Dicas da Asana: quatro maneiras de melhorar este ano a organização pessoal no trabalho

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Ano novo, vida nova… mas os mesmos hábitos organizacionais? Não, obrigado. 

Se as suas resoluções de ano novo incluem aumentar a organização pessoal, você não está só. De acordo com o índice Anatomia do trabalho de 2021, ser mais organizado e terminar o trabalho dentro do prazo é uma das três principais resoluções de trabalho para 2021. No entanto, embora milhões de pessoas ao redor do mundo estabeleçam resoluções de ano novo, pesquisas anteriores mostraram que menos de 8% das pessoas cumprem as suas metas. Isso se dá porque as resoluções de ano novo constituem versões ambiciosas do tipo de pessoa que queremos ser. Quando começa um novo ano, uma resolução é uma ótima forma de colocar as suas intenções positivas em prática. 

Se você decidiu colocar ordem no trabalho em 2021, trazemos boas notícias: você está prestes a entrar para a parcela dos 8% que cumprem as próprias resoluções. Experimente estas quatro maneiras de atingir metas e desenvolva as suas habilidades organizacionais neste novo ano com a ajuda da Asana.

1. Comece o dia verificando as Minhas tarefas e a Caixa de entrada

A melhor maneira de organizar o trabalho é começar o dia com uma visualização clara do que está à sua espera. Com as Minhas tarefas e a Caixa de entrada, você verá tudo o que foi atribuído a você (Minhas tarefas) e quaisquer notificações relevantes relacionadas aos trabalhos que você esteja acompanhando (Caixa de entrada).

Comece o seu dia em Minhas tarefas. Organize a sua compilação de tarefas com seções, caso ainda não tenha feito isso. Pressione Tab + N para criar uma seção a fim de organizar melhor o seu trabalho em Minhas tarefas. Organize as seções criadas por tipo de tarefa, prioridade, escopo da tarefa ou bloco de trabalho. Para obter mais inspiração, confira alguns exemplos de estratégias de como organizar as Minhas tarefas.

Em seguida, verifique se há novas notificações na sua Caixa de entrada. Esse é o centro de controle de missão para quaisquer notificações relevantes. Para usar a Caixa de entrada com mais eficácia, processe e arquive as notificações de modo a reduzir a desordem. Depois de ler uma notificação, responda a ela ou crie uma tarefa de acompanhamento para captar o trabalho a ser feito, e em seguida, é só aquivá-la. 

2. Visualize as informações essenciais do seu projeto com a Visão geral do projeto

Ao dar início a um novo projeto, às vezes pode parecer difícil entender o plano e os objetivos do projeto. As quatro visualizações principais de projeto são ótimas para gerenciar e realizar o trabalho. No entanto, também é importante ter uma base de operações para o planejamento e a organização. 

Por isso, apresentamos a Visão geral do projeto, a solução completa para a sua equipe ganhar clareza e partilhar o contexto. Com esse recurso, você pode organizar todas as importantes informações de planejamento do seu projeto, como o brief do projeto, funções dos participantes, documentos importantes, marcos essenciais e muito mais. 

Para se organizar com a ajuda da Visão geral do projeto:

1. Preencha a Visão geral de cada um dos projetos que você gerencia. 
2. Acesse-a sempre que alguém compartilhar um novo projeto com você. Ela lhe fornecerá todas as informações necessárias sobre o plano e o propósito do projeto. 
3. Verifique a Visão geral do projeto com frequência. Nessa seção, você encontra todas as atualizações de status do projeto, bem como o feed de atividades com as informações importantes. 

3. Automatize a rotina de trabalho com as Regras

Todas aquelas pequenas tarefas que exigem concentração e consomem um tempo precioso são um dos motivos por que nos sentimos tão desorganizados no trabalho. De fato, o funcionário mediano gasta 60% do seu tempo com pormenores organizacionais, e não em trabalho estratégico ou especializado. Para aumentar o nível de organização e se concentrar no trabalho que realmente importa, use as Regras e diminua parte do trabalho manual. Para criar uma regra, primeiro você precisará definir um desencadeador, que, ao ser acionado, realizará uma ação. 

Use as regras para os seguintes efeitos:

• Direcionar o trabalho ao membro da equipe certo. O seu projeto deve dispor de um campo personalizado relacionado ao trabalho da sua equipe (p. ex., crie um campo personalizado chamado “Tipo de pedido” para os diferentes trabalhos de cada membro da equipe). Em seguida, use as Regras para atribuir automaticamente a tarefa com base nesse campo personalizado (p. ex., atribuir todas as tarefas de “Ilustração” ao Davi ou todas as tarefas de “Redação” à Bianca).
• Faça a triagem de envios de tarefas por meio dos Formulários. Se você tiver definido um formulário para o seu projeto, os novos envios de formulário aparecerão como tarefas. Crie uma regra para se adicionar automaticamente (e a outros participantes importantes) como colaborador da tarefa a fim de não perder o trabalho de vista. Alternativamente, se você se comprometeu a responder a todos os envios dentro de 48 horas, atribua o envio a si mesmo(a) e defina uma data de conclusão para 2 dias após a data do recebimento.
• Adicione tarefas a outros projetos. Por exemplo, caso acompanhe todas as negociações da equipe de Vendas em um projeto principal abrangendo todo o departamento, você não precisa adicionar manualmente àquele projeto cada nova negociação registrada no projeto da sua equipe. Crie uma regra que adicione automaticamente essas tarefas ao projeto principal do departamento assim que um campo personalizado for atualizado (p. ex., com o status “Negócio fechado”) ou quando uma tarefa for transferida para dada seção dentro do seu projeto (p. ex., “Negociação em andamento”).
• Avance automaticamente as tarefas nos projetos do tipo quadro. Caso trabalhe em uma equipe de engenharia, é provável que você use a visualização em quadro para acompanhar os processos em andamento, como, por exemplo o monitoramento de bugs ou o planejamento de sprints. Um aspecto positivo das visualizações de projeto em estilo Kanban é a possibilidade de obter uma perspectiva rápida do status de cada tarefa com base na coluna onde ela aparece. Em vez de passar as tarefas de uma coluna a outra manualmente, crie uma regra para movê-las para certas colunas com base nos campos personalizados da tarefa, assim você e a sua equipe podem se concentrar no próximo sprint.

4. Obtenha uma visão panorâmica dos trabalhos usando os Portfólios

Gerenciar vários projetos de uma só vez pode parecer uma manobra de malabarismo, e isso não é nada bom. Para diminuir a confusão mental e aumentar o nível de organização no trabalho, agrupe projetos e iniciativas com os Portfólios. 

Os Portfólios são ótimos para se organizar se você:

• Gerencia uma pequena equipe, mas tem dificuldades para obter uma perspectiva organizada do trabalho dela. Mesmo que o trabalho seja captado em vários projetos, você pode usar Portfólios para visualizar tudo em um só lugar. Dessa forma, em vez de ter que se esforçar para encontrar projetos relevantes, você terá acesso ao trabalho de toda a sua equipe em uma base central. 
• Gerencia iniciativas multidisciplinares e processos complexos. Sem uma supervisão diligente e um sistema organizado de conferência do trabalho, os projetos podem facilmente sair do controle. No entanto, sabemos que é difícil lembrar-se de verificar cada projeto. Para solucionar isso, coloque todos os projetos que você supervisiona em um Portfólio, para ter uma visão panorâmica do status de cada projeto em um único lugar. Desse modo, se o status de um projeto for marcado como em risco ou em atraso, você pode investigar melhor esse trabalho e ajudar a deixar o projeto em dia com o cronograma. 
• Deseja começar uma iniciativa de gerenciamento de carga de trabalho? Esse tipo de gestão é ótimo para ajudar a sua equipe e evitar o esgotamento. De acordo com o índice Anatomia do trabalho de 2021, 71% dos trabalhadores do conhecimento relatam ter sentido esgotamento pelo menos uma vez em 2020. Com os Portfólios, você também tem acesso à Gestão de recursos, que lhe permite ver com precisão a carga de trabalho de cada um nos vários projetos que você gere e reatribuir facilmente as tarefas se a capacidade de trabalho de alguém for excedida.

Ano novo, vida nova

Comece o ano com o pé direito. Depois de 2020, todos nós precisamos disso. E lembre-se de que essas dicas não servem apenas para janeiro. Com essas quatro dicas, você poderá estabelecer ótimos hábitos de trabalho para todo o ano de 2021 e, assim, continuar levando adiante as suas metas organizacionais à medida que o novo ano se desenrola. 

Para mais dicas, confira outras Boas práticas no blog da Asana.