フォームでチームに必要な情報を収集
今日のチームは、かつてないほど密接につながり合っています。考え方や専門、スキルが異なるチームメイトとともに仕事をすると、仕事の質が向上します。しかし、このクロスファンクショナルなコラボレーションが明確なプロセスに従っていない、あるいは効果的に管理されなかった場合、仕事はあっという間に混乱に陥ります。
仕事の着手や顧客からのフィードバック収集に必要な情報を取得する手順がチーム内で統一されていないと、メールや会議、チャット、共有文書、対面の会話などの複数のチャネルが使われることになります。その結果、情報がさまざまな場所に分散し、重要な詳細が度々欠落し、見落としが発生し、不満と困惑に包まれたチームは期限を守ることができなくなってしまいます。
しかし Asana のフォームを使うと、仕事をリクエストしたり情報をチームに送信するシンプルかつ合理的な手順を構築することができます。情報がチームと共有される手順を統一することで、仕事のリクエスト、バグレポート、顧客のフィードバックに必要な詳細を事前に取得することができます。送信されたフォームはそれぞれ Asana のプロジェクト内で追跡されるため、次のステップを管理し、チームのより効果的な仕事をサポートし、仕事を予定通りに終わらせることができるようになります。
リクエストと情報の収集: フォームを使うタイミング
Asana の各プロジェクトに「フォーム」タブが表示され、ここから特定のプロジェクトとつながる受け付けフォームを作成することができるようになりました。仕事に着手する前に特定の情報が必要なときは、チーム外や社外の相手からリクエストを収集するためのフォームを作成することをお勧めします。フォームの優れた点は、たとえ Asana アカウントを持っていなくても誰でもアクセスして入力し、リクエストやフィードバックを送ることができるところです。これにより、仕事に取り組むために必要な情報をいつも事前に取得し、あらゆることを 1 か所で追跡することができます。
フォームは次を収集する場合に特に役立ちます。
Asana プロジェクトでフォームを作成する方法
Asana のプロジェクトごとにフォームを作成、使用するためのオプションが追加されました。フォームを作成するには、プロジェクト内の「フォーム」タブを開きます。
プロジェクト名と異なる名前を付けたい場合は、フォームの名前を変更できます。また、説明を追加してフォームを入力するための手順や情報を提供することができます。
たとえば、Asana の社内には「iOS バグレポート」というプロジェクトがあり、チームメイトやお客様から報告された iOS モバイルアプリのバグはすべてここで追跡されています。フォームの目的を明確にするために、名前を「iOS バグレポート」から「Asana iOS モバイルアプリのバグがあれば報告してください」に変更しています。
また、各フォームには名前とメールアドレスの 2 つの質問がデフォルトで含まれているため、仕事をリクエストしたり情報をチームに送信する相手の連絡先情報を取得できるようになっています。フォームを送信したチームメイトには、回答が送信されたことがわかるように通知が送られます。送信元に更新情報を送りたい場合は、その人が Asana アカウントを持っていれば仕事を追跡するタスクにその相手をフォロワーとして追加することができます。
フォームを構築するときは、収集するすべての情報に対する質問を作成し、その回答を必須にすることで、新規リクエストに対応するために必要な詳細を確実に受け取ることができます。またプロジェクトにカスタムフィールドがある場合は、それを質問としてフォームに追加すれば、回答がプロジェクトのカスタムフィールドに直接マッピングされます。フォームで送信された他の情報はタスクの説明に表示されるため、すべてを 1 か所で取得できます。
また、相手がクリエイティブブリーフや画像、ドキュメント、PDF などの添付ファイルをフォームに追加できるようにすることも可能です。添付はプロジェクトの新規タスクに追加されるため、すべてのつながりが保たれます。さらに、クリエイティブプロデューサーや IT マネージャー、プロジェクトリーダーなどのデフォルトの担当者を指定することもできます。これはデフォルトで、入ってきた仕事を判定した結果必要であれば、他のチームメイトに割り当て直すことも可能です。
フォームのさらに詳しい手順や情報については、ガイド をご覧ください。
Asana フォームを共有、使用する方法
フォームで収集する必要があるすべての情報に対する質問を作成したら、リンクが生成されます。これは、チームと共有したり、Asana プロジェクトの説明に追加したり、メールで送ったり、誰でも入力できるようにウェブサイトに貼り付けたりすることができます。フォームを共有するには、右上の フォームのリンクをコピー ボタンをクリックし、クリップボードにリンクされたコピーを他のユーザーと共有します。
フォームにアクセスする場所がどこであっても、すべての回答は接続先の Asana プロジェクトの新規タスクになります。
あなたはフォームをどんなことに使いますか？
必要な情報を事前に収集し、情報の追跡にかかる時間を減らして実務にかける時間を増やすことを可能にするフォーム。この新機能がお客様にさまざまな形で活用されることを楽しみにしています。フォームは、Asana Business または Enterprise のお客様であればすぐにご利用いただけます。それ以外のお客様は、無料トライアルでお試しいただくか、セールスチームにお問い合わせいただき詳細をご確認ください。
