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Des réunions exploitables avec Asana et Zoom

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Les réunions vidéo sont l’une des clés pour créer du lien entre les membres d’une équipe internationale décentralisée, exerçant à distance ou en mode hybride. Toutefois, qui dit plus de temps passé en face à face en vidéo ne dit pas nécessairement meilleurs résultats. En effet, d’après nos recherches, les réunions inutiles ont supplanté nos anciennes discussions informelles. Résultat, chacun a perdu 157 heures de productivité au cours de l’année dernière.

Ce ne sont pas tant les réunions qui posent problème que le fait qu’elles n’ont pas de lien réel avec le travail de votre équipe. Vous aurez beau entretenir un débat productif, si cette discussion ne s’accompagne d’aucune prise de notes ou d’actions de suivi, la majorité des informations sera tout simplement perdue. Heureusement, grâce à l’application Asana pour Zoom, vous pouvez désormais transformer vos discussions d’équipe en réunions exploitables.

L’application Asana pour Zoom aide les équipes à collaborer et à atteindre leurs objectifs, quel que soit leur lieu de travail. Elle rejoint plus de 200 partenaires technologiques qui nous accompagnent déjà, et vient encore étoffer l’offre d’Asana en tant que plateforme regroupant l’ensemble de vos activités décentralisées. Grâce à cette application, les équipes peuvent organiser des réunions bien ciblées qui s’appuient sur des tâches, actions à effectuer et transcriptions dont le contenu peut être recherché sur Asana. Limitez le va-et-vient entre applications et faites en sorte que votre équipe bénéficie de toutes les informations et de la clarté nécessaires pour produire des résultats.

L’application qui rend vos réunions efficaces

Le lancement de cette application élargit encore davantage les possibilités offertes par l’intégration Asana pour Zoom en y ajoutant d’autres fonctionnalités avancées. Combinez Asana et Zoom pour transformer vos discussions productives en listes de tâches concrètes et utiles. Cette intégration facilite la préparation des réunions et l’organisation de discussions exploitables, ainsi que l’accès aux informations une fois la réunion terminée. Comment ? Lisez la suite pour le savoir !

Partagez tous les détails et précisez le contexte avant la réunion

Toute réunion exploitable bien cadrée débute sur Asana. Avant toute chose, communiquez l’ordre du jour aux membres de l’équipe pour permettre à tous de se faire une idée claire du contexte et de ce sur quoi porteront les discussions. Si nécessaire, partagez tous les documents, fichiers ou présentations dont vos collègues devront prendre connaissance à l’avance, de façon à ce que chacun puisse contribuer à la réunion par la suite. Il ne vous restera alors plus qu’à ajouter le lien Zoom à la tâche Asana correspondante pour permettre à vos collègues de trouver et rejoindre la réunion au moment prévu.

Gardez le fil en cours de réunion

Une fois la réunion commencée, vous pouvez ouvrir Asana directement sur Zoom afin d’éviter de passer sans cesse d’une application à l’autre. Asana affichera automatiquement toutes les tâches en lien avec la réunion Zoom en question. Rien de plus simple, donc, pour se rappeler des sujets à aborder et des questions à débattre !

Prenez note des mesures à prendre, sans quitter Zoom

Au fil de la réunion, prenez des notes, dressez la liste des actions à entreprendre et attribuez des tâches à vos collègues pour répondre à toutes les questions de suivi sans jamais quitter Zoom. Vous pouvez ainsi recueillir toutes les informations importantes sans vous déconcentrer et consigner les mesures à prendre au cours de la réunion Zoom pour ne rien oublier a posteriori.

Recherchez des informations en toute simplicité après la réunion

Les propos tenus par l’un de vos collègues au cours d’une réunion précédente ne vous reviennent pas ? Il vous manque certaines notes ? Aucun souci, l’application Asana pour Zoom est là pour ça ! Une fois la réunion terminée, vous avez accès à toutes les actions à traiter et notes que vous avez créées sur Asana. Selon votre forfait Zoom, Asana pourra également réaliser une transcription de la réunion : le moyen idéal pour aider toute l’équipe à se tenir informée des dernières décisions et des prochaines étapes à suivre. Si vous souhaitez vous pencher sur certains détails d’une réunion après coup, lancez une recherche au sein de sa transcription pour trouver les informations requises.

Organisez des réunions ciblées et concrètes

Mais comment configurer l’application Asana pour Zoom ? En fait c’est très simple, et tout le monde peut l’utiliser : autorisez l’utilisation de l’intégration pour vos projets Asana en commençant par sélectionner un projet pour lequel vous souhaitez activer l’intégration, puis en cliquant sur Personnaliser en haut à droite. Vous n’avez plus ensuite qu’à ajouter l’application Zoom au projet.

Pour utiliser Asana directement sur Zoom, veillez bien à activer l’application Asana pour Zoom. Pour savoir comment faire, consultez nos instructions.

Vous souhaitez en savoir plus sur les Partenaires Asana ? Dans ce cas, consultez l’article de blog concerné.

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