pt

Dicas da Asana: cinco maneiras de trabalhar de qualquer lugar

Asana tips: 5 ways to work from anywhere

Leia este artigo em inglês, francês, alemão, espanhol ou japonês.

Trabalhar à distância pode soar como um desafio, seja quando nos sentimos atraídos pela ideia de trabalhar de qualquer lugar ou quando tentamos conciliar um cronograma de trabalhos remotos para manter a equipe saudável

A melhor maneira de ter êxito como um trabalhador remoto é assegurando-se de ter todas as ferramentas e informações necessárias para fazer bem o seu trabalho. De empresas 100% remotas, como a InVision e a Adventure Travel Trade Association, a departamentos inteiros que trabalham à distância, como a equipe de engenharia da Make School’s, a Asana pode ajudar você e sua equipe a alcançar os objetivos independentemente de onde estiverem trabalhando.

Conquistar a confiança ao trabalhar à distância

Pode ser difícil nos sentirmos engajados longe do escritório. Os gerentes se preocupam se terão uma percepção suficientemente boa do trabalho que os seus subordinados estão realizando e estes, por sua vez, se preocupam se seus coordenadores conseguirão acompanhar tudo o que eles estão fazendo. A verdade é que todos nós precisamos ter mais visibilidade sobre o trabalho que fazemos. 

Quando usam uma ferramenta como a Asana para colaborar, os membros da sua equipe podem facilmente se responsabilizar e ver quem está responsável pelos outros trabalhos, não importa onde estejam. É como um ponto central de referência a que todos podem se conectar de qualquer parte do planeta. 

Globe with talk bubbles

Ter um núcleo colaborativo de referência, como a Asana, ajuda a que todos os integrantes da organização tenham clareza sobre quem está fazendo o quê e quais são os prazos, mesmo quando a equipe colabora à distância. 

Vamos ver o caso de Joshua Zerkel como exemplo. Como diretor da comunidade global da Asana, tem o privilégio de conhecer os integrantes da nossa comunidade Asana Together, mas para isso precisa viajar muito a trabalho. Com a Asana, ele pode se manter alinhado e ter claros os projetos em que ele e os demais membros da “Communiteam” estão trabalhando, onde quer que seja. Em entrevista à Remote How, Joshua disse:

“Uma parte essencial para [o trabalho à distância] funcionar bem é ter bem claro o que você e sua equipe estão fazendo… Sem essa coordenação é muito difícil sermos verdadeiramente produtivos.”

Mesmo quando há confiança por toda a equipe, o trabalho à distância pode visto de maneiras diferentes, dependendo da cultura corporativa ou setorial. Por isso, consultamos os membros da Comunidade Asana sobre suas dicas favoritas para trabalhar de qualquer lugar.

5 maneiras de usar a Asana para o trabalho à distância

1. Usar projetos informais para substituir as conversas e trocas de ideias presenciais

Uma das vantagens de trabalhar num escritório são as conversas espontâneas do tipo “vamos trocar uma ideia no bebedouro”, o que é quase impossível de replicar por telefone ou quando nos comunicamos por aplicativos de mensagens. Essa é a razão pela qual Mia Velasco, Embaixadora da Asana, recomenda criar um projeto especial para abrigar esse tipo de conversas, debates de ideias e palavras de momento:

“Eu tenho um projeto de ‘Caixa de entrada’ que reúne os pedidos pontuais ou fora de contexto que recebo dos meus colegas. São aqueles pedidos de ajuda que alguém viria até à minha mesa para fazer, e que estão agora organizados na Asana para eu poder levá-los em conta ao programar o fluxo de trabalho.”

A equipe de Stephanie C., Embaixadora da Asana, dá um passo além dos projetos tipo “Caixa de entrada”. Ela conta:

“Embora os membros da nossa equipe continuem recebendo de outras pessoas os pedidos feitos presencialmente, sempre pedimos que os enviem também pelo formulário para nos ajudar a administrar o volume de trabalho e os prazos da equipe, assegurando ainda que os que não estão presentes fiquem por dentro do assunto.”

2. Manter a equipe em dia com atualizações de status e tópicos para discussão

Se hoje é um desafio para você manter sua equipe a par do seu trabalho, as atualizações de status e tópicos para discussão podem ser a resposta. Com as atualizações de status, você dispõe de uma solução pronta para informar à equipe sobre o progresso do seu projeto. Para se assegurar de que a equipe permaneça alinhada todas as semanas, você pode inclusive definir um lembrete para receber uma notificação da Asana lembrando de atualizar o status todas as sextas-feiras.

As atualizações de status são abrangentes demais? Experimente comunicar mencionando as pessoas ou adicionando-as às tarefas ou projetos a que precisarem ter acesso. Essa é uma forma essencial de se comunicar para a equipe de engenharia da Make School. Ao comentar nas tarefas, a equipe remota de engenharia pode discutir os requisitos e ideias, mesmo quando ainda não há um caminho claro a ser seguido. E ela não está sozinha: o Profissional certificado da Asana Larry Berger usa um truque similar para manter sua equipe bem informada:

“Eu recomendo usar a seção de comentários de uma tarefa de ‘Assuntos diversos’ para as conversas e assuntos pontuais que não precisam de uma tarefa dedicada.”

O Profissional certificado Bastien Siebman diz ainda: 

“Os comentários são cruciais. Como não vemos as pessoas frente a frente e, às vezes, não dá tempo de pôr a conversa em dia no intervalo do café, tudo precisa ficar escrito. Não hesite em mencionar os colegas de trabalho nos comentários, porque a Asana talvez seja o único ponto de contato que você terá com a equipe.”

3. Fornecer o contexto com conversas e comentários

Quando trabalhamos à distância, temos que compensar a falta de conversas que não podemos ter pessoalmente. Quer o principal meio de contato com a equipe seja o e-mail, mensagens do Slack, tarefas da Asana ou alguma outra coisa, os trabalhadores remotos precisam encontrar uma maneira de ilustrar o trabalho que fazem e dar o contexto necessário sobre o que estão fazendo. 

Com a Asana, isso pode ser feito adicionando um comentário quando concluímos a tarefa para comunicar à equipe as etapas seguintes (como testar a publicação no blog) ou fornecer o contexto necessário para manter a equipe a par do progresso (como ao avisar que um bug conhecido foi finalmente solucionado). Atualize a equipe de vendas sobre o status de uma conta e compartilhe as boas notícias sobre um novo cliente. Dave, membro da Comunidade Asana, acrescenta:

“Uma notificação genérica na caixa de entrada pode se transformar numa percepção mais contextual sobre o que se passa com a equipe… leva apenas alguns segundos para fazer e ajuda a controlar melhor o que a equipe está fazendo.”

4. Indicar onde e quando o trabalho ocorre com os campos personalizados

Os campos personalizados são uma ótima forma de ter ainda mais controle sobre o trabalho, e ajudam os colegas de equipe em qualquer lugar a ter uma rápida noção do que você está fazendo. Os campos personalizados permitem deixar claro quanto tempo uma tarefa deverá levar, especificar a sua prioridade e explicar o volume do trabalho a ser feito. 

Se você tem dúvidas sobre a viabilidade de trabalhar à distância, experimente criar um campo personalizado de “Trabalho à distância” e usá-lo nos projetos que poderão ser (ou já foram) realizados remotamente. Em seguida, use os relatórios da busca avançada para ordenar pelo campo de “Trabalho à distância” e mostrar à equipe o que pode ser feito remotamente. 

Outra forma prática de usar os campos personalizados é ao determinar como será feita a comunicação entre você e sua equipe. Bastien Siebman, Profissional certificado da Asana que trabalha à distância há vários anos, aconselha:

“É fundamental deixar perfeitamente claro quando e onde vocês se encontrarão. Experimente criar um campo personalizado para o local da reunião e disponibilizar ali o link certo para a videoconferência.”

5. Equilibrar a acessibilidade e a disponibilidade com recursos para indicação de ausência

Um dos maiores desafios de ser um trabalhador à distância é equilibrar o novo cronograma com a sensação de ter que estar “sempre ativo”. Todos nós conhecemos alguém que responde aos e-mails nos fins de semana e verifica as mensagens logo cedo pela manhã — e alguns de nós sentimos que não temos outra escolha senão estar constantemente conectados. No entanto, a invasão do trabalho na nossa vida pessoal pode levar ao esgotamento e a outros efeitos negativos no ambiente de trabalho, a ponto de a Organização Mundial da Saúde ter declarado recentemente que o esgotamento é um “fenômeno ocupacional.”

Ao trabalhar à distância, é imprescindível fazer uma clara distinção entre estar acessível e estar disponível. É importante fazer intervalos e estruturar o seu dia de trabalho independentemente de onde fica o seu escritório. Em relação a isso, o Profissional certificado da Asana Paul Grober recomenda usar o recurso de indicação de ausência da Asana para avisar aos seus colegas que você não responderá imediatamente às mensagens e tarefas. Paul acrescenta ainda:

“Ao trabalhar à distância, esteja sempre acessível, mas não sempre disponível. Resguarde a sua atenção para se concentrar no trabalho. Quando precisar se afastar, use o recurso de ausência da Asana para se mostrar indisponível. Isso ajudará a sua equipe a saber até quando você estará ausente quando precisarem lhe atribuir as tarefas.” 

Trabalhar (e prosperar!) em qualquer lugar

O trabalho à distância parece, por vezes, estar além das nossas capacidades, especialmente quando ainda não estamos acostumados. A melhor coisa a fazer é manter abertas as vias de comunicação e colaboração com sua equipe e comunicar-se com frequência, se for necessário. Saiba como a Asana pode ajudar a sua equipe a se manter saudável e conectada, esteja onde estiver.

Special thanks to The Asana Community, Larry Berger, Kimberlea Buczeke, Paul Grobler, Cathya Lopez, Bastien Siebman, Jenny Thai, Marie Tomasi, Mia Velasco, Joshua Zerkel

Would you recommend this article? Yes / No