ワークロードの紹介: 複数のプロジェクト間でチームのキャパシティを見える化
ビジネスの成功を支えているのは人材です。彼らが日々のタスクをこなしてプロジェクトを前進させ、そのおかげで組織はミッションクリティカルな目標を達成することができます。
チームのフットワークを軽くして、特に影響の大きい仕事に集中できるよう、昨年 Asana の将来に対するビジョンについてお話ししました。昨秋には、そのビジョンの次の一歩として Asana Business にポートフォリオを導入。そして今日、さらなる一歩としてワークロードをリリースいたします。
ワークロードは、チームのキャパシティを一元管理できるビューです。仕事の計画やバランス調整がさらに簡単になるため、仕事量の偏りがなくなり最も重要なプロジェクトやイニシアチブを予定通り完了させることができます。ワークロードがあれば、最も貴重なリソースであるチームメンバーを見失うことはありません。
チームの仕事量を見える化
特定のタイミングでチームが何に取り組んでいるのかを把握したいとき、大半のマネージャーはスプレッドシートやドキュメント、対面の会議を組み合わせることで対応しています。しかし、十分な情報が集まってメンバーの仕事量が明確になった頃には、すでにその情報は古くなっています。
ところが Asana のワークロードなら、チーム内の複数のプロジェクトに対する全員の割り当てをリアルタイムに確認することが可能。誰が何に取り組んでいるのかをいつでも確認することができます。
中には、管理しているチームメンバーのオフィスが 1 か所でなかったり、直属の部下でない従業員のサポートを受けているというマネージャーもいるかもしれません。こんな場合、全員の取り組みの全体像を把握できていなければ、メンバーは孤立して仕事をしてしまいがち。しかし、複数のオフィスやクロスファンクショナルなパートナー間で複数のプロジェクトのポートフォリオを構築し、ワークロードを使えば、誰がどこにいても全員の取り組み内容を 1 か所で確認することができます。
「当社のコーポレートマーケティングチームには、毎年何千件ものリクエストが集まります。ワークロードを使う前は、各担当者に割り当てられたすべての仕事を 1 か所で確認する手段はありませんでした」
シニアグローバルマーケティングプログラムマネージャー、Dawn Jensen
Asana のヒント: 絞り込み機能を使えば、ワークロードを役割別にソートし、特定のチームメンバーに狙いを定めることができます。
仕事のバランスを見直してチームの過労を防ぐ
チームメンバーのパフォーマンスが最も高まるのは、適切な仕事量を与えられたときです。しかしマネージャーにとって、過負荷になっている従業員 (仕事の見落としや過労の原因になります) や暇を持て余している従業員 (辞職の原因になります) をなくすことは最も難しい仕事のひとつです。
しかしワークロードがあれば、キャパシティのトレンドラインが視覚化されるため簡単に行うことができます。タスクの数に基づき、仕事が多すぎる (または少なすぎる) メンバーをすばやく確認。そして過負荷になっているチームメンバーを見つけたら、その後数週間または数か月の他のメンバーの余力を確認し、タスクをドラッグアンドドロップするだけで簡単にスケジュールや割り当てを調整できます。ワークロードがあればチームのキャパシティの全体像を完全に把握できるため、自信を持って仕事のバランスを調整することができます。
Asana のヒント: すべてのタスクに開始日と終了日を設定すれば、ワークロードの仕事量の測定がより適切になります。
タスク数はチームのキャパシティを測るひとつの指標ではありますが、これがすべてではありません。すべてのチームにはそのチーム特有のニーズがあり、キャパシティを判断するために使う指標もさまざまです。現在 Asana の製品チームでは、ワークロード向けに労力をカスタマイズする機能を開発中。まもなくこの機能が実装されれば、お客様は時間や点数など、チームのキャパシティを測る最善の方法を選ぶことが可能になります。なお、アーリーアクセスにご関心をお持ちの場合は、こちらで登録していただければその後のステップについてご連絡差し上げます。
「今はワークロードのおかげで、各デザイナーの余力を 1 つのビューで確認できるようになりました。誰に新しいリクエストを引き受けるキャパシティがあり、誰が過負荷になっているかを把握して、調整することができます」
シニアグローバルマーケティングプログラムマネージャー、Dawn Jensen
ワークロードの活用方法
チームの機能にかかわらず、人材、プロジェクト、チーム間で発生する仕事を見える化することはマネージャーとして効果的に仕事をする上で不可欠です。次に、チームリーダー向けにワークロードの 3 つの活用方法をご紹介します。
- クリエイティブ制作: ワークロードをチームのすべての受け付けプロジェクトをまとめる場所にすることで、新しいリクエストに対するキャパシティを判断し、今後の仕事に対して事前に計画を立てることが可能になります。
- マーケティングキャンペーン: 誰がどのマーケティングイニシアチブに取り組んでいるかをリアルタイムに把握できるため、チームの成果を祝い、共有することが可能です。
- ビジネスオペレーション: チームの時間を必要とするクロスファンクショナルなプロジェクトを一元管理する場所を作ることで、チームの垣根を越えるイニシアチブに対して十分な頭数がそろっているかどうかを確認できます。
ワークロードのその他の活用方法については、ガイドをご覧ください。
さっそくワークロードを使う
すでに Asana Business のお客様であれば、今すぐポートフォリオと併せてワークロードをご利用いただけます。ワークロードとポートフォリオを組み合わせることで、すべてのイニシアチブやチーム間で発生する仕事を計画、モニタリング、管理するための一連の機能がそろいます。チームで一丸となって意欲的な目標を達成してください。Business プランをご利用でないお客様は、無料の Business トライアルにご登録いただくか、セールスチームにお問い合わせください。
