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Verteilte Teams managen: Führung mit kulturellem Verständnis

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Der Wandel zum ortsunabhängigen Arbeiten zu Beginn der Pandemie kam für die meisten von uns überraschend. Über ein Jahr ist seither vergangen und die Rückkehr ins Büro ist für viele endlich in Sichtweite. Wir wissen aber, das es nicht reicht, einfach die Türen wieder aufzusperren. (Und es sind viele Türen.) Mit Büros in neun Ländern wird das globale Asana-Team auch weiterhin verteilt sein, selbst wenn wir zur persönlichen Zusammenarbeit im Büro zurückkehren.

Ortsungebundenes und hybrides Arbeiten sind zwar keine neuen Konzepte, aber es kann sein, dass sie für manche Führungskräfte in Unternehmen neu sind. Diese machen sich jetzt Gedanken darüber, wie Teamwork und Zusammenarbeit nach der Pandemie aussehen können. Für manche kann es bedeuten, dass sie zu dem Modell zurückkehren, das für sie vor der Pandemie funktioniert hat. Anderen bietet die aktuelle Situation die Möglichkeit, zum ersten Mal ein weltweit verteiltes Team auf die Beine zu stellen. 

Aus diesem Grund haben wir uns vor kurzem mit zwei Führungskräften bei Asana zusammengesetzt, um über ihre Erfahrungen und bewährte Methoden bei der Führung verteilter Teams zu sprechen. Jessica Gilmartin ist Leiterin des Revenue-Marketing-Teams bei Asana und ihre Teammitglieder arbeiten in den USA, Asien, Europa und Australien. Joshua Zerkel, Certified Professional Organizer, leitet das Global-Engagement-Marketing-Team bei Asana und hat 14 Mitarbeiter auf fünf verschiedenen Kontinenten. 

Das Besondere an der Arbeit mit einem weltweit verteilten Team sind die vielen unterschiedlichen Sichtweisen, die die Teamkollegen einbringen. Dabei ist es wichtig, immer zu berücksichtigen, dass jeder anders kommuniziert. Wie können Sie als Manager eines verteilten Teams die Kommunikationsbarriere zwischen Kulturen überbrücken, um eine reibungslose Koordination sicherzustellen? Jessica und Joshua erzählen uns heute, wie sie ihre Teams mit kulturellem Verständnis führen und verraten uns ihre bewährten Methoden. 

Beginnen Sie bei sich selbst

Das Wichtigste ist, dass man zunächst ein persönliches Verständnis für die Kulturen und Kommunikationsstile der Länder entwickelt, wo die Mitarbeiter arbeiten. Ich kann mit 100 %-iger Sicherheit sagen, dass die meisten Orte und die meisten Menschen nicht so funktionieren, wie die Leute in San Francisco. Auch wenn ich an die Art und Weise, wie wir in San Francisco kommunizieren, gewöhnt bin, ist es wichtig, daran zu denken, dass nicht alle meine Teamkollegen damit vertraut sind. 

Das lernt man mit der Zeit, aber es beginnt mit Bildung. Falls Sie das noch nicht bereits machen, lesen Sie Zeitungen der Länder, wo sich Ihre Teamkollegen befinden. Wenn Sie die wichtigsten Ereignisse in ihrer Umgebung verfolgen, können Sie besser einschätzen, welche Auswirkungen sie unter Umständen auf Ihre Mitarbeiter haben. Sie müssen nicht gleich ein Kulturexperte werden oder über jede Kleinigkeit Bescheid wissen, aber ein kultureller Kontext, der über Ihre Stadt oder Ihr Land hinausgeht, zeigt Ihr aktives Interesse an den Regionen, in denen die einzelnen Teammitglieder leben. – Joshua Zerkel

Denken Sie an Zeitzonen und unterschiedliche Feiertage

Nicht jedes Land hat die gleichen Feiertage und Feierlichkeiten. Am einfachsten ist es, wenn Sie globale Feiertage in Ihren Kalender eintragen. Sie möchten in jedem Fall verhindern, ein Meeting versehentlich an einem für einen Kollegen wichtigen Feiertag einzuplanen. Das gilt auch für unterschiedliche Zeitzonen. Teammitglieder in Asien und Australien sind uns in San Francisco zum Beispiel einen Tag voraus; wenn Sie also ein Meeting an einem Freitag in pazifischer Ortszeit ansetzen, findet es für manche Ihrer Kollegen am Samstag statt. – Jessica Gilmartin

Fassen Sie sich bei der schriftlichen Kommunikation kurz

Schriftliche Kommunikation hat in verteilten Teams einen wichtigen Stellenwert, aber erinnern Sie sich unbedingt daran, dass die Sprache, die Sie bei der Arbeit verwenden, für manche Teammitglieder vielleicht nicht ihre Muttersprache ist. Bei Asana verwenden wir für die Arbeit vor allem schriftliche Kommunikation in Englisch. Aber für manche Teammitglieder, die eine andere Muttersprache haben, kann das Lesen langer Aufgabenbeschreibungen und Kommentare sehr viel Zeit in Anspruch nehmen. Eine klare Kommunikation ist bei der Arbeit mit verteilten Teams das A und O, aber versuchen Sie dabei immer, sich so kurz und präzise wie möglich zu fassen.

Kurze, klare Nachrichten haben einen weiteren Vorteil: Außerhalb der USA ist die Kommunikation oft konservativer, nicht so locker wie bei uns. Besonders Teamkollegen, die Sie nicht so gut kennen, könnten kollegiale Chat-Nachrichten als zu lässig empfinden und sich unwohl damit fühlen. – Joshua Zerkel

Stellen Sie eine Meeting-Tagesordnung zur Verfügung und erfassen Sie Aktionspunkte

Die kulturellen Unterschiede, die Jessica angesprochen hat, zeigen sich auch in Meetings. Teamkollegen mit bestimmten kulturellen Hintergründen könnten eher Hemmungen haben, sich zu äußern, besonders bei virtuellen Meetings. Als Führungskraft können Sie Menschen unterstützen, das Wort zu ergreifen, indem Sie ihnen aktiv eine Möglichkeit dazu geben. Ich versuche immer, Sie direkt einzuladen, etwas beizutragen, z. B. mit einem einfach „Josh, möchtest du noch etwas hinzufügen?“

Eine weitere gute Möglichkeit, die Beteiligung von Teammitgliedern an einer Besprechungen zu fördern, ist es, die Tagesordnung schon vorab an alle Teilnehmer zu schicken. Lassen Sie in der Tagesordnung Platz für Notizen und Aktionspunkte. So kann sich jeder auf die Inhalte des Meetings einstellen und weiß, was danach zu tun ist. – Joshua Zerkel

Berücksichtigen Sie kulturelle Normen, wenn Sie Feedback geben

In jeder Kultur herrschen eigene Kommunikationsnormen. Im deutschsprachigen Raum ist man beispielsweise direkter als in den USA. Ich habe festgestellt, dass meine Teammitglieder in Deutschland ein direktes Feedback und klare, ehrliche Kommunikation bevorzugen. In Japan hingegen sind meine Teamkollegen eher zurückhaltend, wenn es darum geht, Feedback zu geben oder um Hilfe zu bitten. Das sind schlichtweg zwei Verhaltensweisen, die nicht der kulturellen Norm in Japan entsprechen. 

Bei der Kommunikation gibt es kein richtig oder falsch. Ihr Job als Manager eines verteilten Teams ist es nicht, standardisierte Kommunikationsnormen in Ihrem Team zu etablieren. Legen Sie stattdessen Wert darauf, die kulturellen Normen und Vorlieben der einzelnen Teammitglieder zu verstehen, damit Sie besser vorbereitet sind und Ihrer Rolle als Führungskraft gut nachkommen können. – Jessica Gilmartin 

Suchen Sie nach weiteren Tipps und Best Practices? Lesen Sie mehr in unserer Artikelreihe zur Verwaltung ortsunabhängiger Teams

Special thanks to Jessica Gilmartin and Joshua Zerkel

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