Mesa redonda: Cómo tres organizaciones sin fines de lucro están creando lugares de trabajo colaborativos y remotos
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Recientemente, una gran parte del mundo ha pasado de trabajar en una oficina a trabajar desde casa. Ha sido una transición difícil para muchos equipos, pero especialmente para las organizaciones sin fines de lucro, ya que muchas están trabajando en el frente de batalla de la crisis o han visto desaparecer sus recursos financieros y voluntarios casi de la noche a la mañana. Ahora, en medio de tantos cambios, es más importante que nunca que estos equipos se mantengan conectados y colaboren de manera efectiva.
Para comprender la manera en que las organizaciones sin fines de lucro, en particular, se han adaptado al trabajo remoto, nos pusimos en contacto con tres clientes de Asana para escuchar sus historias.
Esto es lo que compartieron los directores generales de estas organizaciones sin fines de lucro.
¿Cuál ha sido el mayor desafío en la transición al trabajo remoto?
Amy Sample Ward, directora general NTEN
Como organización que ha tenido un equipo descentralizado durante la mayor parte de nuestros 20 años, el mayor desafío inicial para trabajar de forma remota ha sido equilibrar el trabajo con todas las nuevas demandas de la vida en el hogar. Los miembros del equipo también se ocupan de sus hijos, administran los tiempos que dedican a la compra de alimentos e intentan asegurarse de que no estén trabajando demasiado.
Además, la pandemia ha suscitado que nuestro equipo se pierda las dos ocasiones más importantes en las que nos reunimos en persona: la celebración de nuestro Congreso anual de tecnología sin fines de lucro, el cual cancelamos, y nuestras reuniones de planificación de todo el personal. El hecho de perder estas dos oportunidades para que el equipo esté unido es especialmente difícil de sobrellevar en un momento en que la gente está completamente aislada. Tenemos una reunión diaria para todos, así como almuerzos virtuales y happy hours. Pero nada se compara con la diversión y la energía de trabajar de manera colectiva y en persona.
Rebecca Masisak, directora general TechSoup
Debido a que somos una red global sin fines de lucro con personal descentralizado, una parte importante de nuestras actividades ya estaban habilitadas digitalmente. Sin embargo, el cambio al trabajo remoto para parte de nuestro personal de Atención al Cliente y Contabilidad, acostumbrado a trabajar en equipos locales más pequeños, tardó unos días en realizarse. Esta tarea incluía garantizar que cada empleado tuviera las herramientas necesarias para cumplir con éxito su función, desde computadoras portátiles hasta una conexión segura a Internet.
Nuestros equipos trabajaron con diligencia, a los pocos días de cerrar nuestras oficinas, para movilizar a todos los integrantes de TechSoup y continuar sirviendo a la comunidad sin fines de lucro sin demasiados contratiempos. También hacemos mucho trabajo que normalmente llevamos a cabo a nivel de comunidad local con reuniones en persona, pero eso tuvo que trasladarse a eventos digitales o posponerse. Hemos estado ofreciendo más capacitaciones en línea y haciendo algunos talleres virtuales pero con un enfoque más creativo.
Danny Mendoza, fundador y director general Together We Rise
El primer desafío que tuvimos fue cambiar el sistema telefónico de nuestra organización al modo virtual. Terminamos cambiándonos a números de Google Voice para poder recibir llamadas en tiempo real.
Algunos otros componentes desafiantes fueron las entregas y donaciones que se enviaban a nuestra oficina siendo que no había nadie allí. Terminamos con algunos empleados a tiempo parcial en la oficina y utilizamos Asana para notificar a los miembros del personal cuando llegaban sus envíos.
La mayoría de nuestro personal no tenía un entorno apto para el trabajo desde casa y se sentía atrapado en sus hogares. Terminamos ofreciendo llevar monitores y sillas adicionales a nuestro personal para ayudarles a crear un espacio de trabajo en casa hasta que tuviéramos una idea más clara de cuándo terminaría todo esto. También agregamos sesiones de FaceTime y happy hours obligatorias con los equipos, dos veces por semana, para ayudar al personal a no sentirse aislado.
¿Qué parte ha resultado ser sorprendentemente fácil o natural al realizar la transición a trabajar desde casa?
Rebecca Masisak, directora general TechSoup
Los miembros de nuestro personal reforzaron mi fe mediante su dedicación para ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a hacer el trabajo importante en sus propias comunidades. Fue fácil modificar los recursos que usábamos en nuestra actividad normal para que las ONG también proporcionaran información y recursos adicionales orientados a la crisis, entre ellos: seminarios web, cursos y consejos para continuar operando durante la pandemia.
Danny Mendoza, fundador y director general Together We Rise
En Together We Rise, hemos utilizado Asana para la gestión de recursos y para las tareas semanales, por lo que, cuando hicimos la transición al trabajo desde casa, lo único que cambió principalmente fue que las reuniones en persona se volvieron virtuales.
¿Qué tecnología ha facilitado la transición o en cuál confían ahora?
Amy Sample Ward, directora general NTEN
En realidad, no hemos realizado ningún cambio tecnológico. Las herramientas en las que nos apoyábamos antes de la pandemia son las mismas que seguimos usando todos los días. Tenemos muy pocos emails internos ya que nuestros mensajes, tanto generales, compartidos como individuales, están todos en Slack. Utilizamos Asana para la gestión de proyectos. No solo para grandes proyectos formales; es donde equipos e individuos monitorean y gestionan todos los flujos de trabajo, desde la presentación de su planilla de horarios hasta la planificación anual. Y con la integración entre Slack y Asana, los equipos obtienen actualizaciones y pueden responder a proyectos dentro de Slack sin tener que lidiar con numerosas notificaciones por email.
Esos dos sistemas son esenciales para nosotros todos los días del año y, en este momento, nos están ayudando a garantizar que las tareas no se pasen por alto, ya que los miembros del personal necesitan un tiempo para desconectarse del trabajo o trabajar en diferentes horarios.
Rebecca Masisak, directora general TechSoup
Como ya no podemos tener las conversaciones casuales de la oficina, necesitamos compartir información y comunicarnos sobre los proyectos en los que estamos trabajando de una manera más transparente. Necesitamos todas las herramientas de colaboración, incluida Asana, para poder ser lo más eficientes posible. Para las organizaciones sin fines de lucro, la eficiencia siempre ha sido imprescindible, y ahora más que nunca, debido a la naturaleza de su misión.
¿Qué consejo darían a otras organizaciones sin fines de lucro que buscan mejorar la manera en que colaboran de forma remota con su equipo y con sus socios externos?
Amy Sample Ward, directora general NTEN
A la hora de tomar decisiones, piensa primero en las personas. ¿Tu personal ya pasa mucho tiempo en videollamadas con socios, colaboradores y participantes del programa? Si parte de tu personal tiene toneladas de reuniones, dales un descanso y tengan reuniones con el video deshabilitado. Esto les da más espacio para prestar atención sin tener que lidiar con la carga mental de todas las imágenes de video. Por otro lado, ¿tienes personal que no participa de tantas llamadas? Si es así, alienta a esas personas para que usen las videollamadas de equipo y puedan verse.
En este momento no hay una única respuesta correcta para nada, así que piensa primero en las personas y verifica qué herramientas, enfoques y necesidades son la prioridad en ese momento. Y ten en cuenta que, en un enfoque que se basa en poner a las personas en primer lugar, la realidad de qué herramientas, procedimientos y necesidades son apropiados puede cambiar.
Rebecca Masisak, directora general TechSoup
Después del impulso inicial necesario para hacer la transición a las herramientas de trabajo remotas, descubrimos que las próximas necesidades son combatir la fatiga producida por la pantalla y los problemas de seguridad. Para poder avanzar, será clave crear políticas que aborden estos dos problemas. Además, el hecho de movilizar a expertos para mantener los datos seguros hace que todos se sientan más seguros y confiados a la hora de usar herramientas remotas.
También es importante comprender que el personal puede tener diferentes prioridades durante este tiempo, incluyendo a la familia, la educación y el cuidado personal. La comunicación abierta y las repeticiones que pueden haber parecido aburridas antes de la COVID-19 ahora tienen un propósito superior, el cual es garantizar que se escuche y se comprenda a todos.
Danny Mendoza, fundador y director general Together We Rise
Ahora, más que nunca, es importante monitorear y gestionar el trabajo de tu equipo sin tener que recurrir a la microgestión. Encontrar cómo hacerlo de manera útil y comprensiva proporcionará una sensación de tranquilidad en tu equipo. Todos, en su mayoría, están preocupados por la incertidumbre de la economía, su salud y su trabajo, por lo que, en última instancia, tu liderazgo será el que decidirá el destino de tu organización.
Más recursos para las organizaciones sin fines de lucro
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