Cómo World Press Photo produce una exhibición itinerante en 45 países #conAsana

Imagínate esto: caminas por un lugar, mirando fotos de niños en zonas de guerra, de las cárceles más superpobladas de Filipinas, de una tortuga atrapada en una red de pesca abandonada o de un tenista saltando para dar su mejor golpe de derecha. Puedes estar en un museo local, una plaza o en un festival.

Déjanos ponerte las cosas un poco más fáciles: lo que buscas es una colección de fotografías premiadas, que cuente con los mejores trabajos de periodistas y narradores visuales de todo el mundo. La fundación World Press Photo produce esta exhibición a la que, solamente este año, verán cuatro millones de personas en cien ciudades diferentes.

Para la fundación World Press Photo, “Las libertades de expresión, opinión y prensa son indispensables, así como la prensa visual de calidad es esencial para comunicar con precisión e independencia lo que hace posible estas libertades”. Su misión es desarrollar y fomentar el trabajo de los periodistas y narradores visuales. Realizan diversas actividades, un concurso anual de fotografía, un festival y, por supuesto, su exhibición itinerante en la que se muestran las obras de los ganadores del concurso.

“Asana nos sirve de gran ayuda para asegurarnos de que no se nos escape nada. Incluso los pasos más insignificantes de nuestro proceso se encuentran en Asana. Los pequeños detalles son la clave para lograr que un evento sea exitoso”.

Cómo lo logran, no es algo menor. Cumplen su misión con un grupo de veintiséis personas cuya sede central está en Amsterdam, pero que viajan con frecuencia. Trabajan con alrededor de 80 organizaciones asociadas en todo el mundo, producen la exhibición anual itinerante y los eventos que se desprenden de ella, como las ceremonias de apertura y de premios. Para hacerlo es necesario mover muchas piezas y zonas horarias.

Como es un equipo pequeño, la fundación World Press Photo depende de que se lleven a cabo muchos trabajos claves para producir los mejores eventos posibles. Hablamos con Suzan van den Berg, coordinadora de exhibiciones, para que nos brindara su asesoramiento experto sobre cómo hacen para que funcione una y otra vez.

Nos centramos en la experiencia del invitado

Con múltiples exhibiciones en todo el mundo, visitadas por millones de personas, es crucial que la fundación World Press Photo ofrezca una experiencia del invitado superior para todos los que la visiten. Para lograrlo, trabajan estrechamente con los socios para elegir sedes atractivas y confían en las comunicaciones permanentes para fortalecer detalles como los del diseño y el flujo de asistentes.

Pensar en los eventos a partir de la perspectiva de tus invitados es un primer gran paso para crear una experiencia cuya impresión durará toda la vida. Entre las preguntas que vale la pena hacerse están:

• ¿Cuál queremos que sea la primera impresión que tengan nuestros invitados?
• ¿Cómo se comunicarán los invitados entre ellos en nuestro evento?
• ¿Cómo pueden compartir la experiencia los invitados?
• ¿Qué apariencia tiene el diseño del evento?
• ¿Qué queremos que vean, sientan y aprendan nuestros usuarios durante el evento?

La fundación World Press Photo se centra en responder estas preguntas durante las primeras etapas de la planificación dentro del proceso de la exhibición. Con hasta un año de anticipación, elaboran una propuesta para un evento que compartirán con sus socios. Todo este proceso, desde la preparación del diseño de los eventos y la lista de invitados para reservar los viajes del equipo hasta registrarse en la embajada local, se administra en Asana.

Con este proceso se garantiza que la fundación ofrezca una experiencia atractiva para los invitados. Después de todo, sirve para desarrollar y promover el trabajo de los periodistas visuales, una misión que no se podría lograr si la gente no viera los trabajos de esos periodistas.

Prepara un cronograma retrospectivo de trabajo y no te separes de él

Con la experiencia ideal del invitado en mente, puedes ponerte a planificar un cronograma retrospectivo. Este cronograma te servirá de guía para todo lo que hagas antes, durante y después del evento. Para la fundación World Press Photo, incluye un proyecto de una de las plantillas en Asana que esté formado por cuatro capítulos, como les gusta llamarlos:

• Antes de la exhibición
• Durante la creación y la apertura de la exhibición
• Cuando los administradores de la exhibición vuelven a la oficina
• Después de que termina la exhibición

Cada capítulo abarca un período específico del proceso de planificación del evento. Con un cronograma de trabajo retrospectivo donde corresponde, se aseguran de que todo el equipo (la mayoría está de viaje) sepa quién hace qué cosa y para cuándo. Según Suzan, “Asana nos sirve de gran ayuda para garantizar que no se nos escape nada. Incluso los pasos más insignificantes de nuestro proceso se encuentran en Asana. Los pequeños detalles son la clave para lograr que un evento sea exitoso”.

También es importante que el cronograma retrospectivo incluya tiempo no solo para la planificación y ejecución de los eventos, sino para desplegar y atar los cabos sueltos después. Aquí hay una plantilla para un proyecto de planificación de eventos que puede ser útil:

Plan para contratiempos

Ningún evento carece de contratiempos. Para la fundación World Press Photo, los contratiempos pueden surgir por las leyes de censura, los viajes constantes, los departamentos de aduanas e inmigración y por trabajar con gran cantidad de socios. Su método para estar un paso adelante de los contratiempos y tratarlos rápidamente y con eficiencia cuando surgen es evaluar los riesgos en detalle con los socios cuando comienza el trabajo y comunicarse con frecuencia durante el proceso para poder ocuparse a tiempo.

Los contratiempos en los eventos son comunes, pero no es necesario que lo sean. La planificación de los problemas potenciales es fácil cuando un equipo incluye a todos los involucrados lo suficientemente a tiempo, evalúa los riesgos con anticipación y cuenta con un proceso para tratar los problemas cuando surgen.

Comunícate con frecuencia y claridad

Con un equipo pequeño y diseminado, la comunicación es una de las piezas más importantes de la fundación World Press Photo para lograr el éxito en la producción de eventos. “Nuestro equipo está comprometido con comunicarse de forma clara con todos, todo el tiempo”, dice Suzan. Para lograrlo, usan varias herramientas dependiendo de a quién se dirijan. Pueden ser emails, Slack, conferencias telefónicas y, por supuesto, Asana. Las tareas de Asana incluyen notas detalladas que de otro modo se perderían en la confusión.

Independientemente de que te comuniques con tu equipo inmediato o con un proveedor o socio externo, será crucial que todos estén en el mismo circuito. Es importante poder encontrar un ritmo en la comunicación (que no esté vinculado a la necesidad inmediata). Puede ser una llamada semanal o una actualización trimestral. Con el objetivo de alcanzar una comunicación más inmediata, define pautas para entender cuál es el mejor medio para comunicarse en el equipo y que todos estén en la misma sintonía.

Cuando el equipo de la fundación World Press Photo está en la oficina, sencillamente pueden darse vuelta y hablar entre ellos, pero saben que cuando alguien viaja, deben acordar llamadas telefónicas para hacer revisiones periódicas. Encuentra una forma que funcione para que tu equipo se comunique y sentirás que dar los pasos para producir un evento exitoso es igual a salir a dar un paseo agradable.

Siempre haz una reunión de análisis posterior al evento

Finalmente, Suzan y su equipo decidieron hacer una reunión de análisis posterior como elemento clave para que sus eventos siguieran siendo exitosos. Su equipo conversa con los socios acerca de cómo resultaron la exhibición y los eventos para ellos y qué podría hacer el equipo para mejorarla. También hacen un análisis posterior con el propio equipo interno. Observan cuántos visitantes asistieron, la prensa que recibió la exhibición y cómo pueden hacer que los eventos sigan evolucionando.

Cuando no tienes que perder tiempo con pequeñeces, puedes centrarte en crear eventos con los que se brinde la mejor experiencia posible a los participantes.

A veces, en las reuniones de análisis posterior surgen problemas o medidas necesarias que antes se desconocían y que se pueden abordar de forma proactiva para los próximos eventos; como la necesidad de completar documentos específicos para la aduana. El equipo puede agregar una nueva tarea a su plantilla de Asana para asegurarse de que se tendrá en cuenta en futuros eventos.

Reunirse para hacer un análisis después de un evento es crucial para ayudar a que tu equipo produzca eventos de alta calidad y atractivos. Al revisar lo que salió bien, lo que podría haber salido mejor y las ideas nuevas que puedan surgir, tu equipo tendrá la oportunidad de seguir haciendo que tus eventos evolucionen para que los invitados se sientan felices una y otra vez.

Crea eventos estupendos

Cuando no tienes que perder tiempo con pequeñeces, puedes centrarte en crear eventos con los que se brinde la mejor experiencia posible a los participantes. Gracias a la sencillez del proceso, la fundación World Press Photo ha logrado centrarse en mejorar sus eventos.

Por ejemplo, ahora tienen un concurso anual de narración digital que se suma a la competencia anual de fotografía y aporta contenido más cautivante aun para la exhibición itinerante. También han logrado seguirle el ritmo a la evolución del periodismo visual: uno de los ganadores de 2015 tomó su fotografía con un teléfono inteligente.

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Fotos: Evert Elzinga y Werry Crone