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7 dicas do Shopify para incentivar a adoção da Asana pela sua equipe

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De acordo com o índice Anatomia do trabalho 2021, os atuais trabalhadores do conhecimento gastam cerca de 60% do tempo com a coordenação do trabalho, o que inclui reuniões desnecessárias, consulta do andamento das inciativas e procura por informações. Mesmo antes do trabalho remoto, típicas empresas estadunidenses de grande porte perdiam anualmente cerca de USD 45 milhões em produtividade em função de deficiências na partilha do conhecimento. 

O que é difícil, verdadeiramente difícil, é fazer as pessoas mudarem a forma de trabalhar, mesmo quando o processo em questão é penoso e demorado. Recentemente, conduzimos um webinário com a Katie Laliberte, analista de segurança sênior superior do Shopify, para aprender como ela lançou e liderou a adoção da Asana por várias equipes em toda a sua organização. 

Cada vez que a Katie lançava a Asana em uma nova equipe — nos departamentos de suporte, gestão de contas ou gestão de programas —, ela aprendia práticas recomendadas que a ajudavam a entender os dilemas da adoção. Confira aqui as suas principais dicas para lançar e liderar a adoção da Asana dentro da sua organização ou equipe: 

1. Entenda como a equipe trabalha atualmente e quais são os principais problemas

Antes de começar a fazer qualquer coisa na Asana, tenha claros os fluxos de trabalho atuais da sua equipe para que você possa entender de antemão os problemas de cada um dos diferentes colaboradores. Essa percepção vai orientar a definição dos processos na Asana para abordar os desafios que a sua equipe enfrenta atualmente.

Como parte desta pesquisa, tente mensurar o impacto do processo existente e dos problemas sobre a produtividade e eficiência da equipe. Isso não apenas vai ajudar os membros da equipe a sentir que são ouvidos e fazem parte da jornada, mas também lhe dará as informações necessárias para montar os novos fluxos de trabalho na Asana. 

2. Entre em acordo com os colegas de equipe e demais partes interessadas sobre qual seria o estado ideal 

Depois de compreender os atuais fluxos de trabalho e desafios da equipe, Katie sugere que você faça duas perguntas importantes: 

  • O que queremos melhorar com relação a este fluxo de trabalho? 
  • Como queremos mudar este fluxo de trabalho? 

Essas perguntas ajudarão a entender como é o estado otimizado e ideal segundo os seus colegas de equipe e colaboradores interdisciplinares, permitindo estabelecer de antemão as convenções adequadas, normas de comunicação e estrutura de projeto. Assim, as pessoas perceberão que os seus problemas foram contemplados e corrigidos na nova forma de trabalhar.

Por exemplo, quando a Katie estava lançando a Asana na sua equipe atual, ela soube que a meta principal da equipe era minimizar o esforço manual e maximizar a transparência do trabalho realizado. As pessoas queriam ter à sua disposição as informações sobre o trabalho dos colegas, e é exatamente isso o que a Asana lhes proporciona atualmente. 

3. Desenvolva fluxos de trabalho simples no início

Depois de ajudar várias equipes a adotar a Asana no Shopify, o principal conselho da Katie é este: “Mantenha os seus fluxos de trabalho e ambiente o mais simples possível no início para elevar a adoção e evoluir conforme a necessidade”.

Embora a Asana seja muito poderosa e ofereça inúmeras funcionalidades que podem ser adicionadas aos projetos, a Katie acredita que, ao menos inicialmente, manter a simplicidade da estrutura vai garantir que as pessoas não se sintam sobrecarregadas de informação. Por exemplo, no caso de um fluxo de trabalho para solicitações recebidas, ela geralmente cria quatro seções iniciais: pendências, em andamento, bloqueado e concluído, até que se determine de maneira precisa quais são as necessidades de longo prazo da equipe. 

A Katie leva, normalmente, cerca de uma hora para montar o projeto inicial. Em seguida, ela apresenta o fluxo de trabalho à equipe e lhe dá uma visão geral de como mover as tarefas entre as seções. Como é um processo intuitivo e acessível, as pessoas podem começar a usar a plataforma sem precisar de muito treinamento, e experimentar os benefícios de ter, já no primeiro dia, um núcleo central de referência para todo o seu trabalho. 

4. Interaja com os seus colegas de equipe na Asana

Para que a equipe migre o trabalho para a Asana, Katie recomenda: “Interaja com os seus colegas de equipe nas tarefas: atribua tarefas com datas de conclusão para que fique claro quem é o responsável, faça perguntas ou compartilhe atualizações usando comentários e anexe arquivos para que as pessoas possam encontrar o que precisam diretamente na Asana.”

De acordo com Katie, “quanto mais você conduzir a conversa para a Asana, mais fácil será para as pessoas usarem a plataforma e entenderem como ela pode beneficiar o seu trabalho”. Portanto, se alguém lhe enviar um e-mail ou uma mensagem que demande uma ação, coloque-a em uma tarefa da Asana e responda à pessoa por lá. Quanto mais você fizer isso, mais informações serão comunicadas a você na Asana. A Katie compartilha: “Isso me permite avançar mais rápido, porque a informação já está na Asana, disponível para quando eu quero trabalhar nela. Isso nos dá um registro completo do nosso trabalho, ao contrário de múltiplos documentos que podem estar espalhados em qualquer lugar”.

Outra forma excelente de engajar e colaborar com os seus colegas e gerentes na Asana é por meio de projetos em dupla, de acordo com a Katie. Neles, é possível adicionar as tarefas atuais em andamento e perguntas sobre os projetos para ter uma pauta detalhada quando chegar a hora de se reunirem. Estes projetos são também uma ótima maneira de atuar em tarefas de forma assíncrona e ter um registro de trabalhos passados e tópicos de discussão em um só lugar. 

5. Peça feedback e compartilhe atualizações regulares 

Segundo a Katie, será preciso se comunicar muito com a equipe no início para obter feedback sobre como se está usando a Asana. Isso ajudará a entender as dificuldades que os colegas têm com a Asana para solucioná-las mediante melhorias oportunas no fluxo de trabalho. Assim, as pessoas se sentirão ouvidas e saberão que você está lidando com as suas dificuldades, o que é fundamental para uma boa gestão e adoção de mudanças. 

Outra prática recomendada sobre a qual a Katie se apoia é compartilhar atualizações de status regulares na Asana, seja em projetos, seja em tarefas. Isto ajuda as pessoas a ver na prática o valor de aumentar a visibilidade do trabalho entre as partes interessadas para que possam se manter informadas sem ter de solicitar atualizações. 

6. Integre a Asana às outras ferramentas que você já utilize

É provável que você use outras ferramentas para discutir e realizar o trabalho, portanto, vale a pena conferir as integrações disponíveis para manter tudo conectado. A integração com o Slack foi um divisor de águas para a Katie e a sua equipe, porque lhes permitiu criar facilmente tarefas e comentários a partir das mensagens nessa ferramenta de comunicação, e assim não se perde nada.  

A Katie também sugere o uso das integrações de e-mail que a Asana oferece para transformar e-mails em tarefas e manter as comunicações importantes de teor profissional disponíveis na Asana. Isto dá visibilidade a todos sempre que necessário. “Onde quer que você esteja realizando o trabalho, provavelmente há uma integração da Asana que lhe permitirá automatizar a criação de tarefas”, disse Katie. 

7. Faça melhorias nos seus fluxos de trabalho à medida que a adesão aumenta

À medida que as pessoas pegarem o jeito da Asana e se sentirem à vontade para usá-la, implemente breves melhorias, como a inclusão de campos personalizados ou regras, para captar informações essenciais e automatizar as etapas. 

A Katie sugere rever regularmente os fluxos de trabalho, idealmente uma vez por mês, para determinar quais melhorias devem ser feitas. Você descobrirá rapidamente coisas como: “Seria ótimo se tivéssemos um campo personalizado para captar esta informação” ou “Uma regra para atribuir tarefas automaticamente a X quando elas são movidas para a seção Y nos pouparia muito tempo”. Essas provavelmente serão mudanças facilmente assimiláveis pela equipe se você já tiver instituído o hábito de implementar melhorias com frequência, mas que pouparão muito tempo à sua equipe tanto no momento atual quanto no futuro. 

Quer saber mais sobre como incentivar a adoção da Asana na sua organização? Veja o webinário da Katie Laliberte com Rasha Harvey, consultor de Sucesso do cliente empresarial na Asana.

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