Méthodologie Asana de conduite du changement : un cadre pour concrétiser vos objectifs sur Asana

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Sur Asana, les équipes bénéficient désormais de la fonctionnalité Objectifs, idéale pour relier leurs activités quotidiennes aux objectifs généraux qu’elles permettent d’atteindre. Toutefois, si vous tenez à guider votre équipe sur le chemin de la réussite, vous avez besoin d’une stratégie de conduite du changement parfaitement définie et performante. 

Pour faire simple, appliquez la Méthodologie Asana de conduite du changement.

La Méthodologie Asana de conduite du changement rassemble les bonnes pratiques à mettre en œuvre en matière de conduite du changement. Le but est d’aider votre équipe à établir une feuille de route pour mettre en place des changements pérennes. Pour réussir, respectez les six étapes suivantes :

1. Identifier vos besoins
2. Analyser votre situation actuelle
3. Concevoir votre premier processus
4. Former votre équipe et l’encourager
5. Préparer la réussite de votre équipe
6. Mesurer et étendre votre utilisation

1. Pour quelles raisons votre équipe doit-elle utiliser les Objectifs sur Asana ?

Avant de mettre en œuvre vos objectifs au sein de votre organisation, pensez à identifier vos difficultés et exposez clairement les raisons pour lesquelles votre équipe souhaite concrétiser ses objectifs sur Asana. Lorsque votre équipe n’a plus de doutes quant aux raisons justifiant l’adoption d’un nouveau système, nous vous conseillons d’élaborer une « déclaration-bilan » de vos besoins Asana afin de guider votre équipe. Pour rédiger cette déclaration et répondre ainsi à la question « Pourquoi Asana ? », utilisez la structure suivante : 

« [L’équipe/l’organisation] utilise Asana pour gérer [tels projets et processus] afin de remédier à [telles difficultés], pour atteindre [tels objectifs]. »

Vous pouvez formuler vos propos de la manière suivante : 

« Mon organisation utilise Asana pour gérer la définition et le suivi de ses objectifs afin de comprendre la manière dont nos activités quotidiennes s’intègrent aux objectifs généraux de l’entreprise et permettent de les atteindre. Ainsi, nous espérons mettre tous les employés sur la même longueur d’onde quant aux tâches prioritaires à accomplir et nous assurer d’allouer les bonnes ressources au bon moment. » 

Pour parvenir à vos fins, il est également essentiel de définir des indicateurs clairs. Sur quels critères évaluer la réussite de cette implémentation ? Voici quelques exemples :

• D’ici le 1er décembre 2020, nous allons transférer tous nos objectifs sur Asana à partir de feuilles de calcul
• Tous les directeurs de service partageront leur prochaine mise à jour trimestrielle des objectifs sur Asana

Constituer votre équipe Adoption Asana

Votre équipe Adoption Asana est composée de personnes qui, au sein de votre organisation, encouragent l’adoption d’Asana et donnent voix à la déclaration-bilan de vos besoins. Qui sont-elles ?

• Le responsable Normes et Conventions : véritable « influenceur » au sein de votre entreprise, il établit des règles de base sur la façon dont votre équipe doit utiliser les Objectifs sur Asana. Il répond aussi aux questions des membres de l’équipe tout au long du processus. 
• Le responsable Sensibilisation : membre de l’équipe de direction. Il communique au sujet de la déclaration-bilan des besoins Asana et aide l’équipe à se sentir impliquée. 
• Le responsable Promotion de la réussite : collaborateur individuel et spécialiste d’Asana, cette figure de proue aide ses pairs à maintenir une bonne dynamique de travail et à mettre en valeur les réussites de l’équipe tout au long du processus de concrétisation des objectifs.

2. Analyser votre méthode actuelle de suivi des objectifs

La plupart des équipes ont déjà adopté un système de définition des objectifs. Votre équipe assure peut-être le suivi de ses objectifs sur une feuille de calcul ou des diapositives, mais sans toutefois penser à mettre régulièrement à jour ces mêmes documents. Si vous y réfléchissez, vous remarquerez sans doute que les hauts dirigeants de votre organisation ont le sentiment de communiquer efficacement les objectifs de l’entreprise. Néanmoins, la majorité des employés sont incapables de se faire une idée précise de la façon dont leurs tâches participent aux objectifs de l’entreprise. Rassurez-vous, votre organisation n’est pas la seule dans ce cas. Selon une récente étude, seuls 16 % des travailleurs de la connaissance déclarent que leur entreprise définit clairement ses objectifs et communique en toute transparence sur ces derniers. En outre, seuls 26 % des répondants sont en mesure de comprendre clairement la façon dont leur travail individuel participe aux objectifs de leur entreprise.

Avant de pouvoir repenser en profondeur votre système de définition des objectifs, prenez le temps de bien analyser le système actuellement en place dans votre organisation. Vous identifierez ainsi les points qui fonctionnent, mais aussi les obstacles auxquels vous vous heurtez et qu’il conviendra de traiter en premier lieu. Posez-vous les questions suivantes :

• À ce jour, quel processus de définition des objectifs avez-vous adopté ?
• Comment votre équipe rend-t-elle compte de sa progression quant à l’atteinte de ses objectifs ? À quelle fréquence ?
• Quels difficultés souhaitez-vous surmonter en suivant vos objectifs sur Asana ?
• Actuellement, quels outils utilisez-vous pour définir et suivre vos objectifs (feuilles de calcul, diapositives) ? 
• Quelles habitudes votre équipe doit-elle développer pour utiliser au mieux les Objectifs sur Asana et en tirer le maximum de bénéfices ?

Lorsque vous avez identifié clairement la manière employée à ce jour par votre entreprise pour définir ses objectifs, adaptez votre politique de mise en œuvre : palliez ainsi les difficultés les plus urgentes de l’équipe, sans oublier de conserver les pratiques actuelles qui fonctionnent.

3. Concevoir votre premier processus

C’est lors de cette troisième étape que votre équipe Adoption Asana entre vraiment en scène. Replaçons votre trajectoire au cœur de la Méthodologie Asana de conduite du changement : pour commencer, choisissez l’un de vos objectifs existants et saisissez-en tous les détails sur Asana. Au cours de ce processus de définition, le responsable Normes et Conventions rencontre l’équipe Adoption Asana afin de piloter la gestion de ce premier objectif. Tous ensemble, vous commencerez à établir des directives, afin de guider le reste de l’équipe et de les aider à mettre en œuvre les autres objectifs de l’entreprise. N’hésitez pas à consulter nos formations à la demande pour en savoir plus sur la coordination des équipes et l’optimisation des résultats.

Ces directives sont propres à chaque équipe. Toutefois, elles permettent généralement de répondre à des questions courantes : 

• Qui peut créer des objectifs ?
• À quelle équipe confier la propriété d’un objectif ?
• De quelle manière le propriétaire d’un objectif va-t-il mettre à jour la progression de l’objectif et à quelle fréquence ? 
• Comment fonctionnent les sous-objectifs ? 
• Quelles sont les conventions de dénomination des objectifs ?

Sur Asana, les Objectifs permettent de relier vos activités quotidiennes à vos objectifs généraux, contrairement aux autres outils de définition des objectifs. Chez Asana, c’est que nous appelons la pyramide de la clarté. Il est essentiel que vos premiers processus de travail vous aident à présenter le lien entre les tâches individuelles de vos collaborateurs et les objectifs de l’entreprise. Chaque objectif comporte donc une section consacrée aux activités connexes : qu’il s’agisse de projets ou de portefeuilles, ils sont autant de critères de réussite pour atteindre vos objectifs. Utilisez l’onglet Progression d’un projet ou d’un portefeuille pour afficher les objectifs clés de ce dernier : vous pourrez visualiser vos objectifs dans la section intitulée Objectifs soutenus par ce projet. Encouragez tous les propriétaires d’objectifs à y relier des activités afin d’identifier aisément les interdépendances. 

4. Former votre équipe et l’encourager

Votre équipe Adoption Asana a désormais défini des conventions pour vous aider à définir vos objectifs et à établir des rapports de progression. C’est là que le responsable Sensibilisation entre en jeu et travaille aux côtés des autres membres de l’équipe. Lorsque vous serez prêt à déployer vos objectifs, pensez à organiser une formation à destination de l’équipe. Vous y expliquerez comment utiliser les Objectifs sur Asana et informerez vos collègues des attentes concernant l’utilisation de cette fonctionnalité par la suite. Lors de la mise en œuvre initiale, n’oubliez pas de conserver un certain temps pour les questions. 

Associer la définition des objectifs à quelques ressources supplémentaires n’est pas une mauvaise idée : les membres de l’équipe auront plus de points de repère. Que votre équipe utilise les OKR, les ICP ou une autre méthode de définition des objectifs, encouragez les membres de votre équipe à se former à la définition d’objectifs ambitieux. Le responsable Promotion de la réussite de votre entreprise peut également intervenir à tout moment au cours de cette étape clé afin d’encourager ses collaborateurs : identifier et saluer les réussites de l’équipe, mais aussi envoyer des remerciements.

5. Préparer la réussite de votre équipe

La gestion des objectifs sur Asana est devenue un jeu d’enfant pour les membres de votre équipe, désormais capables de les utiliser en toute autonomie. Félicitations ! Déployer un nouvel outil n’est pas une mince affaire et votre équipe Adoption Asana a fourni de nombreux efforts pour s’assurer que le processus soit clair et cohérent. 

Maintenez une communication fluide et transparente afin de continuer à soutenir les membres de l’équipe et parfaire leur maîtrise des Objectifs. Assurez-vous que votre responsable Sensibilisation continue d’informer chaque employé de la nécessité d’utiliser les Objectifs. Veillez également à ce que votre responsable Normes et Conventions prenne régulièrement un moment, pendant les heures de bureau, pour répondre à toutes les questions des employés. Établissez un calendrier et encouragez les équipes à définir désormais leurs objectifs trimestriels ou annuels sur Asana. Créez un projet central sur Asana dans lequel vous partagerez les bonnes pratiques ou utilisez l’outil de messagerie de votre choix. 

6. Mesurer et étendre votre utilisation

Replaçons-nous dans le contexte de la Méthodologie Asana de conduite du changement. C’est le moment de repenser à votre déclaration-bilan initiale : 

« Mon organisation utilise Asana pour gérer la définition et le suivi de ses objectifs afin de comprendre la manière dont nos activités quotidiennes s’intègrent aux objectifs généraux de l’entreprise et permettent de les atteindre. Ainsi, nous espérons mettre tous les employés sur la même longueur d’onde quant aux tâches prioritaires à accomplir et nous assurer d’allouer les bonnes ressources au bon moment. » 

Rappelez-vous de quelle manière votre équipe gérait la définition de ses objectifs et comment elle procède désormais grâce aux Objectifs sur Asana. Voyez comment les choses évoluent. Informez-vous auprès de votre équipe Adoption Asana : des ajustements sont-ils nécessaires ? De manière générale, les équipes comprennent-elles le fonctionnement des Objectifs ? N’oubliez pas que la gestion du changement est un processus continu : n’ayez pas peur d’adapter et d’étoffer vos politiques au fil du temps. 

Utiliser la Méthodologie Asana de conduite du changement pour concrétiser vos objectifs

La Méthodologie Asana de conduite du changement a été développée conjointement par nos équipes des services professionnels et de la réussite client. Nous avons adapté les bonnes pratiques de gestion du changement, analysé les points communs identifiés auprès des équipes les plus performantes sur Asana et associé toutes ces méthodes à l’expertise développée par nos équipes au service de milliers de clients Asana dans le monde entier. Vous vous préparez à mettre en œuvre les objectifs de votre organisation sur Asana ? Testez notre méthodologie de conduite du changement et optimisez votre stratégie de transition vers Asana.

Pour en savoir plus sur la Méthodologie Asana de conduite du changement et bénéficier dès maintenant de nos services professionnels, contactez un représentant d’Asana sans plus attendre !