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Como a Statwax dimensiona suas estratégias digitais: três dicas para gerenciar campanhas de clientes melhor com a Asana

Leia este artigo em inglês, francês, alemão, espanhol ou japonês.

Nota do editor: este artigo foi escrito por Brian Walker, presidente da Statwax, e faz parte da nossa série de autores convidados.

No mundo do marketing digital, se as suas estratégias e campanhas não evoluírem e crescerem constantemente, a concorrência acabará tomando o seu lugar. Na Statwax, temos a confiança de clientes que prezam pelo dinamismo para ajustar as estratégias num instante e implementar novas táticas sempre que necessário, ajudando-os a se manter à frente da curva.

Todas as agências precisam ser capazes de executar imediatamente o que for necessário para suprir as necessidades de um cliente, mas esse tipo de agilidade não ocorre sem as ferramentas de gestão certas. Os lançamentos digitais mais recentes incluem novas criações, mudanças no orçamento, implementações de campanhas ou produtos, cópias e atualizações, e muito mais. Com o trabalho remoto agora onipresente, as novas necessidades dos clientes, muitas vezes não planejadas, tornam-se um malabarismo constante de informações, membros de equipes e datas de conclusão.

Para nós, é aí que a Asana se torna essencial para as operações da nossa agência. Com suas ferramentas de gestão de projetos e fluxos de trabalho, todas na mesma plataforma, uma agência pode se organizar para receber novas solicitações de clientes de forma completamente integrada, sabendo que todas as informações principais serão reunidas, atribuídas e processadas de acordo com a necessidade. 

Estas são as boas práticas que a equipe da Statwax segue para gerenciar e executar as campanhas de marketing dos seus clientes na Asana. 

1. Crie um método padrão para obter informações dos seus clientes

O principal problema que muitas vezes impede uma agência de ajudar os seus clientes a dimensionar esforços é a forma como as informações são transmitidas. Nem mesmo a melhor gestão de projetos poderá solucionar isso se a falta de informações exigir que as equipes consultem o cliente constantemente para esclarecer dúvidas ou fazer perguntas de continuação. Trabalhando dessa forma, elas perdem um tempo valioso e aumentam o risco de que os detalhes passem despercebidos.

Caso tenha clientes que fazem solicitações constantes a equipes ou departamentos diferentes, os Formulários serão uma ótima ajuda. Eles podem incluir os campos personalizados usados nos seus projetos da Asana, e dessa forma coletam informações e automaticamente as relacionam a partes específicas de uma nova tarefa. 

Primeiro, consulte os seus clientes e equipes internas para identificar que informações são necessárias antes de iniciar um projeto. Pode ser o orçamento, as metas ou mesmo arquivos específicos exigidos pelo fluxo de trabalho. Ao testar esses novos processos, pode ser que você descubra novas áreas que queira organizar de antemão por meio de novos campos. Comece por um formulário sucinto e aumente-o, deixando-o mais preciso, à medida que for descobrindo essas necessidades.

A Asana permite-lhe criar formulários rapidamente com a marca da sua agência e as perguntas específicas determinadas pelas necessidades da sua equipe. Aqui está um exemplo do nosso formulário de recebimento de informação:

Também é possível incluir áreas para que os clientes transfiram ativos, como criações acabadas ou material interno necessário para a solicitação:

2. Agilize o fluxo de trabalho entre os seus clientes e equipes

Os clientes podem salvar o endereço do formulário para que sempre tenham um atalho direto para o fluxo de trabalho da sua equipe, caso precisem fazer alguma solicitação esporádica. Isso elimina a necessidade de comunicar-se por meio de outro sistema e transferir posteriormente essas necessidades para a Asana.

Quando um cliente envia um formulário, as suas equipes internas podem então fazer uso da gestão de tarefas e da funcionalidade de fluxos de trabalho da Asana. Cada formulário é associado a um projeto da Asana, ou seja, os formulários recebidos geram e preenchem novas tarefas automaticamente.

Configure campos no seu formulário para que desencadeiem automatizações, como atribuir a nova tarefa a uma pessoa específica com base nas escolhas do cliente (como o tipo de solicitação, o tamanho do projeto, etc.) e definir datas de conclusão de acordo com as necessidades reconhecidas durante o processo de recebimento.

Quando a equipe da agência atualiza as etapas e marcos dentro da tarefa, automatizações adicionais podem ser acionadas para manter todos os participantes informados. Por exemplo, um novo formulário recebido é atribuído a um membro da equipe para que entre em contato com o cliente e o informe dos próximos passos. Mudar a etapa da tarefa para “Aprovação necessária” alerta o cliente para que revise e aprove os ativos anexados à tarefa. A Statwax também usa essas automatizações para desencadear o faturamento com base em informações de orçamento fornecidas pelo cliente no início do processo.

3. Integre a Asana com as outras ferramentas que já utiliza

A Asana fica ainda mais versátil com as integrações fáceis a outras plataformas e serviços comumente utilizados. Por exemplo, caso a sua agência utilize o Slack, é possível integrar um projeto a um canal exclusivo do Slack. Com algumas regras rápidas, novas solicitações de clientes podem alertar automaticamente toda a equipe no Slack. Essa seria uma notificação adicional sobre uma tarefa pendente junto com as principais informações e formas rápidas de visualizá-la ou alterar o estado.

Lidar com novas ideias e solicitações de clientes faz parte da rotina de trabalho divertida de uma agência publicitária. Porém, não precisa haver uma eterna batalha entre coletar as informações certas, organizar os detalhes e lembrar-se de tudo. Graças às automatizações e ferramentas de fluxo de trabalho da Asana, a Statwax conseguiu implementar centenas de requisitos de campanha pontuais para clientes diferentes de forma muito mais eficiente e rápida. 

Clientes que utilizam a Asana para alcançar a sua missão, como a Statwax, são uma fonte de inspiração para nós. Veja o que equipes do mundo todo estão fazendo com a Asana.

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