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Cómo volver a la oficina y resurgir con Asana en un mundo de trabajo distribuido

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Después de más de un año de atravesar la pandemia sin un horizonte certero, finalmente se avista un probable retorno a la colaboración presencial y a la reunión (y los abrazos) de los miembros de los equipos. Muchas organizaciones, incluida la nuestra, están pensando si deberían reabrir sus oficinas y cómo deberían hacerlo para reunir a los equipos nuevamente. 

Sabemos que el futuro del trabajo se ha acelerado y que la forma en que trabajamos es más global y tiene más conexiones que nunca antes. A medida que los equipos se reúnan de nuevo, habrá una variedad más amplia de ambientes laborales de la que hemos visto hasta ahora. Algunos trabajarán solamente de forma remota, otros solo desde la oficina y muchos más alternarán entre ambas opciones. 

No importa cómo, la conexión es más importante que nunca. Los equipos prosperan cuando pueden trabajar juntos sin esfuerzo. 

En Asana, hemos notado que las experiencias diarias, la comunicación frente a frente y las oportunidades para descubrirse y cocrear de manera espontánea, son las que estimulan la colaboración. Dado que somos una empresa que se encuentra distribuida en todo el mundo y en pleno crecimiento, hemos respaldado con total naturalidad los ambientes laborales con equipos híbridos y la flexibilidad sin dejar de centrarnos en el trabajo en la oficina. Después de pasar más de un año distanciados físicamente, estamos planeando preparar a nuestros equipos del mundo entero para volver con seguridad y a consciencia a la colaboración presencial y, en San Francisco, volver a nuestra nueva casa central de 633 Folsom Street.

A pesar de que nuestro cambio al trabajo remoto fue repentino, sabemos que volver a recibir a nuestros equipos en la oficina no es tan simple, no se trata solo de abrir las puertas y entrar. Desde la última vez que estuvimos juntos hemos contratado e incorporado de forma virtual a más de 500 Asanas nuevos del mundo entero que no han pisado nunca una oficina de Asana. Mientras planificamos el retorno a la colaboración presencial, invertimos en lo que será reunir a los equipos mediante una reincorporación responsable, con liderazgo consciente y donde se favorezcan la pertenencia y la inclusión; siempre basándonos en cómo usamos Asana nosotros mismos.

Representación artística de nuestra nueva casa central global en 633 Folsom.

Elaboración de un retorno híbrido centrado en el trabajo en la oficina

En Asana creemos que no hay nada como la conexión y la fluidez que sentimos en los equipos cuando cocreamos en un mismo espacio todos juntos. Como empresa, nos centramos en crear experiencias dinámicas de trabajo en la oficina, en las que los equipos puedan prosperar, lograr sus mejores trabajos, ser escuchados y recibir el apoyo necesario para tomar decisiones. 

Al considerar la implementación de nuestro modelo híbrido, no queríamos dejar de invertir en nuestra cultura basada en objetivos claros que se centra en la colaboración, la inclusión y el crecimiento personal y profesional. Nos comprometemos con apoyar a nuestros empleados en todas las etapas del desarrollo de sus carreras. Y entendemos que tal nivel de orientación evoluciona mejor, principalmente, cuando se produce frente a frente. 

Significa que los y las Asanas y quienes ocupen nuestros 150 puestos vacantes estarán ubicados, principalmente, en nuestras 11 oficinas de diferentes lugares del mundo, con horarios flexibles para que cada empleado pueda optimizar cuándo y cómo trabaja mejor. Desde el inicio de la empresa, nos basamos en la confianza en nuestros empleados y no planteamos horarios fijos ni maneras únicas de hacer las cosas. Eso no cambiará. 

A medida que reunamos a nuestros equipos nuevamente, incorporaremos flexibilidad extra que aportará elementos híbridos a nuestra cultura centrada en el trabajo en la oficina. Nuestra prolongada experiencia con la política de los miércoles sin reuniones evolucionará e incluirá la opción de “los miércoles se trabaja desde casa”. Gracias a este cambio, los/las Asanas pueden sincronizar la colaboración presencial y el tiempo necesario para centrarse en los avances individuales, ya sea desde casa o en la oficina, lo que potencia el valor que obtenemos de ambas opciones.

Cómo imaginamos que será una semana típica en Asana cuando nos reunamos con nuestros compañeros de equipo.

Esta flexibilidad también permite a los/las Asanas aprovechar el tiempo perdido en los traslados entre la oficina y la casa, o les brinda la posibilidad de tomar descansos para dedicar tiempo a la familia. Dos puntos muy positivos que podemos rescatar de nuestro aprendizaje sobre la vida en pandemia. Así, cuando nos encontremos en persona, disfrutaremos de las oficinas que hemos diseñado para propiciar las oportunidades de conectarnos y de cocrear en espacios comunes inclusivos.

Nos entusiasma, particularmente, trabajar en nuestra nueva sede en el centro de San Francisco. Se aloja en un edificio de 12 pisos con certificación LEED Gold (Liderazgo en Energía y Diseño Ambiental), que cuenta con espacios comunes, una zona con cocina y comedor comercial completamente nueva y bella, áreas exclusivas para bienestar que fomentan la consciencia plena y las pausas, y una terraza con jardín para generar encuentros al aire libre. No vemos la hora de invitar a nuestros clientes, socios y a la comunidad a visitar el nuevo edificio y centro de reuniones ejecutivas con la intención de inspirar una mayor colaboración e innovación en los equipos. 

Representación artística de nuestra nueva casa central global en 633 Folsom.

Mejoramos la colaboración en los equipos distribuidos por todo el mundo

En 2020, el agotamiento y el aumento del síndrome del impostor se transformaron en una cruda realidad para los trabajadores. Si bien Asana no es inmune a estos desafíos, hemos podido abordarlos con proactividad para cumplir con nuestra misión y nuestro compromiso con la inclusión y la pertenencia. También hemos invertido mucho en el fortalecimiento de los vínculos de la comunidad, a fin de que los empleados se sientan conectados entre sí

Como empresa centrada en garantizar que los equipos de todo el mundo puedan trabajar juntos con menos esfuerzo, nuestro producto fue esencial no solo para ayudarnos a lograr una transición rápida y sin fisuras al trabajo remoto, sino, además, para persistir como empresa. 

Con Asana, eliminamos los “pormenores del trabajo”, tareas como buscar información, perseguir actualizaciones de estado y asistir a reuniones innecesarias. Nuestro producto nos aporta claridad acerca de quién hace qué y para cuándo. También nos permite ver cómo se conecta nuestro trabajo diario con los objetivos más amplios, para poder centrarnos en aquellos trabajos que tienen mayor impacto. 

No podemos ni imaginar la planificación de un regreso global a nuestras oficinas sin Asana como cimiento. Organizar el trabajo en Asana nos ofrece la posibilidad de ser flexibles y, a la vez, mantener informadas a las personas correctas. Todo con un esfuerzo mínimo. Sirve como una fuente de referencias plenamente conectada, esencial para que podamos centrarnos en nuestra misión.

Gestionamos nuestra lista de tareas para el retorno a la oficina directamente en Asana.

La buena gestión del trabajo es fundamental para que los espacios de trabajo prosperen. No importa dónde trabaje cada equipo ni qué herramientas use, debe haber siempre claridad y conexión. Creemos que Asana puede ser una herramienta esencial para apuntalar el trabajo clave de las empresas. 

Elaboración de un retorno consciente a la colaboración presencial

Orientaremos a los equipos en su retorno a la oficina de modo que tengan oportunidad de reaclimatarse al mundo pospandémico y de adoptar formas para evitar el cansancio y el agotamiento. Si bien no hubo, en su momento, un manual para cambiar de la noche a la mañana al trabajo completamente remoto, ahora sí sabemos que tenemos la oportunidad de elaborar una transición consciente para reunirnos en persona nuevamente. Mientras la teoría se vuelve realidad, queremos mantenernos abiertos, curiosos y siempre fieles a nuestros valores en la elaboración del retorno junto a los equipos durante todo el proceso.

Tomaremos un enfoque basado en fases, el retorno será gradual hasta que se regrese por completo a las oficinas. En el caso de las oficinas más grandes, comenzaremos con grupos de empleados cuyos comentarios y opiniones nos permitirán adaptar nuestros procesos para prepararnos para el regreso de grupos más grandes y, en última instancia, del equipo completo. En cuanto a nuestras oficinas más pequeñas, los equipos enteros podrán volver con la flexibilidad suficiente como para adaptarse rápido a cómo vayan evolucionando las circunstancias. En los equipos y oficinas usaremos algunas encuestas breves y otras más completas para brindar un total apoyo a los empleados y asegurarnos de que su experiencia esté alineada con los valores de la empresa.

A través de las capacitaciones, los recursos y los programas, ofreceremos un sistema integral de asistencia para los empleados, que se les brindará a medida que se aclimaten a las rutinas y cronogramas nuevos. Lanzaremos un programa de asesoramiento para gerentes sobre cómo reconstruir los rituales de los equipos de manera presencial y no a través de las pantallas. Al igual que con la transición al trabajo remoto (la que implicó mucho más que solo pasar de la presencialidad a la virtualidad), hoy tomaremos el mismo enfoque consciente con respecto al retorno de nuestros equipos. 

Creemos en que se puede lograr trabajos excelentes y, a la vez, vivir bien. Al principio de la pandemia nuestro equipo directivo reforzó uno de nuestros principios fundamentales: “Cuidémonos y cuidemos a nuestros clientes”. Nuestra comunidad global ha sido resiliente y, a pesar de que no tuvimos otra opción más que la de trabajar separados, la experiencia nos ha acercado más que nunca

Durante mucho tiempo hemos tratado a la cultura de la empresa como un producto, aplicábamos los mismos principios de diseño tanto a la cultura como al desarrollo de Asana. En aras de ser fieles a nuestros valores, de no hacer falsas promesas, creemos que hemos encontrado una manera de lograr una cultura excepcional centrada en el trabajo en la oficina que adopta, a la vez, los mejores elementos de los modelos híbridos para garantizar que todos los miembros del equipo, en todo el mundo, puedan trabajar juntos sin mayor esfuerzo, independientemente de dónde se encuentren.

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