Comment World Press Photo réalise une exposition itinérante dans 45 pays #avecAsana

Imaginez : vous déambulez dans un espace et vous admirez des photos d’enfants vivant dans des zones frappées par la guerre, de la prison la plus surpeuplée des Philippines, d’une tortue empêtrée dans du matériel de pêche abandonné ou encore d’un joueur de tennis plongeant pour un coup droit. Vous pourriez très bien être dans un musée local, sur une place ou dans un festival.

Laissez-nous vous donner un peu plus de contexte : ce que vous voyez est en fait une collection de photographies primées, présentant les plus beaux clichés de journalistes visuels et de conteurs à travers le monde. Cette exposition est produite par la Fondation World Press Photo et plus de quatre millions de personnes dans une centaine de villes pourront la découvrir cette année seulement.

Pour la Fondation World Press Photo « la liberté d’expression, la liberté de parole et la liberté de la presse sont indispensables et un journalisme visuel de qualité est essentiel à la production de reportages indépendants fidèles, qui rendent ces libertés possibles ». Leur mission est de développer et de promouvoir le travail des journalistes visuels et des conteurs. Ils organisent une grande variété d’activités comme un concours de photographie annuel, un festival et bien sûr une exposition itinérante, qui présente le travail des gagnants du concours.

« Asana est d’une grande aide pour nous et nous permet de nous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. Même les plus petites étapes de notre processus sont répertoriées sur Asana, les petits détails sont la clé de la réussite d’un événement. »

Et faire tout cela n’est pas un mince exploit. Ils accomplissent leur mission avec une équipe de seulement vingt-six personnes basées au siège de la fondation à Amsterdam, mais qui voyagent très souvent. Avec l’aide d’environ 80 organisations partenaires à travers le monde, ils organisent l’exposition annuelle itinérante et tous les événements connexes, tels que les vernissages et les cérémonies de remise des prix. Mais tout cela implique la gestion de nombreux éléments et bien entendu, de fuseaux horaires.

En tant que petite équipe, la Fondation World Press Photo s’appuie sur plusieurs pratiques clés pour organiser les meilleurs événements possible. Nous nous sommes entretenus avec Suzan van den Berg, coordinatrice des expositions, pour obtenir obtenir des conseils éclairés sur la façon dont ils s’en sortent, encore et toujours.

Se concentrer sur l’expérience des visiteurs

Avec de nombreuses expositions à travers le monde et des millions de visiteurs, il est crucial que la Fondation World Press Photo offre une expérience unique, de qualité supérieure à tous ses visiteurs. Pour ce faire, ils travaillent en étroite collaboration avec des partenaires pour choisir des sites attrayants et s’appuient sur une communication régulière pour peaufiner des détails tels que la disposition et la gestion des flux de visiteurs.

Penser vos événements du point de vue de vos invités ou visiteurs est une excellente première étape pour leur offrir une expérience qui laissera un souvenir durable. Quelques bonnes questions à se poser :

• Que voulons-nous que soient les premières impressions de nos invités ?
• Comment les invités interagiront-ils les uns avec les autres ou avec notre événement ?
• Comment les invités pourront-ils partager leur expérience ?
• À quoi ressembleront la disposition et la présentation de l’événement ?
• Que voulons-nous que nos invités voient, expérimentent et apprennent pendant notre événement ?

La Fondation World Press Photo s’attache à répondre à ces questions au cours des premières phases de planification de son exposition. Un an à l’avance, ils préparent une proposition pour l’événement qu’ils présentent à leurs partenaires. Ils travaillent ensuite avec une société de logistique externe qui évalue les risques et optimise l’expérience des visiteurs. Ce processus complet, de la préparation des présentations d’événements et des listes d’invités à la réservation des voyages de l’équipe et à la consultation de l’ambassade locale, est entièrement géré sur Asana.

Ce processus garantit à la fondation d’offrir une expérience engageante à ses visiteurs. Après tout, leur mission est de développer et de promouvoir le travail des journalistes visuels et cette mission ne peut être accomplie sans que le public ne voie les œuvres de ces derniers.

Mettre un rétroplanning au point et s’y tenir

Une fois l’expérience idéale des visiteurs ou des invités en tête, vous pouvez travailler à la planification de votre calendrier partant de la date prévue d’achèvement du projet. Ce calendrier de rétroplanning vous guidera à travers toutes les étapes survenant avant, pendant et après l’événement. Pour la Fondation World Press Photo, cela implique un modèle de projet sur Asana composé de quatre chapitres, comme ils aiment les appeler :

• Avant l’exposition
• Pendant l’élaboration et au moment de l’ouverture de l’exposition
• Quand les responsables de l’exposition reviennent au bureau
• Après la fin de l’exposition

Chaque chapitre couvre une période spécifique dans le processus d’organisation de leur événement. Avec un rétroplanning standard défini, ils s’assurent que toute l’équipe, dont la plupart des membres sont souvent en déplacement, sait qui fait quoi et quand. « Asana est d’une grande aide pour nous et nous permet de nous assurer que rien ne passe entre les mailles du filet. Même les plus petites étapes de notre processus sont répertoriées sur Asana, les petits détails sont la clé de la réussite d’un événement », nous a confié Suzan.

Il est également important que votre rétroplanning prévoie du temps, non seulement pour la planification et l’exécution des événements, mais aussi pour la mise en place de l’événement et régler les dossiers en suspens après cela. Voici un modèle de projet d’organisation d’événements qui pourrait vous être utile :

Anticiper les éventuels contretemps

Aucun événement ne se déroule sans contretemps. Pour la Fondation World Press Photo, les contretemps peuvent provenir des lois de censure, des déplacements constants, des douanes et de l’immigration, ou encore du fait de travailler avec un grand nombre de partenaires.

Leur méthode pour anticiper les contretemps et les traiter rapidement et efficacement lorsqu’ils surviennent consiste à évaluer les risques dans leurs moindres détails avec les partenaires lorsqu’ils démarrent leur travail et à communiquer souvent au cours du processus afin que les problèmes soient résolus au plus vite.

Les contretemps sont courants dans l’organisation d’événements, mais ils ne doivent pas forcément survenir. L’anticipation de problèmes potentiels est facilement réalisable lorsque votre équipe implique toutes les parties prenantes dès le début, évalue les risques dès le départ et peut se reposer sur processus bien rodé pour gérer les problèmes lorsqu’ils surviennent.

Communiquer clairement et régulièrement

Avec une équipe réduite et géographiquement dispersée, la communication est l’un des éléments les plus importants du succès de la Fondation World Press Photo dans l’organisation d’événements. « Notre équipe s’engage à communiquer clairement et en permanence, avec tout le monde », révèle Suzan. Pour ce faire, l’équipe s’appuie sur plusieurs outils en fonction des parties prenantes : les e-mails, Slack, les conférences téléphoniques et bien sûr Asana. Les tâches Asana comprennent des notes détaillées qui pourraient autrement se perdre dans le tumulte.

Que vous communiquiez avec votre équipe immédiate ou avec un fournisseur ou un partenaire externe, il est essentiel de tenir les principales parties prenantes informées. Trouver une cadence pour la communication (non liée à un besoin immédiat) est important, qu’il s’agisse d’un appel hebdomadaire ou d’une mise au point trimestrielle. Pour une communication plus immédiate, établissez des lignes directrices pour déterminer le meilleur moyen pour l’équipe de communiquer les uns avec les autres, afin que tout le monde soit sur la même longueur d’onde.

Lorsque toute l’équipe de la Fondation World Press Photo est au bureau, elle peut simplement échanger et discuter, mais tout le monde sait que lorsque quelqu’un voyage, il faut prévoir des appels téléphoniques pour se donner des nouvelles régulièrement. Trouvez un moyen de communication adapté à votre équipe, et les étapes de l’organisation d’un événement réussi vous paraitront être un jeu d’enfant !

Faire un compte-rendu après chaque événement

Enfin, Suzan et son équipe comptent sur le débriefing comme moyen clé de s’assurer de la réussite de leurs événements. Son équipe discute avec les partenaires de la manière dont l’exposition et les événements se sont déroulés de leur point de vue et de ce que l’équipe pourrait perfectionner. Ils font aussi un compte rendu avec leur propre équipe en interne, en examinant combien de personnes se sont déplacées, la presse dont les expositions ont profité et comment ils peuvent continuer à faire évoluer leurs événements.

« Lorsque vous n’avez pas à vous soucier des petites choses, vous pouvez vous concentrer sur la création d’événements qui offrent la meilleure expérience possible à vos visiteurs. »

Parfois, les débriefings soulèvent des problèmes inconnus ou des actions nécessaires qui peuvent être prises en compte de manière proactive pour des événements futurs, par exemple, la nécessité de remplir des documents douaniers spécifiques. L’équipe peut alors ajouter une nouvelle tâche à son modèle Asana pour s’assurer qu’elle sera prise en compte pour les prochains événements.

Le débriefing après un événement est crucial pour aider votre équipe à organiser des événements attrayants de grande qualité. En examinant ce qui s’est bien déroulé, ce qui pourrait être amélioré et les nouvelles idées qui ont surgi, votre équipe aura l’opportunité de faire évoluer vos événements afin que les invités ou visiteurs soient comblés encore et toujours.

Organiser des événements exceptionnels

Lorsque vous n’avez pas à vous soucier des petites choses, vous pouvez vous concentrer sur la création d’événements qui offrent la meilleure expérience possible à vos visiteurs. Grâce à un processus normalisé, la Fondation World Press Photo a pu se concentrer sur l’amélioration de ses événements.

Par exemple, ils organisent désormais un concours annuel de narration numérique, en plus de leur concours annuel de photographie, conférant à l’exposition itinérante un contenu encore plus riche et attirant. Ils ont également su suivre l’évolution du journalisme visuel : l’un de leurs lauréats de 2015 a pris sa photo avec son smartphone.

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Crédits photographiques : Evert Elzinga et Werry Crone