De cero a diez podcasts: Cómo Caspian Studios produce podcasts B2B con Asana

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Para Ian Faison, director general de Caspian Studios, la “revolución del audio a pedido” todavía se encuentra en sus primeras etapas de desarrollo. Aun así, la popularidad de los podcasts creció rápidamente; no es raro que los escuchemos mientras hacemos ejercicio, de camino al trabajo o durante un viaje largo. 

Pero la transición al trabajo remoto y a los eventos virtuales a causa de la COVID-19 ha generado una gran demanda por un nuevo tipo de podcast: los podcasts corporativos B2B, con los que las empresas pueden involucrar a sus comunidades y aportar valor a través de un nuevo formato digital. Ian y el director de Contenido, Ben Wilson, están a la vanguardia en este nicho ya que Caspian Studios produce lo que ellos llaman “podcasts corporativos como un servicio”. Desde febrero, se han asociado con empresas como Slack, Zoom, Okta, Oracle, Qualified.com e IBM, entre otras.

Para conocer en detalle cómo Caspian Studios produce y distribuye sus podcasts, nos sentamos a conversar con Ian y Ben y les preguntamos cómo conceptualizan, crean y promocionan sus podcasts. Esto fue lo que nos contaron:

Antes de ahondar en cómo producen tantos podcasts, nos gustaría que nos cuenten un poco más sobre ustedes. 

Ian: Como director general de Caspian Studios, estoy involucrado en casi todos los procesos. Divido mi tiempo entre trabajar con Ben para crear el contenido y con nuestro director de Éxito del Cliente, Kyle Rusca, para gestionar la relación con nuestros clientes e invitados. También presento algunos de los programas y me encargo de la producción ejecutiva para asegurarme de que tengan el formato, la calidad y el sello de Caspian.

Ben: Como director de Contenido, me concentro en “amasar el pan”, como nos gusta decir. Trabajo con nuestro equipo de productores e ingenieros de sonido para transformar nuestras ideas en podcasts. Esto incluye supervisar las primeras fases de iteración, conceptualización y redacción, si se trata de un programa con guion. Luego, pasamos a la etapa de control de calidad y edición del podcast para asegurarnos de que cuente con el formato y la calidad adecuados.

¿Qué los inspiró a crear Caspian Studios?

Ian: Serví en el ejército durante diez años y, cuando me retiré, tenía muchas ganas de dedicarme a las ventas y al marketing. Digamos que mi gerente en ese momento no era el mejor mentor, así que recurrí a los podcasts. Mi interés personal me hizo dar cuenta de que había otras personas como yo —profesionales que querían aprender las prácticas de negocios más innovadoras de la mano de las personas más influyentes del mundo—, que buscaban acceder y beneficiarse del conocimiento de los empresarios y ejecutivos más exitosos del sector. Al mismo tiempo, había muchos empresarios y ejecutivos que tenían el conocimiento pero no contaban con los medios para compartir sus experiencias. 

Estos dos grupos de profesionales y ejecutivos, se unen a un tercer grupo: los equipos de marketing de las empresas de tecnología B2B, que buscan una solución llave en mano, que sea escalable y atractiva para brindar valor a sus clientes y a su audiencia. 

Nuestros clientes son directores y equipos de marketing que buscan crear grandes podcasts sin tener que hacerlo todo por sí mismos. Buscan a alguien que tenga la experiencia y que lo haya hecho muchas veces. En Caspian Studios nos encargamos de cada etapa del proceso de creación de un podcast; desde la conceptualización hasta la producción y publicación, la creación del sitio web, del diseño de contenido para redes sociales y de boletines informativos para email y mucho más. Si inviertes dinero en un podcast, quieres asegurarte de captar nuevos oyentes. Nosotros nos encargamos de todo eso y nos aseguramos de que se integre con el marketing, la generación de demanda y el mecanismo de ventas de nuestros clientes. 

 Nuestro trabajo en Caspian Studios es brindar una experiencia excepcional al cliente y, fundamentalmente, crear un gran espectáculo. Nuestro objetivo es ayudar a nuestros clientes a crear un programa del que puedan sentirse orgullosos, que a los oyentes les encante y que los invitados quieran participar.

¿En qué se diferencian los podcasts B2B de los podcasts “tradicionales”?

Ian: Creo que los podcasts representan algo diferente para cada persona. Existen numerosas empresas productoras que crean programas exitosos, pero ninguna se ha centrado en el sector B2B.

“En mi opinión, existe un nicho poco explotado en el que las personas buscan ayudar a los líderes de negocio a mejorar sus empresas de forma profesional y organizada”.

Ian Faison, director general de Caspian Studios

Por ejemplo, hay equipos de marketing creativos que están a la vanguardia en sus sectores y tienen muchos consejos y trucos geniales para compartir con otros colegas del sector. Es un formato completamente diferente a un podcast tradicional de deportes, cultura pop o política. Creamos podcasts para un grupo específico de oyentes. Por ejemplo, nuestro podcast Demand Gen Visionaries apunta a los especialistas en marketing, mientras que nuestro podcast Over the Edge está destinado a los profesionales avanzados en informática. Nuestro objetivo es brindar información educativa a nuestros oyentes con podcasts valiosos e interesantes que los ayude a crecer en su profesión. Pueden convertirse en parte de su rutina semanal o mensual para mantenerse informados acerca de las últimas novedades y tendencias; de la mano de las personas que están a la vanguardia en el sector.  

¿Pueden explicarnos el proceso de creación de un podcast? ¿Qué parte del proceso está estandarizado y cuánto varía de un podcast a otro? 

Ben: Depende del tipo de podcast. Contamos con plantillas de proyectos para cada formato (de entrevistas, narración o formatos combinados) y luego las adaptamos según los requisitos del cliente. 

Por ejemplo, en un podcast con formato de entrevista, comenzamos por identificar a quién queremos entrevistar. Luego preparamos todo para dicha entrevista, como las preguntas para el invitado y todo lo necesario para el proceso de preproducción. Una vez que grabamos la entrevista, pasamos al proceso de posproducción, que incluye la edición, los ajustes de audio y sonido, la obtención de aprobaciones, entre otras cosas. Finalmente, publicamos el episodio y lo promocionamos para que los oyentes lo vean en su feed.

Ian: Asana es esencial para nosotros. Cada parte de un episodio debe realizarse correctamente y en un orden específico, y existen varios detalles, como los nombres y cargos de las personas, que deben revisarse varias veces. Hemos creado plantillas personalizadas de proyectos con un promedio de 18 a 20 tareas por episodio. Comenzamos con una base de referencia sólida y luego personalizamos la plantilla para cada episodio según sea necesario. Para nosotros es fundamental hacer un seguimiento de cada paso del proceso en un solo lugar para que nada se pase por alto.

La producción de un podcast tiene muchas piezas en movimiento. ¿Cómo se da seguimiento a todo este trabajo en Asana?

Ian: Cuando lanzamos la empresa en febrero, una de las primeras cosas que hicimos fue adoptar Asana. Sabía que íbamos a usar Asana para hacer un seguimiento de nuestro proceso desde el primer programa que hicimos: Winning Retail.

“Si no está en Asana, simplemente no sucede”.

Ian Faison, director general, Caspian Studios

Cuando empezamos un programa nuevo, como el programa CIO Confidential que realizamos con Okta, Box, Slack y Zoom, creamos un equipo en Asana y agregamos a todos lo que trabajan en el programa como miembros. Luego, cada episodio se gestiona en un proyecto donde se coordina el proceso de preproducción, posproducción y lanzamiento. Cada una de estas secciones tiene entre cuatro y diez tareas. 

Ben: También creamos una carpeta en Google Drive para cada programa a la que damos acceso a todos los miembros del equipo. De esta manera, podemos crear documentos y hojas de cálculo y compartirlos en Asana con la integración de Google Drive, sin tener que preocuparnos por los permisos de acceso de los empleados. 

Ian: Para nosotros es fundamental tener todo reunido en un solo lugar. Como mencioné previamente, creamos una gran cantidad de contenido para cada episodio y todos esos activos deben crearse, aprobarse y publicarse. 

¿Cómo usan Asana para asegurarse de que todos estén trabajando en sintonía?

Ben: Nuestro equipo interno es bastante pequeño, pero trabajamos con colaboradores independientes y contratistas extremadamente talentosos para muchos de nuestros programas. Cuando “incorporamos” a un productor nuevo, primero lo agregamos a un proyecto existente y lo dejamos que investigue y se informe sobre todos los procesos. En las plantillas de proyecto, cada tarea tiene la información y los detalles que un productor necesita para completar ese paso. Esto aporta claridad y nos ha ayudado a lograr mucho más. Actualmente tenemos 10 programas que se ejecutan simultáneamente y, gracias a las plantillas en Asana, los nuevos productores pueden comenzar a trabajar de inmediato. 

¿Cuáles son sus principales consejos para producir podcasts con Asana? 

Ian: Lo más importante es crear un equipo para el programa y usar una plantilla de proyecto que reúna todas las tareas necesarias para poder copiar la plantilla para cada episodio nuevo. Durante la producción de un podcast, existen muchas tareas pequeñas y ocultas que son fáciles de pasar por alto. Cada vez que surja una nueva tarea recurrente, agrégala a tu plantilla para que no se pase por alto en el futuro.  

Ben: Existe un detalle clave para los podcasts en general: la coherencia. Los podcasts suelen formar parte de la rutina de un oyente, por lo que para ellos es importante saber que tendrán el podcast disponible para escuchar cuando ingresen a su feed. Creo que ahí es donde muchos creadores de podcasts se equivocan: producen algunos episodios y luego se toman un descanso. Tener esa constancia realmente te ayuda a forjar una relación con tu audiencia para que puedas incluir tu contenido a su rutina. Las plantillas en Asana son fundamentales para ayudarnos a mantener la coherencia; sabemos exactamente lo que debemos hacer para cumplir con la programación y tener listo el episodio para poder promocionarlo a nuestra audiencia.

Ian: Por último, diría que lo más importante es producir el contenido adecuado para tu audiencia. Debes tener un profundo conocimiento del perfil de tu audiencia; quiénes escuchan tus podcasts, los motivos por los que los escuchan y desde dónde los escuchan, para que puedas encontrar la longitud y la experiencia adecuada. Todo surge de allí.

¿Cuál es el próximo paso para Caspian Studios?

Ian: Estamos trabajando en la producción de una gran cantidad de programas para el próximo año. Actualmente estamos en contacto con varias empresas y estamos preparando varios programas que abordarán diferentes temáticas. Y por supuesto, seguimos produciendo podcasts en serie de nivel empresarial y líderes en el sector. ¡Así que estén atentos! Si quieren un podcast personalizado, ¡comuníquense con nosotros! 

Nos inspiran los clientes como Caspian Studios que usan Asana para cumplir con su misión. Descubre lo bien que trabajan los equipos de todo el mundo con Asana.