Como reunir as equipes e prosperar em um mundo laboral descentralizado com a Asana

Depois de mais de um ano navegando às cegas por uma pandemia mundial, uma volta à colaboração presencial e aos encontros de equipe (com muitos abraços!) finalmente parece estar à vista. Muitas organizações, inclusive a nossa, estão considerando se (e como) reabrirão seus escritórios e reunirão as equipes. 

Sabemos que o futuro do trabalho foi acelerado, e a nossa forma de trabalhar está mais global e conectada do que nunca. À medida que as equipes forem se reunindo, haverá uma variedade maior de ambientes de trabalho do que no passado. Alguns serão exclusivamente remotos ou presenciais, enquanto outros seguirão um modelo mais flexível. 

Seja qual for a abordagem escolhida, nunca foi tão importante mantermo-nos conectados. As equipes prosperam quando podem trabalhar em conjunto sem esforço. ”

A Asana compreende que a colaboração e a confiança são incentivadas pelas experiências cotidianas compartilhadas, comunicação frente a frente e oportunidades de descobrir e cocriar com espontaneidade. Por sermos uma empresa em crescimento distribuída ao redor do mundo, apoiamos, naturalmente, ambientes de trabalho híbridos e bastante flexíveis, mas ainda com foco no trabalho presencial. Depois de mais de um ano de distanciamento físico, planejamos preparar as nossas equipes globais para que, de forma segura e consciente, possam voltar a colaborar presencialmente. No caso da equipe de São Francisco, a volta coincidiria com a mudança para a nossa nova sede, localizada na Folsom Street, n° 633.

Embora a nossa mudança para o trabalho remoto tenha sido repentina, sabemos que trazer as nossas equipes de volta aos escritórios não é tão simples, pois envolve mais que simplesmente destrancar as portas. Desde que começamos a trabalhar à distância, já contratamos e integramos virtualmente mais de 500 novos funcionários da Asana ao redor do mundo, que nunca sequer entraram num escritório da empresa. Num momento em que planejamos a volta ao trabalho presencial, apostamos em reunir as nossas equipes por meio de uma reintegração intencional, liderança consciente e promoção dos sentimentos de pertencimento e inclusão, tudo isso solidamente apoiado na forma como usamos a Asana.

Representação artística da nossa nova sede global, localizada na Folsom Street, n° 633.

O projeto de uma volta híbrida focada no trabalho presencial

Na Asana, nada substitui a conexão e a sinergia em equipe que obtemos quando cocriamos no mesmo espaço físico. A nossa empresa foca em criar experiências dinâmicas no escritório que ajudem a equipe a prosperar, a dar o melhor de si no trabalho e a ser ouvida e apoiada ao tomar decisões. 

Quando formulamos o nosso modelo híbrido, também queríamos continuar investindo na nossa cultura centrada num propósito e focada na colaboração, inclusão e crescimento pessoal e profissional. Temos o compromisso de apoiar os funcionários em todas as etapas do seu desenvolvimento profissional, e esse tipo de mentoria é mais adequado em um contexto presencial. 

Isso significa que os funcionários da Asana, bem como os 150 novos cargos em aberto, voltarão a ocupar os 11 escritórios globais com horário flexível, para que possam otimizar quando e como preferem trabalhar. Desde o início da empresa, estabelecemos confiança nos nossos funcionários e nunca exigimos um horário de trabalho fixo nem formas específicas de trabalhar. Nada disso mudará. 

À medida que formos reunindo as nossas equipes, aumentaremos a flexibilidade que adiciona elementos híbridos à nossa cultura focada no trabalho presencial. A nossa política de Quarta-feira sem reuniões de longa data passará a incluir a opção de “Quarta-feira de trabalho remoto”. Com essa mudança, os funcionários da Asana podem sincronizar a sua colaboração presencial com o tempo necessário para focar-se e entrar em estado de fluxo individualmente, seja em casa ou no escritório, aumentando, assim, o valor que obtemos de ambas as modalidades.

Como imaginamos uma semana de trabalho típica na Asana quando voltarmos a nos reunir com os nossos colegas.

Essa flexibilidade também permite que os membros da Asana façam um bom uso do tempo que deixou de ser gasto com as idas e vindas até o trabalho, ou que desfrutem da possibilidade de fazer intervalos para o convívio em família, que são algumas das lições positivas que aprendemos com a pandemia. Já no trabalho presencial, nós nos beneficiaremos de escritórios projetados para fomentar oportunidades de conexão e cocriação no mesmo ambiente físico por meio de espaços comuns inclusivos.

Estamos particularmente empolgados com a nossa nova sede no centro de São Francisco, um edifício de 12 andares com certificação LEED Gold que inclui espaços compartilhados, cozinha comercial e área de refeições atraentes, zonas de bem-estar exclusivas voltadas para a prática de atenção plena e intervalos para descanso, e um jardim na cobertura com espaço para encontros ao ar livre. Também será um prazer convidar os nossos clientes, parceiros e a comunidade em geral a visitar o nosso novo edifício e centro de reuniões executivas, com o intuito de inspirar mais colaboração e inovação para as equipes. 

Aumentando a colaboração entre equipes distribuídas pelo mundo

Em 2020, a exaustão e um aumento da síndrome do impostor tornaram-se uma realidade pungente para a força de trabalho. Embora a Asana não seja imune a esses desafios, nós os abordamos de forma proativa a serviço da nossa missão, além do nosso compromisso com os sentimentos de inclusão e pertencimento. Também investimos mais nos nossos esforços de fortalecimento do espírito de comunidade, para que os funcionários se sintam ligados uns aos outros. 

Por sermos uma empresa focada em assegurar que equipes do mundo todo possam colaborar mais facilmente, o nosso produto foi essencial para continuarmos existindo como empresa, além de ajudar a fazer a transição para o trabalho remoto mais rapidamente e com menos percalços. 

Com a Asana, eliminamos a “organização para o trabalho”, que envolve procurar informações, correr atrás de atualizações de status e participar de reuniões desnecessárias. O nosso produto traz clareza em relação ao que está sendo feito por quem e até quando, além de evidenciar a correlação entre o nosso trabalho diário e as nossas maiores metas, para que possamos nos focar em realizar o trabalho mais impactante possível. 

Não conseguiríamos planejar um retorno global aos nossos escritórios sem a Asana servindo de alicerce. Organizar o nosso trabalho na Asana permite que continuemos flexíveis e mantenhamos as pessoas certas informadas, tudo isso com pouquíssimo esforço. Ela funciona como um ponto de referência totalmente conectado e compartilhado que nos permite manter o foco na nossa missão.

Estamos usando a Asana para gerenciar a nossa lista de volta ao escritório.

A gestão do trabalho é crucial para que qualquer local de trabalho floresça. Independentemente de onde cada membro da equipe está ou de que ferramentas cada um utiliza, todos precisam de clareza e conexão. Acreditamos que a Asana seja uma ferramenta essencial para apoiar os trabalhos mais importantes das organizações. 

Planejando uma volta intencional à colaboração presencial

Ao conduzir as nossas equipes globais de volta aos escritórios, tomaremos os cuidados necessários para que todos possam se acostumar com o mundo pós-pandemia aos poucos, buscando formas de mitigar o cansaço e a exaustão. Não havia um manual disponível para nos orientar quando tivemos de fazer uma transição repentina para o trabalho remoto, mas agora temos a oportunidade de fazer uma transição plenamente consciente da nossa volta ao trabalho presencial. À medida que essa teoria se converte em realidade, pretendemos continuar abertos, curiosos e alinhados aos valores, criando esse retorno juntos com as nossas equipes durante todo o processo.

Adotaremos uma abordagem em etapas, gradualmente retornando à capacidade normal dos escritórios. No caso dos escritórios maiores, começaremos com grupos reduzidos de funcionários, cujo feedback inicial permitirá que nos preparemos para repetir o processo com grupos maiores, até que todos tenham voltado. Nos caso dos escritórios menores, conseguiremos levar de volta equipes inteiras, mantendo a flexibilidade necessária para que se adaptem rapidamente com o passar do tempo. Para todas as equipes e escritórios, usaremos pesquisas rápidas semanais, bem como pesquisas mais abrangentes, para nos assegurarmos de que os funcionários se sintam apoiados e alinhados aos nossos valores.

Por meio de treinamentos, recursos e programas, forneceremos ao funcionários um sistema de apoio integral e abrangente à medida que se acostumam com as novas rotinas e cronogramas. Conduzimos sessões de coaching para gerentes sobre como reconstruir os hábitos da equipe presencialmente, não mais por meio de uma tela de computador. Assim como a transição para o trabalho remoto envolveu mais do que simplesmente transpor o que era presencial para o mundo virtual, adotaremos a mesma abordagem intencional para reunir as nossas equipes. 

Acreditamos em conquistar grandes vitórias e viver bem. No começo da pandemia, a nossa equipe de liderança já aplicava um princípio fundamental: “Cuidem de si mesmos. Cuidem dos nossos clientes”. A nossa comunidade global tem demonstrado muita resiliência, e, embora não tenhamos tido alternativa ao trabalho remoto, a experiência acabou aproximando-nos uns dos outros. 

Já faz tempo que abordamos a nossa cultura corporativa como se fosse um produto, aplicando à nossa cultura os mesmos princípios de design que usamos para criar a Asana. No espírito do nosso valor e da recusa em adotar falsos meios-termos, acreditamos que encontramos uma forma de promover uma cultura excepcional focada no trabalho presencial que contenha os melhores elementos dos modelos híbridos, a fim de assegurar que todos os membros das nossas equipes globais possam colaborar com facilidade, independentemente da sua localização.