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Trois astuces pour utiliser efficacement l’API Asana

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Note de l’éditeur : cet article a été rédigé par Richard Uruchurtu, vice-président des opérations chez KlientBoost.

KlientBoost est une agence de marketing numérique qui se concentre principalement sur la réponse directe aux clients et les dernières étapes du parcours d’achat, par le CPC, la démarche CRO, l’optimisation SEO ou encore le marketing par e-mail. Chez KlientBoost, nous accordons une grande importance à la visibilité et à la communication. Ainsi, nous avons créé un projet Asana pour chacun de nos clients, consacré au travail effectué pour eux. Nos clients peuvent accéder au projet qui leur est dédié en tant qu’invités, afin de rester informés de toute communication ou mise à jour pertinente.

Lorsque nous avons commencé à gérer des campagnes publicitaires pour nos clients sur Asana, nous avions environ 110 clients, soit 110 projets Asana. Les Portefeuilles nous ont permis de bénéficier d’une vue d’ensemble de tous ces projets et d’identifier les listes de contrôle de campagne en bonne voie, à risque ou en retard.

Avec un portefeuille aussi développé, nous avions besoin d’un moyen rapide de rester informés de l’état d’avancement des tâches au sein de chaque projet. Pour obtenir des informations complètes et détaillées, nous avons décidé d’utiliser l’API Asana. Nous souhaitions créer des rapports pour visualiser la progression de notre campagne et analyser les résultats obtenus. Après avoir créé non pas un, mais deux rapports depuis l’API Asana, nous vous proposons trois astuces qui aideront votre équipe à utiliser efficacement l’API Asana.

1. Définissez des processus parfaitement clairs

KlientBoost utilise l’API Asana pour créer des rapports sur différents éléments de son activité. Toutefois, nous l’utilisons principalement pour effectuer le suivi des stratégies marketing spécialement développées pour nos clients. Chaque rapport API comporte des différences, mais il nous semblait essentiel de déterminer les informations à intégrer au rapport principal, avant sa création.

Avant de vous lancer sur l’API, vous devez impérativement décider quels éléments inclure dans votre rapport personnalisé (informations, processus, etc.). En effet, si vous n’êtes pas encore sûrs des processus à mettre en place, il vous faudra constamment revenir en arrière pour modifier vos données ou les étudier sous un autre angle. Commencez par penser au résultat final visé : vous identifierez beaucoup plus facilement les éléments qui doivent figurer dans le rapport.

Créez un rapport depuis l’API Asana pour visualiser vos données

Le tout premier rapport que nous avons créé était exclusivement destiné à nos concepteurs, qui développent des ressources créatives pour nos clients. L’objectif de ce premier rapport était de rassembler les données liées aux tâches de la totalité de nos projets Asana. Notre objectif était d’analyser l’évolution de la charge de travail de chaque designer sur un grand nombre de projets. L’ajout d’étiquettes a permis de compléter encore davantage notre rapport : nous avons réussi à identifier des données très ciblées, par exemple la réussite ou l’échec d’une ébauche créative. Grâce à ces données, KlientBoost a pu répondre à un certain nombre de questions en suspens et adapter son processus.

Nous avons pu constater les avantages que les rapports personnalisés créés depuis l’API apportaient à nos concepteurs et avons décidé d’en établir pour tous les responsables de comptes KlientBoost. L’équipe de gestion des comptes gère nos activités d’une main de maître et fait tout pour optimiser nos publicités au paiement par clic. Sur la base des informations tirées du premier rapport de l’API créé, nous avons décidé de développer un second système de rapport plus robuste : BoostFlow (un terme qui reprend le nom de marque du processus, avec un jeu de mots autour du nom de notre société).

Développez un système avant de créer un rapport depuis l’API

La création de notre rapport BoostFlow était davantage un exercice de réflexion qu’un exercice de code. Avant de pouvoir finaliser ce rapport, nous avions besoin de concevoir un système uniforme de saisie des données sur Asana. Ce dernier nous aiderait à estimer avec précision les différents éléments de données que nous voulions intégrer à nos rapports en dehors d’Asana. Pour clarifier ce processus, nous avons eu recours à deux éléments :

  • Tout d’abord, nous avons créé des champs personnalisés dans chaque projet pour suivre les informations : par exemple, un champ pour associer la stratégie d’un responsable de compte à une valeur numérique afin de « noter » l’impact de cette stratégie. Pouvoir mesurer le niveau d’impact des différents tests publicitaires effectués sur différentes plateformes permet entre autres d’identifier les responsables de compte les plus performants sur Google, Facebook ou Bing.
  • Dans un second temps, nous avons développé un système pour nous assurer que les champs personnalisés créés soient appliqués et utilisés de manière uniforme au sein de l’équipe de gestion des comptes de KlientBoost. Pour ce faire, nous avons développé et proposé des programmes avancés de formation pour tous nos responsables de comptes. Pour ne citer qu’un exemple, chaque tâche sur Asana s’accompagne d’un score d’impact (référentiel de mesure d’impact) allant de – 3 à + 3. L’objectif de la plupart de nos formations a été de normaliser les données pour l’attribution de ces scores. Nous avons également créé un espace pour que l’équipe de gestion des comptes puisse perfectionner ses acquis et former les autres équipes.

2. Utilisez des champs personnalisés, sans en abuser

Dans notre premier rapport API, nous avions utilisé des étiquettes. Toutefois, nous nous sommes aperçus que les champs personnalisés faisaient partie intégrante du système de rapports BoostFlow que nous utilisons aujourd’hui. En effet, les champs personnalisés sont plus efficaces pour recueillir et normaliser les données.

Avec les champs personnalisés (et suite à la formation dispensée), les responsables de compte sont en mesure de standardiser les données pour tous les projets. Lorsque nous ajoutons de nouvelles informations dans notre processus de visualisation des données, nous pouvons suivre les activités de nos responsables de compte avec une grande précision (et un volume de travail manuel très limité). Nous sommes capables d’analyser les lignes de tendance pour l’ensemble de l’entreprise, mais aussi pour des équipes, plateformes ou publicités particulières, ou tout autre élément d’intérêt. Et tout cela grâce aux champs personnalisés.

Les données recueillies grâce aux champs personnalisés sont précieuses et peuvent être facilement visualisées dans les rapports. Mais veillez à toujours prendre en compte l’expérience de l’utilisateur sur Asana. Si vous créez trop de champs personnalisés, vous ne pourrez plus voir la description de votre tâche sur Asana. Misez sur la simplicité.

3. Un bon ouvrier fait toujours le meilleur usage de ses outils

Utilisez l’API pour accéder facilement à vos données Asana. Inutile de réinventer la roue : vous disposez déjà d’outils qui vous permettent d’extraire des données très simplement. Avant de vous lancer dans la rédaction du rapport, assurez-vous de bien comprendre la structure d’Asana (équipes, portefeuilles, projets, tâches, etc.), afin d’effectuer les appels d’API adéquats.

Pour notre premier rapport API, nous avons transmis des données à Amazon AWS et les avons stockées sur une feuille de calcul Google. Pour notre deuxième rapport API (BoostFlow), nous avons d’abord utilisé un outil appelé StitchData qui possède un connecteur adapté à Asana. Grâce à ce connecteur, j’ai pu me connecter à l’API Asana et envoyer les données sur BigQuery. Dans BigQuery, j’ai pu lancer la requête appropriée en SQL pour les données précises dont j’avais besoin. J’ai alors pu transmettre cette source de données à Google Data Studio pour créer nos tableaux de bord BoostFlow.

Aller de l’avant grâce à l’API Asana

À ses débuts, KlientBoost était une entreprise experte du coût par clic et de l’optimisation du taux de conversion et, en cela, BoostFlow répond à toutes les attentes. Toutefois, nous avons récemment développé nos activités pour nous lancer dans le référencement (SEO), le marketing par e-mail et la création de contenus créatifs. BoostFlow n’a jamais été conçu pour ce type de services et notre interprétation des données pour ces derniers est donc limitée. Nous réfléchissons à une nouvelle manière d’intégrer ces trois nouveaux services sur BoostFlow avec autant de pertinence que possible. Mais grâce à l’API, je suis convaincu qu’il n’y aura aucun problème.

À l’image de KlientBoost, nombreux sont ceux qui font appel à Asana pour mener leur mission à bien. Découvrez comment des équipes du monde entier utilisent Asana pour se dépasser.

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