Une reprise d’activité en 6 étapes avec Asana

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Après des semaines de travail à la maison, les entreprises commencent à réfléchir à leur réouverture. Certaines tâtent le terrain avec quelques employés au bureau, tandis que d’autres se préparent à mettre en place une architecture distribuée mieux adaptée à leurs besoins. Les modalités de réouverture appartiennent à chaque entreprise, quelles que soient les politiques de reprise d’activité qui s’appliquent à l’échelle de votre ville, région ou pays.

Avant tout, n’oubliez pas que cette reprise se fera petit à petit. Vous devrez réfléchir à certains aspects pratiques, notamment en prenant en compte la distanciation sociale dans les espaces physiques, et probablement mettre en œuvre des processus de gestion destinés à encourager l’implication des membres de votre équipe et la communication au fil de ces changements. À un moment ou à un autre, vous devrez vous préoccuper des ressources humaines et déterminer comment embaucher et accueillir de nouveaux membres d’équipe. Personne ne peut décider comment gérer la réouverture de votre entreprise à votre place. Nous vous conseillons toutefois de suivre ces six étapes pour redémarrer vos activités en toute sécurité lorsque vous serez prêt.

1. Établir ses objectifs de réouverture et les partager

Outre les directives légales applicables, plusieurs facteurs sont à intégrer par les entreprises dans le cadre d’une éventuelle réouverture : comment réaménager les espaces physiques pour favoriser la distanciation sociale ? Qui reviendra travailler en premier ? Le cas échéant, quels sont les aménagements prévus pour les parents qui doivent faire l’école à leurs enfants ? Comment personnaliser sa politique de réouverture pour l’adapter aux besoins des différents employés ?

Pour vous assurer que votre équipe est prête à répondre à ces questions, fixez-vous des objectifs de réouverture. Pendant cette période de préparation, déterminez qui reviendra travailler au bureau en premier. Communiquez à vos employés les politiques facultatives et obligatoires, et proposez-leur un espace où poser des questions. À titre d’exemple, Asana a mis en place un projet de questions-réponses : tous les employés peuvent y poser des questions au sujet du télétravail, et des membres du service des ressources humaines viennent leur apporter leur aide.

Faites aussi attention à ne laisser personne de côté lorsque vous concevez votre plan de réouverture. C’est le moment de développer une communauté inclusive, en commençant par reconnaître que certains groupes de votre entreprise sont peut-être plus affectés par le passage au télétravail et par le processus de réouverture. Pensez surtout aux minorités sous-représentées, aux parents et aux membres d’équipe travaillant sur d’autres fuseaux horaires, qui doivent pouvoir se faire entendre.

2. Communiquer le plan avant la réouverture

Avant de relancer certaines activités de votre entreprise, vous devez pouvoir communiquer fréquemment et de manière cohérente avec votre équipe. Vos plans pourraient très bien changer et personne ne s’attend à ce que vous ayez toutes les réponses. Toutefois, vous devez faire preuve d’autant de transparence que possible pour bien informer votre équipe et l’aider à rester impliquée. Vous pouvez par exemple communiquer par le biais de réunions, de guides, de mises à jour de statut ou de toute autre autre méthode, tant que les employés peuvent facilement revenir consulter ces informations.

Vous devez standardiser vos modes de communication, leur fréquence et le stockage des informations associées. Si vous avez créé un plan de continuité des activités adapté au travail à distance, vous pouvez envisager d’en concevoir un autre pour le retour au bureau. Mettez tous les aspects importants au clair : Qui les employés doivent-ils contacter ? Quelles ressources ont-ils à leur disposition ? Quelles sont les règles à suivre ? Etc. Avec une vision claire des étapes à suivre et une communication efficace au fil de l’eau, vous éviterez toute confusion et permettrez aux membres de l’équipe de donner le meilleur d’eux-mêmes, où qu’ils se trouvent.

3. Revoir les espaces professionnels si nécessaire

À la réouverture, vous réaliserez peut-être que l’organisation des locaux et des déplacements au sein de votre espace de travail ne permet pas de respecter les bonnes pratiques de distanciation sociale. Le processus de réouverture consiste notamment à revoir la disposition de vos bureaux pour permettre à vos employés de travailler dans le cadre le plus sûr possible.

Planifiez et suivez tous les changements matériels nécessaires à votre entreprise grâce à notre modèle dédié aux demandes de services généraux. Vous pouvez également utiliser des champs personnalisés dans ce même projet afin de clarifier le degré de priorité de chaque tâche : élevée, moyenne ou faible.

4. Encourager ses employés à indiquer leur lieu et leurs horaires de travail

Au départ, une partie des employés se rendra au bureau, d’autres resteront à la maison et enfin certains travailleront à divers endroits selon le jour de la semaine. Vous rencontrerez donc peut-être des difficultés à gérer des employés travaillant depuis un peu partout et notamment depuis chez eux. Heureusement, vous pouvez compter sur des fonctionnalités comme les Paramètres du profil pour aider les membres de l’équipe à identifier le lieu de travail de chacun.

Les employés d’Asana se servent de la section « À mon sujet » des Paramètres du profil pour indiquer leur lieu et leurs heures de travail, ainsi que le meilleur moyen de les contacter. Mais vous pouvez faire encore mieux : n’hésitez pas à encourager votre équipe à utiliser les fonctionnalités Me montrer comme absent et Ne pas déranger. Cette transparence permettra à tous de visualiser en un clin d’œil les lieux et horaires de chacun.

5. Assimiler la reprise d’activité au recrutement d’une nouvelle équipe

Ces processus de télétravail et de réouverture ont un avantage non négligeable : celui de représenter des expériences communes qui rapprochent les membres de votre équipe. Mais pour renforcer ce lien entre les employés, il est capital de préserver les valeurs de l’entreprise et les fondements de sa culture. Dans tous les cas, que votre équipe revienne massivement au bureau, qu’elle travaille de façon dispersée ou que vous ayez adopté un modèle hybride, elle doit disposer d’un espace qui lui permet de communiquer et de partager les valeurs de l’entreprise.

Vous pouvez par exemple établir une checklist de transition à destination des responsables et des employés qui retournent travailler. Pour ce faire, commencez par créer la traditionnelle liste de contrôle pour les nouvelles recrues, puis ajoutez-y les éléments spécifiques à votre reprise d’activité : heures de déjeuner, apéritifs organisés dans le respect de la distanciation sociale, etc.

6. Gérer des priorités changeantes

Lors du passage au télétravail, devant toutes les incertitudes auxquelles devaient faire face les entreprises, nos priorités ont changé, certains projets sont passés au second plan et nous avons dû reporter des tâches.

Votre équipe n’est peut-être pas tout à fait prête à reprendre le travail là où vous l’aviez laissé, mais les préparations réalisées avant la pandémie ne doivent pas avoir été faites en vain. Sur Asana, vous pouvez retirer les échéances des tâches tout en conservant le contexte, les responsables et les informations associés. Quand vous êtes en mesure de reprendre le travail, vous n’avez alors plus qu’à lui attribuer une échéance.

Créez un portefeuille réunissant tous les projets (en cours comme en attente) afin d’identifier, suivre et gérer des priorités changeantes. Une fois vos activités réunies au même endroit, vous disposez d’une vue d’ensemble sur la progression de vos projets, et vous pouvez mettre certaines tâches en attente ou les reprendre quand vous le souhaitez.

Et surtout n’oubliez pas : votre équipe est solide. Vous venez de traverser une véritable épreuve, mais vous vous relèverez et continuerez à avancer. Pour permettre aux membres de votre équipe de réussir et de se concentrer sur le travail qui compte vraiment, aidez-les à hiérarchiser aisément leurs priorités et à relancer progressivement les projets en attente.

Le chemin vers la reprise

Votre reprise d’activité pourra prendre bien des formes. Vous gérerez le processus comme et quand vous l’entendez, en gardant bien à l’esprit vos employés et en vous assurant de suivre les directives locales, les obligations légales et les recommandations sanitaires.

Une fois prêts à rouvrir, vous pourrez vous appuyer sur Asana pour communiquer avec votre équipe, identifier les processus les mieux adaptés et suivre les tâches nécessaires. Découvrez en quoi Asana peut aider votre équipe ou consultez nos ressources dédiées pour en savoir plus.