Presentamos Portafolios: el centro de control para tus iniciativas más importantes

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A principios de este año, compartimos nuestra visión respecto al futuro de Asana, la cual se centra en ayudar a tu organización a trabajar y adaptarse rápidamente a los cambios y así poder enfocarse en el trabajo que realmente importa. Tu equipo pasará menos tiempo coordinando y más tiempo trabajando para lograr resultados exitosos. Todos tendrán claro cuáles son los objetivos del equipo, cuál es el plan para lograrlos y quiénes son los responsables de cada parte del trabajo.

Hoy estamos felices de presentar el próximo conjunto de funciones que ayudarán a tu organización a acercarse a esa visión. Empezaremos con Portafolios.

Supervisa las iniciativas de tu empresa con Portafolios de Asana

Con Portafolios de Asana, puedes monitorear el progreso de los objetivos y las iniciativas importantes de tu empresa en un solo lugar. Este actúa como el centro de control para todo lo que necesites supervisar en tu organización, desde la estrategia hasta la ejecución. Los portafolios se construyen con tareas y proyectos, que son los elementos fundamentales de Asana, y sirven para clarificar quién es el responsable de cada parte del trabajo, cuáles son los plazos y cómo cada trabajo contribuye a los objetivos estratégicos.

Organiza tus iniciativas en un solo lugar

Establecer y lograr objetivos empresariales es fundamental, sin embargo, hay muchos equipos que no pueden ver el progreso hacia dichas metas porque la supervisión del trabajo no se realiza en el mismo lugar que la estrategia. Como resultado, se crean iniciativas sin poder hacer seguimiento de los estados. Con Portafolios, puedes dar seguimiento a estos objetivos en tiempo real para mantener el trabajo bajo control.

Puedes organizar tus portafolios de la manera que más te acomode a ti, a tu equipo y a tu organización. Crea un portafolio para objetivos de empresa, iniciativas de equipo o campañas, luego, agrega campos personalizados para etapas, presupuestos y otro tipo de información que le sirva específicamente a tu equipo. Una vez hecho eso, puedes organizar y ver los proyectos dentro de tu portafolio tal como tú lo necesites.

“Podemos dar seguimiento a cada parte del trabajo en un solo lugar y tener más tiempo para enfocarnos en ser creativos”. Sarah Wormser, gerente de proyectos creativos, Classpass

Haz seguimiento al progreso en tiempo real

Cuando puedes ver el progreso de tu trabajo en tiempo real, puedes identificar y arreglar los problemas antes de que afecten tus iniciativas. Portafolios te brinda una visión constante para que no tengas que armar manualmente informes de estado que quitan mucho tiempo, se desactualizan rápido y no te permiten hacer ajustes en los planes de manera informada. Mollie Ramage, directora senior de finanzas y mejoras continuas en AB-inBev, necesita monitorear la experiencia de más de 70 fábricas de cerveza de Estados Unidos. Portafolios le brinda un mapa con los estados vigentes de cada cervecería para que pueda saber a qué poner especial atención. Ella puede ordenar estos proyectos por estado y profundizar específicamente en aquellos que están con problemas, permitiendo que el equipo de casa matriz intervenga y ayude cada vez que sea necesario.

“Portafolios me da una visualización rápida de todos los proyectos que estoy monitoreando (¡que son más de 70!). Ahora puedo mantenerme alerta de los estados de proyectos y revisar aspectos a nivel general velozmente. Los portafolios reemplazaron a mis diapositivas de Powerpoint y son mucho más eficientes”. Mollie Ramage, Ab-Inbev

Comparte Portafolios para que tu equipo se mantenga al día

Tus compañeros y líderes de equipo quieren saber el progreso del trabajo y tú quieres asegurarte de que todas las partes del trabajo estén avanzando eficientemente. Con Portafolios, puedes eliminar el trabajo manual de buscar, hacer seguimiento y juntar la información y actualizaciones de estado para que puedas invertir tu tiempo haciendo el trabajo que realmente te corresponde. No importa si revisas el portafolio de tu campaña de marketing en tu reunión semanal de equipo o compartes el portafolio de las iniciativas de tu equipo con los altos mandos, todas las personas sabrán en tiempo real cómo está progresando el trabajo, en qué hay que poner atención y qué cambios se han realizado.

“Portafolios nos cambió totalmente la manera de trabajar y es exactamente lo que nuestros directores y vicepresidentes necesitan para tener una perspectiva general de todos los proyectos de nuestros equipos. Compartimos portafolios para mantener actualizado a nuestro equipo de directorio y además los usamos en nuestras reuniones de estado para informar a nuestro equipo sobre las últimas novedades. Es fantástico”. Empresa de servicios financieros de la lista Fortune 100.

Cómo usar Portafolios

Aquí tienes algunas maneras de empezar a usar Portafolios hoy:

Metas de empresa: da seguimiento a tus objetivos en un portafolio y mantén a toda la empresa actualizada sobre el progreso. Agrega los proyectos en lugares donde ya se esté trabajando para que todos puedan entender qué cosas van bien y qué cosas necesitan más atención. Luego, agrega campos personalizados para el departamento responsable y prioridades de proyecto con el fin de poder ordenar y visualizar dónde se requieren más recursos.

Lanzamiento de productos: los lanzamientos de nuevos productos requieren mucha coordinación y colaboración interdepartamental. Es probable que cada equipo esté concentrado trabajando en su propio proyecto, pero el éxito de los lanzamientos depende del trabajo de cada parte. Agrega cada proyecto de equipo para el lanzamiento en un portafolio para que el área de marketing, ventas, productos, ingeniería y operaciones con clientes tengan una sola fuente de verdad sobre el progreso. Agrega campos personalizados por etapa, con valores como “listo para empezar”, “en proceso” o “aprobado” para que todos sepan en qué está el trabajo.

Iniciativas de equipo:crea un portafolio para tus proyectos prioritarios y mantén a todo tu equipo informado y enfocado. En vez de crear una presentación para compartirla con ejecutivos o revisarla en tu próxima reunión de equipo, puedes simplemente mostrar tu portafolio para visualizar qué proyectos están al día, qué cosas necesitan atención y dónde hay que hacer ajustes.

Carga de trabajo (disponible próximamente)

A principios del año 2019, también podrás gestionar la carga de trabajo de tu equipo directamente en Asana. Hemos renovado la administración tradicional de recursos para que se enfoque en las personas y así puedas planificar y optimizar el calendario y capacidad de trabajo de tu equipo, además de asegurarte de asignar los trabajos a las personas adecuadas. A diferencia dela manera tradicional de trabajar que es manual y requiere de otra herramienta que no está conectada a tu trabajo, Carga de trabajo se basa en lo que ya se está realizando y reconoce las habilidades únicas y calendarios de cada compañero de equipo para que puedas redistribuir fácilmente los recursos a medida que los planes de proyecto cambian.

Portafolios y Carga de trabajo están disponibles en Asana Business

Actualmente, Portafolios se encuentra disponible en un nuevo plan, Asana Business. El plan Business está diseñado para actuar como tu centro de control del trabajo que se está realizando en varios proyectos, equipos e incluso en toda tu empresa. Portafolios te ayuda a saber el estado del negocio en tiempo real con el fin de que puedas tomar decisiones informadas rápidamente. La función Carga de trabajo también estará disponible en Asana Business a comienzos de 2019.

Estamos ansiosos por ver todas las cosas que tu equipo podrá lograr con Portafolios. Para obtener más información, contacta a nuestro equipo de ventas.