forma semelhante àquela com que criamos seções dentro da visualização em Lista. Para criar uma seção dentro de Minhas tarefas, use o comando Tab + N. Não se preocupe com o avanço automático desta seção, pois ela permanecerá dentro da seção Hoje, Próximas ou Mais tarde, dependendo de onde você a criar.
2. Faça a triagem de novas tarefas todas as manhãs
A seção Atribuídas recentemente existe para informar sobre quaisquer novas tarefas que tenham sido atribuídas a você. Essas tarefas podem ter sido criadas por você ou por outras pessoas, e ter qualquer data de conclusão.
Tente verificar as Minhas tarefas todos os dias para ordenar e transferir quaisquer tarefas da seção Atribuídas recentemente para a seção mais apropriada. Se a data de conclusão da tarefa não estiver prevista para breve, transfira-a para a seção Próximas ou Mais tarde, evitando se distrair com trabalhos que não precisem da sua atenção imediata.
💡Dica: utilize um verbo na primeira palavra de cada tarefa. Ao fazer com que o título indique uma ação, você poderá se concentrar no trabalho que precisa ser realizado para a conclusão daquela tarefa — e até sentir mais satisfação ao marcá-la como concluída.
3. Atribua uma data de conclusão a cada tarefa
Embora as tarefas que chegam à sua seção Atribuídas recentemente já tenham uma pessoa responsável (você) e um título atribuídos a elas, não necessariamente terão uma data de conclusão definida. Isso inclui as tarefas que os seus colegas de trabalho atribuem a você sem saber qual data de conclusão seria razoável, ou que você criou rapidamente para si próprio sem definir uma data de conclusão.
Antes de transferir tarefas da seção Atribuídas recentemente, confira se cada uma delas já tem uma data de conclusão definida. As tarefas serão automaticamente transferidas da seção Mais tarde para a seção Próximas ou Hoje somente se tiverem uma data de conclusão atribuída.
4. Use as datas de início para especificar a duração de uma tarefa
Por vezes, uma determinada tarefa pode ter duração de vários dias. Com as datas de início, você pode identificar a quantidade de tempo que uma tarefa levará para ser concluída. As datas de início informam aos colaboradores e aos membros da equipe o momento em que você começará a trabalhar em uma tarefa e, também, quando você deverá terminá-la.
Em Minhas tarefas, as tarefas passarão para a seção Próximas e Hoje de acordo com a data de início. Ao especificar uma data de início, você poderá se assegurar de que o trabalho chegue à sua atenção com tempo suficiente para realizá-la.
Dicas para a organização das Minhas tarefas
Embora não exista uma maneira “certa” ou “errada” de organizar as Minhas tarefas, criar seções dentro de Hoje, Próximas e Mais tarde poderá ajudar na ordenação do trabalho e na identificação das prioridades. Estas quatro dicas de organização das Minhas tarefas servem tanto para quem está começando a usar esse recurso quanto para quem está procurando novas ideias de organização.
Tipo de tarefa
Caso você trabalhe com uma ampla variedade de projetos, organizar as Minhas tarefas por tipo de projeto poderá ajudar na ordenação e no agrupamento de tarefas semelhantes. Assim, em vez de alternar constantemente o contexto de um projeto para outro, você poderá concluir todo o trabalho dentro de um grupo de projetos antes de passar para o próximo.
Prioridade
Nos dias em que não for possível concluir todas as suas tarefas, organizar as Minhas tarefas por prioridade permitirá identificar quais tarefas deverão ser priorizadas hoje e quais poderão ser concluídas posteriormente. Assim, é possível se certificar de que todas as tarefas de alta ou média prioridade sejam concluídas e avaliar a possibilidade de transferir as tarefas de baixa prioridade para outro dia.
Escopo da tarefa
Organizar as Minhas tarefas por escopo de tarefa faz com que fique mais fácil identificar qual trabalho deverá ser realizado primeiro e quais tarefas levarão mais tempo para serem concluídas. Se você tem com frequência intervalos de cinco ou dez minutos em que pode trabalhar nas tarefas, organizá-las em Tarefas rápidas ou Projetos maiores será uma ótima maneira de obter clareza sobre qual projeto deverá ser abordado em qual momento.
Bloco de trabalho
Se você costuma fazer reuniões frequentes, pode ser útil alinhar as Minhas tarefas ao seu calendário. Essa estrutura organizacional pode ajudar a eliminar a dificuldade de tomar decisões, de modo que, ao se ver diante de um período de trabalho, você saiba exatamente quais tarefas devem ser realizadas em qual momento.
Faça o melhor trabalho possível usando as Minhas tarefas e a Caixa de entrada
A melhor forma de usar as Minhas tarefas é em conjunto com a Caixa de entrada. Embora as Minhas tarefas apresentem todos os trabalhos atribuídos a você, a Caixa de entrada é o seu ponto de referência completo para coordenar trabalhos, comentar nas tarefas e responder a solicitações. Saiba mais sobre como gerenciar a sua Caixa de entrada Asana.
Você tem um sistema preferido de organização das Minhas tarefas? Compartilhe-o conosco nos comentários ou participe da conversa no fórum da Comunidade Asana.
