Favoriser l’adoption d’Asana : les 7 conseils de Shopify

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Selon L’Anatomie du travail 2021, les travailleurs de la connaissance du monde entier passent aujourd’hui près des deux tiers de leur temps sur ce que l’on nomme le « work about work » (réunions superflues, suivi du travail, recherche d’informations, etc.). Avant même l’avènement du télétravail, les grandes entreprises américaines perdaient en moyenne un peu moins de 45 millions de dollars en productivité par an en raison de dysfonctionnements dans le partage des connaissances.

Toutefois, changer sa façon de travailler ne se fait pas du jour au lendemain, quand bien même le processus existant serait pénible et chronophage. Nous avons récemment organisé un webinaire avec Katie Laliberte, analyste principale de la sécurité chez Shopify, afin de savoir comment elle a su déployer et faire adopter Asana au sein de plusieurs équipes de son entreprise.

À chaque fois qu’elle a déployé Asana au sein d’une nouvelle équipe (service client, gestion des comptes, gestion de programme, etc.), Katie a noté les bonnes pratiques l’ayant aidée à résoudre la question de l’adoption. Dans cet article, elle nous livre ses meilleurs conseils pour mettre en place Asana et favoriser son adoption au sein de votre propre équipe ou organisation.

1. Comprendre le fonctionnement de l’équipe et ses difficultés majeures

Avant d’entreprendre quoi que ce soit sur Asana, visualisez clairement les processus de votre équipe dans l’objectif de comprendre dès de départ les difficultés rencontrées par les différents partenaires. Ces informations vous seront utiles pour configurer des processus Asana qui aideront votre équipe à surmonter les défis auxquels elle est actuellement confrontée.

Dans le cadre de cette initiative, essayez de mesurer l’influence du processus actuel et des obstacles rencontrés sur la productivité et l’efficacité de l’équipe. Cela lui donnera non seulement la satisfaction d’être écoutée, mais également de se sentir incluse dans la démarche. De plus, vous obtiendrez les informations nécessaires à l’élaboration de nouveaux processus sur Asana.

2. S’accorder sur l’idée d’une organisation idéale avec les membres de l’équipe et les autres parties prenantes

Une fois que vous avez saisi les processus et les défis actuels de votre équipe, Katie suggère que vous réfléchissiez à deux questions essentielles :

• Que souhaitons-nous améliorer dans ce processus ?
• Comment souhaitons-nous mettre en œuvre ces changements ?

Ces deux questions vous aideront à comprendre l’organisation idéale souhaitée par les membres de votre équipe et les partenaires extérieurs. Leurs réponses vous seront utiles pour définir les bonnes conventions, les normes de communication et la structure de projet dès le début. Une telle démarche permettra de les convaincre que cette nouvelle façon de travailler sera une solution à leurs difficultés.

Par exemple, lors du déploiement d’Asana au sein de son équipe actuelle, Katie a appris que l’objectif principal était de réduire les tâches manuelles et de renforcer la transparence concernant le travail effectué. Tout le monde souhaitait donc des informations en libre-service à propos du travail de chacun, et c’était exactement ce qu’Asana pouvait leur fournir.

3. Commencer par des processus simples

Avec plusieurs adoptions réussies d’Asana chez Shopify à son actif, le meilleur conseil que Katie peut vous donner est le suivant : « Misez sur des processus et une configuration aussi simple que possible au tout début pour favoriser l’adoption, et développez-les progressivement au fil des besoins. »

Asana est une plateforme performante qui propose de nombreuses fonctionnalités à ajouter à vos projets. Katie estime qu’une structure simple est idéale pour commencer, car cela évite à vos collègues de ne pas savoir où donner de la tête. Pour un processus de réception de demandes, elle commence généralement avec quatre sections : en attente, en cours, bloquées et terminées, jusqu’à ce que l’équipe détermine ses besoins à long terme.

Katie prend en moyenne une heure pour configurer le projet initial. Ensuite, elle présente le processus à son équipe et lui enseigne comment déplacer les tâches dans les différentes sections. La plateforme étant intuitive et accessible, quiconque peut se lancer sans formation rigoureuse et constater les avantages d’avoir une source unique de référence à disposition en l’espace d’un jour.

4. Interagir avec ses collègues sur Asana

Afin de pousser votre équipe à transférer ses activités sur Asana, Katie vous recommande d’interagir avec vos collègues au sein des tâches : « Attribuez des tâches dotées d’échéances pour déterminer clairement les responsabilités de chacun, posez des questions ou partagez des mises à jour par le biais des commentaires et joignez des fichiers pour que toute l’équipe puisse trouver les informations dont elle a besoin sur Asana. »

D’après elle : « Plus vous discutez sur Asana et plus il est facile d’attirer le reste de l’équipe sur la plateforme. De cette manière, vos collègues se rendront compte des effets positifs de son utilisation sur leur travail. » Si vous recevez un e-mail ou un message informel appelant une action de votre part, déplacez-le dans une tâche sur Asana et envoyez votre réponse directement depuis celle-ci. Plus vous le ferez, et moins vous aurez à rechercher les informations dont vous avez besoin : elles viendront à vous sur Asana. Katie raconte : « J’avance plus vite, car les informations se trouvent sur Asana et sont à ma disposition dès que je souhaite les consulter. Tout votre travail est enregistré sur la plateforme, contrairement aux documents qui peuvent se retrouver éparpillés. »

Les projets d’entretien individuel sont une autre excellente façon d’interagir et de collaborer avec vos collègues et votre responsable sur Asana. Vous pouvez y ajouter des tâches sur lesquelles vous travaillez ou poser des questions sur le projet pour obtenir un ordre du jour bien défini lors de vos réunions. Ces projets sont également pratiques pour réaliser des tâches en différé, et vous disposerez en outre d’un historique du travail accompli et des sujets de discussion abordés en un seul endroit.

5. Demander des retours et partager régulièrement des mises à jour

Selon Katie, vous devrez au départ entretenir une communication étroite avec votre équipe pour obtenir des retours concernant leur utilisation d’Asana. Vous en saurez ainsi davantage au sujet de leurs difficultés avec Asana et pourrez y remédier le plus tôt possible par des améliorations de processus. Vos collègues sentiront que vous êtes attentif à leurs problèmes, ce qui est primordial pour la conduite du changement et une adoption réussie.

Le partage de mises à jour fréquentes dans des projets ou des tâches sur Asana fait lui aussi partie des bonnes pratiques appliquées par Katie. Ainsi, vos collègues ont l’occasion de découvrir les avantages d’une visibilité renforcée sur les activités de toutes les parties prenantes : quel bonheur de rester informé de l’avancée de chacun sans avoir à demander quoi que ce soit !

6. Intégrer Asana aux autres outils utilisés

Vous utilisez sans doute d’autres outils pour discuter dans un cadre professionnel et travailler. Jetez donc un œil aux intégrations prêtes à l’emploi d’Asana pour tout relier. L’intégration Slack a été une révolution pour Katie et son équipe : la création de tâches ou de commentaires depuis les messages était si simple que plus rien ne se perdait.

Katie suggère également d’utiliser les intégrations e-mail d’Asana pour transformer vos e-mails en tâches et associer ces informations importantes directement à votre travail sur la plateforme. Cela offre une parfaite visibilité à toute l’équipe, le cas échéant : « Peu importe sur quel outil vous travaillez, il existe probablement une intégration à Asana qui vous permettra d’automatiser la création des tâches. »

7. Essayer de nouveaux éléments au sein des processus au fur et à mesure que l’équipe adopte l’outil

Au fur et à mesure que votre équipe se familiarise avec les processus et prend ses marques sur Asana, mettez en place quelques petites améliorations, comme l’ajout d’un champ personnalisé ou une règle pour recueillir des informations essentielles et automatiser les étapes.

Katie suggère de revoir fréquemment vos processus, idéalement de manière mensuelle, afin de décider des éléments à tester. Vous devriez vite vous entendre dire : « ce serait chouette d’avoir un champ personnalisé pour obtenir cette information » ou encore « et si nous gagnions du temps avec une règle pour attribuer automatiquement des tâches à X quand elles sont déplacées vers la section Y ». Ces changements seront rapides si vous testez souvent de nouvelles astuces et permettront à votre équipe d’économiser un temps considérable à l’avenir.

Vous souhaitez en savoir plus sur comment favoriser l’adoption d’Asana au sein de votre organisation ? Visionnez le webinaire de Katie Laliberte, accompagnée de Rasha Harvey, responsable de la réussite client Enterprise chez Asana.