5 astuces pour bien travailler à distance (par des entreprises expertes en la matière)

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Le passage au télétravail est à l’origine de sentiments partagés. Comme de nombreuses autres équipes, nous sommes en pleine transition vers un travail entièrement à distance. Plutôt que de réinventer la roue, nous préférons être à l’écoute de nos clients et des membres de notre communauté. En effet, un certain nombre d’entre eux travaillent à distance depuis déjà des années. Ils ont donc conçu des stratégies efficaces pour donner à leurs employés les moyens de réussir, même à la maison. Nous vous livrons ici quelques-unes de leurs meilleures astuces.

1. GitLab : organiser des pauses café virtuelles

La pause café est un incontournable des environnements de travail habituels. Alors pourquoi n’aurait-elle pas aussi son rôle à jouer dans les environnements de travail à distance ? GitLab encourage ses employés en télétravail à prendre des pauses café virtuelles pour tisser des liens et établir des relations solides. L’entreprise organise ces pauses virtuelles sur Slack : le bot Donut de la chaîne Slack de GitLab (« #donut_be_strangers », en français « #ne_soyez_pas_des_étrangers ») forme au hasard des duos entre membres d’équipe, qui prennent alors leur pause café virtuelle ensemble. Les entreprises font de plus en plus souvent appel à Donut pour simplifier les réunions virtuelles. Et vous, qu’en pensez-vous ?

Les pauses café virtuelles sont un excellent moyen de créer des liens entre membres d’un environnement de travail virtuel, mais elles participent aussi à renforcer leur implication.

Conseil de pro : lorsque vous participez à des pauses café virtuelles, jetez un œil aux boissons sélectionnées par vos collègues pour vous faire une meilleure idée de leur personnalité. Un petit café Dalgona, peut-être ?

2. Automattic : fixer des limites

Le travail à distance a tendance à brouiller les lignes entre vie professionnelle et vie privée. James Huff endosse le rôle d’Happiness Engineer chez Automattic, l’entreprise à l’origine de WordPress. Selon lui, il est crucial d’opérer une vraie distinction entre les environnements professionnel et personnel. Il est donc nécessaire d’établir des horaires de travail précis et de se trouver un lieu de travail dédié. James Huff recommande également d’autres astuces un peu moins « radicales » pour s’en assurer : par exemple, l’utilisation de différents navigateurs Web peut aider à séparer nos tâches professionnelles du reste de nos activités. Il a choisi de faire appel à Firefox pour le travail et à Safari pour ses utilisations privées.

3. Buffer : établir des conventions Slack

De nombreuses équipes qui adoptent le télétravail font un usage intensif de Slack. Mais s’il est vrai que cet outil améliore grandement la connectivité des équipes, il peut aussi engendrer un sentiment de « disponibilité permanente » qui pourrait devenir pesant. Pour s’assurer que Slack soit utilisé de façon productive, l’éditeur de logiciels Buffer a mis en place 10 conventions destinées à établir les normes d’une communication pertinente sur les chaînes Slack. L’une de ces conventions stipule que les utilisateurs doivent « indiquer leurs disponibilités grâce aux statuts et profils ». Vos collègues sont ainsi informés de vos heures de travail et peuvent déterminer à quel moment vous contacter.

Autre convention Slack établie par Buffer : « communiquer de façon proactive ». Il s’agit ici d’instructions concernant le rythme de communication. Au lieu de vous adresser à quelqu’un en lui envoyant une simple salutation et d’attendre ensuite sa réponse, Buffer recommande d’inclure tout le contexte nécessaire dans votre premier message : liens et documents associés, temps de réponse souhaité et plus généralement « tout ce qui peut faire avancer la discussion en différé ». Vous pouvez vous rendre ici pour consulter la liste complète de leurs conventions.

4. Hotjar : optimiser votre espace de travail

D’après une étude publiée dans The Journal of Neuroscience par des chercheurs de l’université de Princeton, le fait de travailler dans un environnement surchargé a une incidence négative sur nos capacités de concentration et de traitement de l’information.

Hotjar est une entreprise spécialisée dans l’analyse du comportement des utilisateurs. Pour eux, un espace de travail productif est essentiel à la réalisation d’un travail à distance efficace. L’entreprise accorde 4 000 € à ses employés pour les aider à concevoir leur propre espace de travail à la maison. En offrant à ces derniers la possibilité de travailler dans un endroit bien rangé et personnalisé, Hotjar contribue à améliorer leur productivité. Et en effet, gageons que les employés qui transforment leur table à repasser en bureau improvisé seront rapidement moins productifs que prévu (malgré des chemises impeccables).

5. Close : ne pas hésiter à surcommuniquer

Une bonne communication est indispensable pour permettre aux employés de travailler efficacement à distance. Chez Close, une entreprise spécialisée dans la vente sédentaire d’outils CRM, tous les employés ont cette préoccupation en tête. Leur devise de communication : vous vous demandez s’il est nécessaire de communiquer sur un sujet ? La réponse est oui, systématiquement.

Chez Close, la transparence absolue est de mise. En effet, l’entreprise est convaincue que ses employés doivent avoir une visibilité totale sur ses activités, qu’il s’agisse de la communication client, des prises de décision à haut niveau, ou encore des données financières. Grâce à cette surabondance de communication, chacun dispose à tout moment du contexte nécessaire, et les employés s’approprient leur travail et font preuve de plus d’initiative pour atteindre des objectifs plus larges.

Prêt à faire de l’ombre à nos experts ?

Toutes les équipes ne peuvent pas suivre une seule et même méthode pour bien travailler à distance. Toutefois, elles peuvent s’appuyer sur un certain nombre de stratégies et procédés ayant démontré leur efficacité. Télétravail ne rime pas avec nonchalance ! Vous aimeriez découvrir d’autres astuces ? Faites confiance à Asana pour aider votre équipe à garder le contact et à collaborer à distance, et inscrivez-vous gratuitement dès aujourd’hui.