Gestão de equipes descentralizadas: três dicas para a prática de comunicações inclusivas

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Uma das características de que eu mais gosto no meu trabalho é a grande diversidade da minha equipe. Como chefe de Marketing de receita na Asana, trabalho com pessoas distribuídas pelo mundo todo e em diferentes fusos horários. Mesmo quando todos voltarem a trabalhar fisicamente no escritório, eu ainda terei uma equipe descentralizada, com membros nos EUA, Ásia, Europa e Austrália.

Considerando a composição da minha equipe, tive muita experiência na gestão de equipes descentralizadas antes mesmo de o mundo passar subitamente para o trabalho remoto. Por conta da minha experiência, muitas pessoas me procuram para buscar orientações sobre como navegar pela realidade atual, já que neste momento todos estão trabalhando à distância. 

Um tópico que surge com frequência é a comunicação. Quando trabalhamos com uma equipe distribuída por todo o mundo, como é que podemos nos assegurar de que haja uma comunicação ininterrupta entre todos os membros, onde quer que estejam trabalhando? (Todos já vimos que isso é mais fácil na teoria do que na prática). Então, de que maneira eu me certifico de que todas as pessoas da minha equipe se sintam incluídas e recebam as mesmas informações? Aqui vão três dicas que eu sigo enquanto líder de uma equipe descentralizada: 

1. Acostume-se com a comunicação por escrito

Um dos maiores desafios das equipes remotas ou descentralizadas é o fato de que trocam informações de maneira assíncrona. As pessoas que trabalham nos escritórios-satélite (ou fora do local onde fica a maior parte das pessoas) precisam ter acesso ao que acontece nos demais escritórios, especialmente na sede. Se as pessoas não sabem o que se passa nos outros escritórios, elas se sentem excluídas e apresentam dificuldade de se envolver com a equipe. 

Para solucionar essa assincronicidade, estabeleça padrões claros sobre como as comunicações escritas devem ocorrer e adote uma postura cautelosa quanto ao conteúdo e ao momento em que você se comunica com a sua equipe. Evite reuniões em cima da hora ou conversas desorganizadas com somente uma parte da equipe. Em caso de decisões ou informações excepcionais, lembre-se de documentar e comunicar essas informações a todos os membros da equipe que não trabalham no mesmo escritório que você. Além de estabelecer práticas de comunicações inclusivas para si, enquanto líder, certifique-se de que toda a sua equipe siga o exemplo, formalizando as conversas por escrito e compartilhando-as com todos os membros relevantes da equipe, independentemente de onde trabalhem.

2. Envie atualizações semanais a toda a equipe

Mesmo que você seja muito eficiente no envio de comunicações por escrito a todos que precisam ser incluídos em uma determinada tarefa ou conversa, ainda assim será importante enviar atualizações semanais para toda a equipe. Isso garante que nenhuma informação (nem ninguém) se perca pelo caminho. 

Na minha atualização semanal à equipe de Marketing regional, eu geralmente compartilho:

• Os tópicos em que tenho trabalhado durante a semana (inclusive as dificuldades enfrentadas).
• Informações que recebo da equipe de Vendas, que é a nossa principal parceira.
• Informações relevantes obtidas em conversas com líderes de marketing e de negócios.
• Principais aprendizados e resultados positivos de outros membros da equipe.
• Lembretes sobre os valores e a cultura da nossa equipe.

A minha atualização semanal pode não ser sempre cheia de grandes novidades, mas ela me assegura de que todos os membros da minha equipe estejam partindo da mesma base de informações para desempenharem um bom trabalho. As atualizações geralmente promovem mais oportunidades de diálogo dentro da equipe, o que é algo que eu adoro!

3. Faça menos reuniões de equipe

Devido ao desafio de se trabalhar com pessoas em diferentes fusos horários, inerente à realidade das equipes descentralizadas, eu geralmente marco menos reuniões (o que respalda ainda mais a importância de realizarmos comunicações frequentes e consistentes por escrito). Contudo, mesmo que todas as comunicações sejam registradas por escrito e transmitidas de forma assíncrona, as reuniões não deixam de ser importantes. Elas são uma boa maneira de estabelecer (e manter) a cultura de equipe — e, a bem da verdade, algumas conversas são mesmo mais fáceis de se conduzir ao vivo. Duas reuniões fundamentais que realizo com a minha equipe são: 

• Reuniões quinzenais com os líderes da minha equipe. Por conta das diferenças de fuso horário, essas reuniões a cada duas semanas acabam sendo realizadas em horários muito desconfortáveis para, pelo menos, dois dos meus líderes. Porém, não há muito o que fazer quanto a isso: se a sua equipe está em fusos horários incompatíveis, adote uma conduta respeitosa e reconheça que alguns membros precisarão acordar cedo demais ou trabalhar até muito tarde para participar dessas reuniões. Então, faça com que elas sejam o mais breves e eficientes possível, conduzindo-as a partir de uma pauta clara.
• Reuniões mensais com toda a equipe. No caso dessas reuniões, eu busco fazer uma rotatividade nos horários em que serão realizadas, para que fiquem bons tanto para a região da Europa/Oriente Médio/África quanto para a da Ásia-Pacífico, intercaladamente. Além disso, eu também gravo essas reuniões em vídeo, de modo que quem não puder participar ao vivo, consiga assisti-las depois, quando possível. Essas reuniões são uma mistura de trabalho e interação entre os membros da equipe. A cada mês, eu escolho uma pessoa para fazer uma apresentação de si mesma durante cinco minutos no formato PechaKucha — esse é um jeito divertido de conhecer as pessoas, mesmo quando não trabalhamos diretamente com elas. Depois, peço que uma ou duas pessoas falem sobre um projeto recente. Por fim, faço o encerramento com uma conversa sobre a minha visão da equipe, da nossa cultura, dos nossos valores e do que está dando certo.

Conheça o impacto da sua equipe

Embora a ocorrência de mal-entendidos e falhas na comunicação seja inevitável em uma equipe descentralizada (isso é algo que aconteceria até mesmo se todos trabalhassem na mesma sala diariamente), eu sinto que essas dicas fazem uma diferença enorme.

Grande parte do meu trabalho está em me certificar de que as pessoas se sintam confortáveis e ouvidas, além de criar um espírito de equipe entre o grupo. Se eu conseguir realizar isso com sucesso, então quaisquer possíveis mal-entendidos que aconteçam poderão ser solucionados com rapidez e, sobretudo, ninguém se sentirá excluído, pois todos já saberão da sua própria relevância para a equipe. 

Quer aprender mais dicas e práticas recomendadas para o trabalho de equipes híbridas em um ambiente de trabalho descentralizado? Leia outras publicações da nossa série sobre a gestão de equipes descentralizadas.