Keine Chance dem Burnout – Ein Leitfaden für Manager
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Hinweis der Redaktion: Dieser Artikel ist ursprünglich auf Quartz erschienen.
Extremer Stress bei der Arbeit ist wohl jedem von uns nur allzu gut bekannt. Im vergangenen Jahr traten bei 71 % der Angestellten zumindest einmal Burnout-Symptome auf. Darüber hinaus stieg die Anzahl jener Arbeitnehmer, die ihre psychische Gesundheit als schlecht oder sehr schlecht einschätzten, von 5 % auf 18 %, wobei 42 % ihr Stressniveau als hoch oder sehr hoch einstuften. Dieser erhöhte Stress und Druck sind ein klares Zeichen unserer Zeit.
Bei derselben Studie, die Teil des Berichts zur Anatomie der Arbeit 2021 von Asana war, gab mehr als die Hälfte der Teilnehmer Überlastung als zentralen Faktor für Burnout-Symptome an. Anders gesagt: Der Grund dafür ist im Büro (oder in Zoom) zu finden. Dazu kommen noch die Ereignisse des Jahres 2020 – eine globale Pandemie, eine entscheidende US-Wahl und eine weltweite Abrechnung mit systemischem Rassismus sowie die BLM-Bewegung – so gesehen ist es eigentlich ein Wunder, dass überhaupt noch jemand zur Arbeit erscheinen kann.
Überlastung wirkt sich aber nicht nur auf den einzelnen Angestellten aus: Zunehmende Erschöpfung führt zu geringerem Engagement, und dieser Leistungseinbruch ist im gesamten Unternehmen spürbar. Es gibt aber eine gute Nachricht! Führungskräfte können viele Anpassungen vornehmen, um Stress und Burnout-Symptome zu reduzieren, Klarheit und Konzentration der Angestellten zu fördern und für Resilienz im Unternehmen zu sorgen.
1. Offenheit leben
Führungskräfte müssen bei der Kommunikation proaktiv vorgehen. Dadurch schaffen sie einen offenen Dialog, bei dem sich alle Beteiligten frei über ihre Erfahrungen äußern können. Feedback-Möglichkeiten wie Einzelgespräche und Frage-und-Antwort-Runden bieten Mitarbeitern einen Raum, in dem sie wertvolle Informationen mit ihren Vorgesetzten teilen können. Mit diesen Einblicken können Führungskräfte wiederum die Unternehmenskultur gestalten und Burnout-Symptomen entgegenwirken.
Eine offene Kommunikation führt auch in anderen Bereichen zu mehr Flexibilität. Seien Sie verschiedenen Arbeitsstilen und -praktiken, wie der Pomodoro-Technik oder Fokus-Sprints gegenüber offen. Sorgen Sie dafür, dass solche Praktiken bei Ihnen Anwendung finden und integrieren Sie sie in Ihren Arbeitsalltag. Achten Sie dabei auch auf eine ausgewogene Work-Life-Balance, besonders wenn Ihre Mitarbeiter im Homeoffice arbeiten. Ermutigen Sie Ihr Team, Grenzen zu ziehen und diese zu kommunizieren. Respektieren Sie diese Grenzen und stellen Sie sicher, dass auch die anderen Teammitgliedern dies tun.
2. Klarheit schaffen
Flexibilität funktioniert nur Hand in Hand mit Klarheit. Aktuell werden wöchentlich 26 % aller Fristen verpasst und die Gründe dafür sind vor allem unrealistische Erwartungen oder unklare Prozesse. Um diese Fallstricke zu vermeiden, müssen Führungskräfte zunächst etwas Zeit in die Etablierung von genauen Anleitungen oder Richtlinien für Projekte investieren. Sie sollten auch darauf vorbereitet sein, bestimmte Rollen an Mitarbeiter zuzuweisen und mögliche Ungereimtheiten zu beseitigen. Dadurch können Teams nicht nur direkt loslegen, sondern auch ihre Produktivität aufrechterhalten und verhindern, dass Aufgaben übersehen werden.
Wenn eine Arbeit doch einmal vergessen wird – und das kann jedem einmal passieren – liegt es an der Führungskraft, einzuspringen oder zumindest darauf hinzuweisen. Damit das möglich ist, müssen Führungskräfte eng in Projekte involviert sein, ohne der Versuchung des Mikromanagements zu erliegen. Das ist ein fordernder Balanceakt, aber Ressourcen wie Work-Management-Plattformen und der offene Dialog ermöglichen es ihnen, die Arbeitsauslastung ihres Teams im Blick zu behalten und bei Bedarf einzugreifen, Einblicke zu bieten oder Vorgänge neu zu koordinieren.
3. Autonomie fördern
Führungskräfte müssen Angestellten die Kontrolle über ihre Arbeitsweise überlassen. Während der Zusammenhalt im Team zwar nach wie vor ein entscheidender Faktor bleibt, ist ein wichtiger Ansatz, den Mitarbeitern Autonomie zu gewähren. Dieser Ansatz packt die Ursachen von Burnout an der Wurzel und dient als wichtiger Teil des größeren Demand-Control-Support-Modells, das Manager sowohl auf individueller, Team- und Unternehmensebene nutzen können.
Die grundlegenden Prinzipien dieses Modells reduzieren Anforderungen an einzelne Beteiligte, ermöglichen ihnen mehr Kontrolle über ihre Aufgaben und bieten ihnen zusätzliche Unterstützung beim Erledigen Ihrer Arbeitsvorgänge. Eine Verringerung der Anforderungen könnte bedeuten, dass der Umfang bestimmter Rollen, die zu viele Verantwortlichkeiten umfassen, reduziert wird. Eine gesteigerte Kontrolle könnte flexiblere Arbeitszeiten oder gänzlich arbeitsfreie Zeiten mit sich bringen. Und zusätzliche Unterstützung bedeutet nicht nur, jemandem einmal eine Aufgabe abzunehmen: Brauchen Ihre Angestellten Hilfe bei der Bezahlung der Kinderbetreuung? Oder müssen sie einfach einmal Dampf ablassen und über Frustrationsfaktoren berichten? Anforderungen, Unterstützung oder Kontrolle: Sie können eines oder mehrere dieser Elemente implementieren und sie ganz an die Bedürfnisse Ihres Unternehmens anpassen.
Eine weitere wichtige Unterstützungsmöglichkeit können Sie anbieten, indem Sie das Konzept von Ruhephasen überdenken. Der durchschnittliche Wissensarbeiter schläft pro Nacht höchstens sieben Stunden, wacht auf und der Kreislauf beginnt von Neuem. Es liegt hier also an den Führungskräften, Erwartungen zu kommunizieren und als gutes Beispiel bei der Priorisierung von Offline-Zeiten voranzugehen. Ermutigen Sie Ihre Mitarbeiter zu komplett bildschirmfreien Phasen, legen Sie eine Mindestanzahl an Urlaubstagen fest und erinnern Sie Ihr Team daran, nach getaner Arbeit auch wirklich abzuschalten.
4. Ablenkungen minimieren
Kennen Sie das? Sie kommen nicht mit Ihrer eigentlichen Arbeit voran, weil Sie von anderen Arbeiten abgelenkt werden? Der Bericht zur Anatomie der Arbeit hat gezeigt, dass „Arbeit rund um die Arbeit“ – also die Kommunikation über Aufgaben, die Suche nach Informationen, das Wechseln zwischen Apps, die Bewältigung wechselnder Prioritäten und die Nachverfolgung des Projektstatus – bis zu 60 % des Arbeitstags eines Angestellten einnimmt. Das bedeutet, dass Mitarbeiter nicht einmal einen halben Arbeitstag mit der eigentlichen Facharbeit und Strategieplanung verbringen, für die sie angestellt wurden. Wie konnte es so weit kommen?
Überlegen Sie einmal, wie viele Apps und Plattformen Sie innerhalb eines Arbeitstages verwenden: E-Mails, Messenger-Apps, Tabellen, Kalender. Sich in diesem Dschungel zurechtzufinden und gleichzeitig den Überblick über die gespeicherten und geteilten Informationen zu behalten, fühlt sich an, wie ein nie enden wollender Dauerlauf im Hamsterrad. Mit umfassenden, intuitiven und flexiblen Tools wie Asana können Sie die Work-Management-Prozesse Ihres Teams optimieren und einen erheblichen Anteil an unnötigem Arbeitsaufwand reduzieren.
Zudem hilft das sowohl Führungskräften als auch Angestellten, den Mythos Multitasking ein für alle Mal hinter sich zu lassen. In unserer heutigen Zeit, in der wir harte Arbeit gerne romantisieren, ist das, was traditionell als Multitasking zelebriert wurde, in Wirklichkeit nur ein ineffizientes Hin und Her zwischen Aufgaben, ein Prozess, der dadurch verschlimmert wird, dass wir alle unsere Apps gleichzeitig geöffnet haben. Multitasking führt in vielen Fällen zu Doppelarbeit, verpassten Fristen und Frustration. Um dies zu verhindern, können Manager bestimmte Zeitfenster für ungestörtes Arbeiten einrichten und Meetings und andere Kommunikation rund um diese geschützten Arbeitsphasen einplanen.
5. Dem „Hochstapler-Syndrom“ entgegenwirken
Fast zwei Drittel aller befragten Teilnehmer haben das Hochstapler-Syndrom bereits selbst erlebt. Dabei handelt es sich um chronische Selbstzweifel, die bei Angestellten ganz unabhängig von ihren Erfolgen und Fähigkeiten zum Gefühl führen, sie seien ungeeignet. Wenn Ihre Mitarbeiter nicht glauben, dass sie einen positiven Beitrag zum Erfolg Ihres Unternehmens (und ihrem eigenen Erfolg) leisten können, werden sie es irgendwann auch gar nicht mehr versuchen.
Der Kampf gegen das Hochstapler-Syndrom beginnt in dem Moment, in dem ein neuer Mitarbeiter in Ihr Unternehmen kommt, und sollte auf dem Radar einer jeden Führungskraft sein, besonders jetzt in Zeiten von COVID-19: Fast 80 % aller neuen Mitarbeiter, die während der Pandemie eingestellt wurden, entwickelten das Hochstapler-Syndrom. Im Vergleich dazu stehen 57 %, die vor 2020 ihre Arbeit aufgenommen haben. Das könnte daran liegen, dass die ortsunabhängige Arbeit die Möglichkeiten, zusammenzukommen, Erfolge zu feiern und die Gemeinschaft zwischen den Kollegen zu stärken, stark limitiert hat. Es liegt in der gemeinsamen Verantwortung von Unternehmen, HR-Abteilungen, Teams und vor allem Führungskräften, neuen Mitarbeitern vom ersten Tag an das Gefühl zu geben, willkommen zu sein. Es ist eine große Motivation für neue Angestellte, wenn sie ins Team integriert werden und einen Platz bekommen, wo sie ihre Ideen verwirklichen und zeigen können, wer sie wirklich sind. All das gepaart mit neuen Herausforderungen lässt sie Bestleistungen erbringen.
Das Hochstapler-Syndrom kann aber auch Angestellte treffen, die schon länger für das Unternehmen tätig sind, insbesondere Eltern, deren Kinder zu Hause leben (67 %), weshalb diese Anstrengungen ausnahmslos und rund um die Uhr unternommen werden müssen. Zeigen Sie Ihren Mitarbeitern, wie wertvoll und wichtig sie sind, indem Sie ihre Erfolge feiern – sowohl öffentlich als auch privat. Das muss aber nicht immer eine Feier im Wortsinn sein (immerhin gelten auch noch die Social-Distancing-Regeln); eine Anerkennung der Erfolge Ihres Mitarbeiters sowohl im Einzelsetting als auch in der Gruppe gibt nicht nur dem betreffenden Teammitglied, sondern dem ganzen Team Mut und Zuversicht für die nächsten Schritte auf Ihrem Weg zum Erfolg.
Sie interessieren sich für weitere Work-Management-Analysen und Maßnahmenpläne? Dann sehen Sie sich am besten den vollständigen Bericht zur Anatomie der Arbeit 2021 an.