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Gestion d’équipes décentralisées : gérer son temps et son énergie en tant que responsable à un niveau international

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En tant que responsable marketing de l’engagement international chez Asana, j’ai le plaisir et le privilège de diriger une équipe de quatorze spécialistes marketing dédiés, répartis dans cinq pays. Une grande partie de mon rôle consiste à développer Asana Together, notre communauté internationale de professionnels passionnés de gestion de projet, de productivité et de collaboration. 

Afin de renforcer l’engagement au niveau local avec les membres d’Asana Together du monde entier, mon équipe se compose notamment d’administrateurs basés en Irlande, au Royaume-Uni, au Japon, en Australie et aux États-Unis. Avec une équipe répartie aux quatre coins du monde, je dois souvent jongler entre les fuseaux horaires, assister à des réunions Zoom, mener notre stratégie marketing d’engagement et essayer d’accomplir mes propres tâches. Je n’échangerais cela pour rien au monde, mais ce niveau de coordination d’équipe à l’échelle international s’accompagne d’un ensemble de défis spécifiques. 

À l’heure où les entreprises réfléchissent à la meilleure façon de rassembler leurs équipes, je souhaite faire partager mon expérience et les enseignements que j’ai pu tirer en tant que responsable d’une équipe décentralisée. L’une des « techniques » les plus efficaces est d’avoir conscience de la manière dont vous vous gérez vous-même, de la planification de votre emploi du temps quotidien à votre stratégie pour les réunions d’équipe. Voici mes cinq conseils pour gérer son temps et son énergie en tant que responsable à un niveau international.

1. Dépensez votre énergie de façon réfléchie

Si vous gérez une équipe internationale, vous pouvez être tenté d’assister à toutes les réunions, sur tous les fuseaux horaires dont dépendent les membres de votre équipe. C’est typiquement la recette du burnout, et vous sombrerez inévitablement si vous essayer d’assister à toutes les réunions aux horaires qui conviennent à votre équipe internationale. 

Essayez d’assister uniquement aux réunions importantes et acceptez de déléguer certaines responsabilités à des collègues locaux auxquels vous faites confiance pour réaliser le travail. Par exemple, j’encourage mes collègues de chaque région du monde à suivre leurs propres stratégies de développement de la communauté. Je participe généralement à quelques réunions de lancement pour aider à élaborer la stratégie et apporter ma contribution car, à ce stade du projet, il est important de pouvoir poser des questions et d’y répondre en direct. Après le lancement du projet, je fais le point sur l’avancement des travaux en différé avec mon équipe sur Asana. Bien sûr, si l’un d’entre nous a besoin d’échanger en direct, nous pouvons nous arranger pour faire un point rapide. 

En assistant en priorité aux réunions où votre participation est indispensable, vous pourrez concentrer votre énergie sur les défis et opportunités dans lesquels vous avez un plus grand rôle à jouer. En prime, vous montrerez à votre équipe que vous lui faites confiance pour accomplir le travail sans intervenir sur chaque petit détail. 

2. Décalez vos horaires de travail

Si les membres de votre équipe travaillent dans différentes zones géographiques, il est tout à fait possible de décaler vos horaires de travail. Par exemple, si vous êtes basé à San Francisco (comme moi), vous pouvez alterner des journées de travail de 7 heures à 16 heures, qui vous permettent de travailler avec les membres de l’équipe situés en Europe, avec des journées de travail de 10 heures à 19 heures, qui conviendront mieux aux membres de l’équipe qui se trouvent en Asie-Pacifique. 

Intégrez ces décalages à votre planning, communiquez-les à votre équipe et notez-les dans votre calendrier, sans oublier toutes les autres heures sur lesquelles il conviendra de ne rien planifier. N’essayez pas de faire des journées de 12 ou 14 heures, je parle en connaissance de cause. Ce n’est pas plaisant, et si vous n’accordez pas la priorité au repos, vous ne pourrez pas donner le meilleur de vous-même à votre équipe. 

3. Maîtrisez les fuseaux horaires de votre équipe

Lorsque vous planifiez des réunions d’équipe, soyez particulièrement attentif aux décalages horaires. Si votre équipe s’étend de l’Amérique du Nord à l’Asie-Pacifique en passant par l’Europe, aucune heure ne pourra malheureusement convenir à tout le monde pour une réunion en direct. J’ai également appris à mes dépens que beaucoup de pays (et même certains États des États-Unis !) ne changeaient pas d’heure pour passer à l’heure d’été, ce qui peut rendre la planification encore plus difficile. Soyez-en conscient lorsque vous planifiez des réunions et ajoutez World Time Buddy à vos favoris. Je l’utilise pour planifier les réunions de mon équipe.  

En général, pour planifier les réunions d’équipe, j’adopte une approche qui consiste à « partager les frais ». J’essaie d’éviter que les réunions aient lieu trop tôt ou trop tard pour qui que ce soit (y compris moi-même), mais souvent cela signifie que nos heures de réunion ne sont optimales pour personne. Au final, nos réunions ont lieu généralement un peu tôt pour San Francisco et un peu tard pour l’Europe, ou un peu tard pour San Francisco et un peu tôt pour l’Asie et le Japon. C’est la vie d’une équipe internationale ! 

Le rythme régulier des réunions de notre équipe inclut nos réunions debout tous les lundis, où nous passons en revue les tâches de chaque membre de l’équipe pour le reste de la semaine, une séance pratique de présentation tous les mercredis et une réunion de sous-équipe toutes les deux semaines pour les groupes Communauté et Cycle de vie de l’équipe marketing chargée de l’engagement. J’ai également des entretiens individuels chaque semaine avec mes subordonnés directs. Afin que toutes ces réunions optimisent le temps de chacun, nous devons tous contribuer à l’ordre du jour de chaque réunion.

4. Trouvez des moyens de favoriser la communication en direct 

Rappelez-vous que tout n’a pas besoin d’être réalisé en direct : les réunions de communication d’informations peuvent être enregistrées et partagées, et réservez le jonglage entre les agendas pour les réunions où une interaction en direct est vraiment nécessaire. 

Par exemple, l’équipe marketing d’Asana enregistre les réunions générales de notre service afin que nos collègues à distance puissent les visionner pendant leurs heures de travail. Au sein de l’équipe marketing chargée de l’engagement, nous avons une réunion d’équipe en direct tous les lundis, et nous alternons toutes les deux semaines entre des horaires adaptés à la région EMEA (9 heures, HNP) et des horaires adaptés à la région APAC (16 heures, HNP). 

Les équipes qui ne peuvent pas nous rejoindre enregistrent une vidéo pour présenter leurs priorités de la semaine, que tout le monde regarde ensemble lors de la réunion en direct. Même si nous ne pouvons pas tous nous réunir en même temps, cela nous permet tout de même de communiquer en direct avec toute l’équipe. Le fait de travailler à distance depuis plus d’un an et d’avoir une équipe aussi décentralisée a révélé l’importance d’une communication en direct régulière pour tisser des liens et établir des relations. 

5. Acceptez la dimension internationale de votre mission

Si vous gérez une équipe internationale, vous devrez certainement, de temps à autre, participer à une réunion qui a lieu très tôt ou très tard dans votre journée. Cela fait aussi partie du travail. Je ne m’en plains jamais auprès de mon équipe, et je répète que cela va de pair avec la gestion de projet à un niveau international. Ce désagrément occasionnel en vaut la peine. Vous découvrirez d’autres cultures, développerez vos capacités de communication interculturelle et aurez le sentiment de faire partie d’un monde plus vaste que celui qui se trouve derrière votre fenêtre. 

Vous souhaitez découvrir plus de conseils et bonnes pratiques dédiés au travail d’équipe hybride dans un environnement décentralisé ? Parcourez notre série d’articles sur la Gestion d’équipes décentralisées

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